Macht eure Startseite einen starken ersten Eindruck?

Öffne euer Intranet so, als wärst du ein neuer Mitarbeitender, der es zum ersten Mal sieht. Sieht es aktuell, durchdacht und einen Blick wert aus? Eine überladene oder veraltete Startseite signalisiert, dass die Plattform nicht aktiv gepflegt wird.

Prüfe, ob der Hero Teaser genutzt wird, um etwas Aktuelles und Relevantes hervorzuheben, und ob die visuellen Elemente auf dem neuesten Stand sind.

Nutzen die Mitarbeitenden das Intranet im Alltag?

Schau dir die häufigsten Mitarbeitendenwege an und überlege, ob das Intranet aktiv dabei hilft, tägliche Aufgaben zu erledigen, oder ob es hauptsächlich als Broadcast-Kanal dient.

Analytics-Tipp: Schau dir an, welche Seiten regelmäßig wiederkehrende Besuche generieren. Wenig wiederkehrender Traffic auf wichtigen Seiten deutet oft darauf hin, dass die Inhalte nicht praktisch genug sind oder nicht gefunden werden.

Platziere praktische Tools, Links und aufgabenbezogene Inhalte prominenter auf Startseiten, nutze das Launchpad und den Mitarbeiterbereich.

Schaffe klare Einstiegspunkte zu anderen Systemen, damit die Mitarbeitenden einen Grund haben, hier zu starten.

Ist das Intranet mobil und für Mitarbeitende ohne festen Schreibtisch leicht zugänglich?

Prüfe, ob wichtige Inhalte und Wege auf mobilen Endgeräten gut funktionieren oder ob sie Desktop-Zugriff voraussetzen. Überlege, ob Mitarbeiter ohne regelmäßigen Computerzugang effektiv ausgeschlossen sind.

Setze auf mobile-first Inhaltsformate und stelle sicher, dass kritische Informationen über die Mobile-App zugänglich sind.

Überprüfe, ob Digital Signage oder andere nicht bildschirmgebundene Kanäle helfen könnten, Mitarbeiter in physischen Arbeitsbereichen zu erreichen.

Ist das Intranet der einfachste Ort, um alltägliche Tools und Informationen zu finden?

Bewerte, ob Mitarbeitende instinktiv im Intranet starten oder zuerst woanders suchen. Wenn sie regelmäßig primär zu E-Mail, Chat oder gemeinsamen Laufwerken greifen, um Dinge zu finden, die hier sein sollten, ist das ein Signal.

Ist das Intranet klar als DIE verlässliche Informationsquelle positioniert?

Überprüfe, wo offizielle Informationen veröffentlicht werden und ob die Mitarbeitenden wissen, wo sie zuerst nachschauen sollen. Wenn derselbe Inhalt gleichzeitig in gemeinsamen Laufwerken und im Intranet erscheint, verliert das Intranet an Autorität.

Definiere, welche Inhalte ausschließlich im Intranet stehen sollen, und reduziere parallele Veröffentlichungen.

Kommuniziere klar an die Mitarbeitenden, dass das Intranet die offizielle Informationsquelle ist.

Können Mitarbeitende wichtige Informationen schnell finden?

Teste selbst gängige Such- und Navigationswege. Wenn du etwas Wichtiges nicht findest, ohne Kolleg:innen zu fragen, werden es die Mitarbeitenden auch nicht schaffen.

Analytics-Tipp: Nutze den Search Analytics-Bericht, um häufige Suchanfragen zu identifizieren und die Ergebnisse zu überprüfen. Fehlt etwas? Das sind direkte Hinweise auf Lücken in Navigation und Inhalten.

Verbessere Navigationsbeschriftungen, Seitenstrukturen und wende suchfreundliche Veröffentlichungspraktiken an.

Überprüfe regelmäßig, welche beliebten Suchanfragen schlechte Ergebnisse liefern.

Sind die Inhalte aktuell, klar zugeordnet und relevant für verschiedene Empfänger?

Überprüfe wichtige Seiten und stelle sicher, dass Eigentümer und Überprüfungsdaten klar sind. Schau dir auch die Abonnements an, um zu sehen, ob alle dieselben generischen Inhalte sehen, unabhängig von z. B. ihrer Rolle oder ihrem Standort.

Analytics-Tipp: Prüfe die Seitenbesuche nach Nutzergruppen, um zu sehen, ob zielgerichtete Inhalte tatsächlich die relevanten Gruppen erreichen.

Archiviere veraltete Inhalte, entferne Duplikate und weise klare Eigentümer mit definierten Überprüfungsintervallen zu.

Nutze Benutzergruppen und Abonnements, um relevantere, rollen- oder standortspezifische Informationen anzuzeigen.

Tragen Führungskräfte über wichtige Ankündigungen hinaus bei?

Schau dir die jüngsten Aktivitäten der Führungskräfte auf der Plattform an. Prüfe, ob Führungskräfte regelmäßig posten, reagieren, kommentieren oder auf Fragen antworten oder nur bei formellen Mitteilungen auftauchen.

Analytics-Tipp: Vergleiche die Engagement-Raten bei Beiträgen der Führungskräfte mit denen von Standardinhalten in Analytics. Eine große Lücke kann darauf hinweisen, dass Inhalte der Führungskräfte nicht die nötige Sichtbarkeit oder das passende Format haben, um Antworten zu erzeugen.

Führe leichte, wiederkehrende Formate für Führungskräfte ein, wie kurze Updates, Einblicke hinter die Kulissen oder Q&A-Sessions.

Nutze die Funktion „Im Namen anderer veröffentlichen“, um den Aufwand für vielbeschäftigte Führungskräfte zu reduzieren.

Ist das Engagement der Führungskräfte für die Mitarbeitenden sichtbar und wird nicht nur im Hintergrund erfasst?

Prüfe, wo die Aktivitäten der Führungskräfte stattfinden und ob die Mitarbeitenden sie tatsächlich sehen können. Reaktionen und Kommentare zu Beiträgen sind sichtbarer als private Nachrichten oder Ankündigungen, auf die niemand antworten kann.

Ist die Präsenz der Führungskräfte beständig und nicht nur gelegentlich?

Sieh dir die Aktivitätsmuster über die Zeit an. Sporadische Ausbrüche rund um große Events sind nicht dasselbe wie eine regelmäßige Präsenz. Mitarbeitende merken den Unterschied.

Lädt dein Inhalt zum Antworten ein oder liefert er nur Informationen?

Schau dir aktuelle Beiträge an und prüfe, ob sie mit einer Frage, einer Umfrage oder einem Aufruf zur Reaktion enden. Inhalte, die nur passiven Konsum erwarten, bekommen meist auch nur das.

Analytics-Tipp: Check die Reaktions- und Kommentarraten bei aktuellen Beiträgen in Analytics. Wenn das Engagement bei allen Inhalts-Arten durchgehend niedrig ist, liegt das Problem wahrscheinlich an der Struktur und nicht am Thema.

Gibt es für Mitarbeitende Orte, an denen sie Fragen stellen, Wissen teilen und sich vernetzen können?

Prüfe, ob Communities und Diskussionsräume leicht zu finden und klar organisiert sind. Wenn sie zwar existieren, aber schwer auffindbar oder inaktiv wirken, ziehen sie keine Beteiligung an.

Tragen Mitarbeitende eigene Inhalte bei und wird das anerkannt?

Schau, ob nutzergenerierte Inhalte auf der Plattform wirklich sichtbar sind. Von Mitarbeitenden erstellte Inhalte können viele Formen haben: Geschichten, Fotos von Events, Fragen, Kudos an Kolleg:innen, Beiträge zu einer Schnitzeljagd oder saisonale Kampagnen. Wenn Mitarbeitende nur Inhalte konsumieren, aber nie selbst erstellen, läuft die Plattform nur in eine Richtung.

Prüfe, ob Beiträge von Mitarbeitenden im Hauptfeed sichtbar sind und ob sie von Admins, Führungskräften oder Kolleg:innen eine Reaktion bekommen.

Schaffe einfache Einstiegsmöglichkeiten für Beiträge, wie Foto-Aufrufe, offene Fragen oder Kampagnen mit klarer Handlungsaufforderung.

Kudos sind ein besonders unkompliziertes Format: Mitarbeitende können Kolleg:innen in Sekunden anerkennen, und solche Sichtbarkeitsmomente motivieren oft andere, es ihnen gleichzutun.

Wenn du Inhalte von Mitarbeitenden bekommst, reagiere darauf, stelle sie heraus und zeige klar, dass Beiträge wahrgenommen werden. Dieses Signal ist wichtiger als jede Vorlage für Veröffentlichungen.

Sind Rollen und Verantwortlichkeiten klar definiert?

Überprüfe wichtige Seiten, Communities und Funktionen und schau, ob die Besitzer und ihre Verantwortlichkeiten klar erkennbar sind. Wenn nur eine Person weiß, wie etwas funktioniert oder wer es pflegt, ist das ein Risiko.

Weise explizite Besitzer zu und definiere, was die Zuständigkeit umfasst, wie z. B. Überprüfungsrhythmus, Moderation und Eskalation.

Dokumentiere das so, dass es auch bei Personalwechseln erhalten bleibt. Prüfe, ob wöchentliche Aufgabenroutinen optimiert werden können.

Würde das Engagement anhalten, wenn eine Schlüsselperson ausfällt?

Überlege, ob die Aktivität im Intranet stark von einer einzelnen Fachkraft oder einem Admin abhängt. Wenn ja, ist die Plattform anfälliger, als sie scheint.

Gibt es genug Onboarding-Unterstützung, damit die Plattform relevant bleibt, wenn neue Leute dazukommen?

Schau dir an, wie neue Mitarbeitende ins Intranet eingeführt werden. Wenn das Onboarding informell ist oder davon abhängt, dass Vorgesetzte es erwähnen, brauchen viele Mitarbeitende Monate, um sich daran zu gewöhnen.

Erstelle eine strukturierte Onboarding-Reise, die das Intranet früh sichtbar macht und seinen Wert sofort klar zeigt.

Definiere, was ein neuer Mitarbeitender in den ersten Tagen sehen und tun sollte.