Hier ist eine grundlegende Tatsache: Einheitsgröße passt nie. Wenn alles als "hohe Priorität" für alle gekennzeichnet ist, neigen die Mitarbeiter dazu, abzuschalten. Aber wenn sie sich anmelden und Inhalte sehen, die auf ihren Standort, ihre Abteilung und ihre Rolle zugeschnitten sind, beginnen sie, das Intranet nicht nur als Hintergrundgeräusch, sondern als hilfreiche und wertvolle Ressource zu sehen.
Es geht um Zielgruppenansprache. Um effektiv mit deinen Mitarbeitern zu kommunizieren und sicherzustellen, dass sie sich auf den richtigen Seiten und in den richtigen Communities wiederfinden, solltest du damit beginnen, deine Nutzer in klare und zielgerichtete Gruppen zu unterteilen.
Um das einfach zu gestalten, empfehlen wir eine 3-Säulen-Strategie.
Säule 1: Grundlage
Wo sie hingehören
Das sind die Grundlagen. Jeder Mitarbeiter gehört zu einem Standort und einer Abteilung. Du benötigst diese Gruppen, um die Logistik deines Unternehmens zu steuern.
Berücksichtige alle grundlegenden Aspekte, die die tägliche Realität eines Mitarbeiters definieren: die rechtliche Einheit, bei der sie angestellt sind, die Zeitzone, in der sie aufwachen, das Gebäude, in das sie hinein swipen, und das Kostenstelle, auf die sie abrechnen:
- Geografie (Das "Wo"): Gruppen basierend auf physischer Präsenz (Region, Land, Stadt). Das dient der Logistik, Sicherheit und lokalen Kultur.
- Hierarchie (Das "Was"): Gruppen basierend auf Funktion (Division, Abteilung, Team). Das dient operativen Nachrichten und Strategien.
- Einheit (Das "Wer"): Gruppen basierend auf rechtlicher Struktur (Tochtergesellschaften, Marken). Das dient der Compliance und den Vorteilen.
Beispiel für strukturelle Gruppen:
| Segmenttyp | Beispiel für Namenskonvention | Inhaltsbeispiele |
|---|---|---|
| Global / Alle | ALL_Global |
Nachrichten für alle; Seiten für alle (Global HR, IT). CEO-Strategie, Krisenkommunikation. |
| Region | LOC_Region_EMEA |
Regionale Town Halls, EU-DSGVO-Politik-Updates. |
| Land | LOC_Country_Germany |
Aktualisierungen zu deutschen Steuerdokumenten, Schließungen an Feiertagen, Standort: Deutschland Seitenabonnement. |
| Stadt / Standort | LOC_City_Berlin |
Aufzugreparatur HQ, Food Truck Zeitplan, Feuerübung, Büro: Berlin Seitenabonnement. |
| Stadt / Standort | LOC_City_Remote |
Home Office Stipendium, Virtuelle Kaffeerunden, VPN-Fehlerbehebung, Community für Remote-Mitarbeiter. |
| Werk / Fabrik | LOC_Plant_Ohio |
Wartungsplan Linie 3, Stationsprüfung, Termine für Werksstilllegungen, Fabrik: Ohio Seite. |
| Filialstandort | LOC_Store_OxfordSt |
Öffnungszeiten des Einkaufszentrums, Lokale Lagerlieferung, Store KPI Dashboard, Store: London Seite. |
| Tochtergesellschaft | ORG_Comp_AcmeLogistics |
Logistikmarken-Update, Sicherheitsprotokoll für Lagerhäuser, Startseite der Tochtergesellschaft, Thema der Tochtergesellschaft. |
| Division | ORG_Div_Sales |
Umsatzziele für das Quartal, Wettbewerber-Battlecards, Alle Verkaufsseite. |
| Abteilung | ORG_Dept_HR |
Internes HR-Team Offsite, Schulung für neues Rekrutierungstool, HR-Team Community. |
| Abteilung | ORG_Dept_IT |
Wartungsplan für Server, Ticket-Triage-Protokoll, IT-Betriebsteam Community. |
Säule 2: Kontext
Wer sie sind
Hier machst du das Intranet persönlich. Ein Mitarbeiter ist nicht nur "ein französischer Verkäufer." Sie sind ein neuer Mitarbeiter, ein Manager oder ein Frontline-Mitarbeiter.
Sieh über die Abteilung eines Nutzers hinaus und berücksichtige den Kontext ihrer Anstellung:
- Die Momente (Lebenszyklus): Gruppen basierend auf Zeit. Diese erfassen Mitarbeiter an kritischen Meilensteinen (Neueinstellungen, Jubiläen), wo das Engagement natürlich am höchsten ist.
- Die Verantwortlichkeiten (Rolle): Gruppen basierend auf der Jobfunktion. Diese zielen auf spezifische Aufgaben (Manager, Sicherheitsbeauftragte) ab, anstatt nur auf Jobtitel.
- Der Kontext (Arbeitsstil): Gruppen basierend auf wie sie arbeiten (Deskless, Auftragnehmer). Das stellt sicher, dass du deskgebundene Mitarbeiter nicht mit Sicherheitswarnungen aus der Fabrik zuspamst.
Beispiel-Kontextgruppen:
| Segmenttyp | Beispiel-Namenskonvention | Logik für IT (Das Attribut) | Zielinhalt Beispiele |
|---|---|---|---|
| Neueinstellungen | LIFE_NewHires_30d |
StartDate = Letzte 30 Tage |
CEO Willkommensvideo, Onboarding-Checkliste, Wo man IT-Hilfe findet, Onboarding-Community, Globale Onboarding-Seite. |
| Manager | ROLE_Managers |
DirectReports > 0 |
Leitlinien zur Leistungsbewertung, Fristen für Budgetfreigaben, Globale Manager-Community. |
| Führungskräfte | ROLE_Leadership |
JobLevel = VP, C-Suite oder Direktor |
Vorbereitung auf Vorstandssitzungen, Strategische Lenkungskommission, Krisenreaktion, Globale Führungskräfte-Community. |
| Filialleiter | ROLE_StoreMgr |
= Filialleiter | Öffnungs-/Schließverfahren, Bargeldhandhabungsprotokolle, Leitfäden zur visuellen Merchandising, Globale Filialleiter-Seite. |
| Botschafter | ROLE_Champions |
Manuelle Liste oder CustomAttribute = Champion
|
Vorschau auf neue Intranet-Funktionen, Tipps zur Inhaltsbeiträgen, Champions-Community. |
| Frontline | TYPE_Deskless |
WorkerType = Schicht/Kiosk ODER Kein Unternehmenslaptop
|
Regeln zum Schichtwechsel, Sicherheitsvorfallberichterstattung (Mobile First), gezielte Hero Teaser. |
| Praktikanten | TYPE_Interns |
JobTitle enthält Praktikant |
Soziale Events für Praktikanten, Anmeldung für Mentorship-Programme, Globale Praktikanten-Community. |
In dieser Strategie gehen wir davon aus, dass diese Kontextgruppen global sind (z. B. "Alle Neueinstellungen" weltweit).
- Warum? Weil du für die meisten Inhalte (wie "Lerne unsere Unternehmenswerte" oder "Führungsstrategie 2024") alle in diesem Bereich erreichen möchtest, unabhängig davon, wo sie leben. Das fördert auch ein Gefühl der Zugehörigkeit über Grenzen hinweg.
- Musst du tiefer gehen? Wenn du schließlich feststellst, dass du eine spezifische lokale Version benötigst (z. B. "Deutsche Neueinstellungen"), kannst du das später hinzufügen.
Säule 3: Betrieb
Was sie tun können
Diese Gruppen bestimmen, was deine Mitarbeiter im Intranet tun können. Die Haiilo-Plattform bietet ein offenes Berechtigungssystem, das es dir ermöglicht, Rollen zu erstellen, indem du spezifische Berechtigungen (wie "Seiten erstellen" oder "Integrationen verwalten") kombinierst. Die Benutzer, die diese Rollen benötigen, sind oft über die Organisation verstreut – ein Content-Editor könnte in der Personalabteilung sitzen, während ein anderer in der Technik sitzt.
Überlege, wer spezifische Aktionen in deinem Intranet durchführen muss, sei es für die Inhaltserstellung oder die Plattformadministration:
- Die Governance (Berechtigungen): Gruppen, die ausschließlich existieren, um Zugriffsrechte zu gewähren. Dies automatisiert das Onboarding und Offboarding deiner Power-User.
Beispiel-Betriebsgruppen:
| Segmenttyp | Beispiel für Namenskonvention | Logik für IT (Das Attribut) |
| Plattform-Admins | SYS_Admins |
Sicherheitsgruppe: Beschränken auf Kommunikationsleiter. |
| Hochrangige Redakteure | SYS_High_Editors |
Manuelle Liste: Personen, die geschult sind, globale Nachrichten zu posten, z.B. über das Studio. |
| Inhaltsredakteure | SYS_Editors |
Manuelle Liste: Personen, die geschult sind, lokale Nachrichten zu posten, z.B. auf Seiten. |
| IT-Admins | SYS_IT_Admins |
Sicherheitsgruppe: Beschränken auf IT-Leiter. |
| Alle Benutzer | SYS_AllUsers |
Filter: Alle aktiven Konten (Servicekonten ausschließen). |
Schau dir unsere Beispielrollen an, um klare Berechtigungen zu sehen, die du verschiedenen Rollen zuweisen kannst!
Ein Hinweis zur Zusammenarbeit mit der IT
Wenn du deine "Wunschliste" von Gruppen (ähnlich wie in den obigen Beispieltabelle) hast, ist es am besten, mit deinem IT-Team zusammenzuarbeiten, um Benutzer und Gruppen aus einem Verzeichnis in deine Plattform zu synchronisieren. Das hilft, die Gruppenerstellung und Benutzerzuweisung zu automatisieren.
Stelle sicher, dass diese Gruppen entweder bereits in deinem Verzeichnis vorhanden sind oder leicht erstellt werden können. Wenn du dich an die IT wendest, erkläre die Gründe für die Gruppen. Du bittest nicht nur um eine Liste von Namen; du skizzierst die Kriterien, die jemanden als Mitglied qualifizieren. So wird die IT sehen, dass du ein System entwirfst und nicht nur um einen Gefallen bittest.
Deine Aufgaben für die IT: Wenn du dich mit deinen IT-Kollegen triffst, bring deine Schichten mit und stelle diese beiden wichtigen Fragen:
-
"Können wir diese spezifischen Kriterien abbilden?" Erkläre ihnen deine Logik (z.B. "Für die
LIFE_NewHires-Gruppe, können wir eine Regel erstellen, die automatisch jeden einbezieht, dessen Startdatum in den letzten 30 Tagen war?"). -
"Können wir die Mitgliedschaft stichprobenartig überprüfen?" Bitte vor dem Live-Gang darum, einige wichtige Gruppen zu überprüfen. Überprüfe zum Beispiel die Gruppe
LOC_City_NewYork. Stimmt die Mitgliederanzahl mit der Anzahl der Personen in diesem Büro überein? Wenn nicht, hilft dir das, festzustellen, ob die Quelldaten schnell bereinigt werden müssen.