Den meisten Intranets fehlt es nicht an Inhalten; sie leiden unter Inhalten, die leicht übersehen werden. Wenn du verbessern willst, wie deine Neuigkeiten und Beiträge deine Mitarbeitenden erreichen, solltest du weniger darüber nachdenken, wie viel du veröffentlichst, und mehr darüber, wie Inhalte sich in der Organisation verbreiten und in den Alltag der Mitarbeitenden passen.

In diesem Artikel schauen wir uns praktische Wege an, um sicherzustellen, dass wichtige Neuigkeiten gesehen werden, ohne deine Empfänger zu überfordern.

Mache wichtige Informationen sichtbar

Wenn alles gleich aussieht, fällt nichts auf. Starke Informationsreichweite beginnt mit klaren redaktionellen Entscheidungen. Erfahre mehr bei News in Haiilo kommunizieren.

• Priorisiere wichtige Themen: Nicht jedes Update verdient die gleiche Sichtbarkeit. Wenn eine Nachricht eine definierte Empfänger erreichen muss (zum Beispiel: Richtlinienänderungen, dringende Updates, Kommunikation der Führung), veröffentliche sie als Multichannel-Beitrag  statt als Blog- oder Timeline-Beitrag, die eher pull-basiert sind. Das Studio ist für „Push-Logik“ konzipiert und kann an mehrere Kanäle verteilen, wenn du eine breitere Reichweite brauchst.
• Schaffe weniger Konkurrenz um Aufmerksamkeit: Informationsüberflutung entsteht oft durch zu viele gleichzeitig konkurrierende Beiträge. Plane deine wichtigen Kommunikationen so, dass sie an unterschiedlichen Tagen gesendet werden, und veröffentliche sie in einem vorhersehbaren Rhythmus, damit Mitarbeitende wissen, wann sie Updates erwarten können.
• Gestalte Inhalte zum schnellen Erfassen: Die meisten Mitarbeitenden entscheiden innerhalb von Sekunden, ob etwas relevant ist. Klare Überschriften, kurze Teaser und visuelle Elemente machen Inhalte leichter erkennbar und verständlich auf einen Blick.

Behandle deine Startseite als Verteilungsebene

Behandle die Startseite als Verteilungstool, nicht nur als Willkommensbildschirm. Wenn Inhalte dort nicht erscheinen, werden viele Nutzer sie nie sehen. Unsere besten Tipps zum Aufbau von Startseiten findest du in Best-Practice für den Aufbau ansprechender Startseiten.

• Schaffe "Frontdoor"-Sichtbarkeit: Nutze die Startseite gezielt, um Inhalte hervorzuheben. Das funktioniert meist am besten, wenn du eine kleine Anzahl klar definierter Startseiten-Elemente kombinierst, von denen jedes einen bestimmten Zweck erfüllt:
  • Hero Teaser, um 1-4 wichtige Themen hervorzuheben (mit direkten Links). Hero Teaser können auf Benutzergruppen ausgerichtet werden, sodass unterschiedliche Nachrichten für verschiedene Empfänger angezeigt werden.
  • Widget für die neuesten Blog-Beiträge, um frische redaktionelle Inhalte wie Abteilungsnachrichten sichtbar zu halten.
  • Multichannel-Posts-Widget, um wichtige Studio-Posts auf der Startseite neben den anderen Kanälen anzuzeigen, an die diese Nachrichten gesendet wurden. Du kannst es sogar so konfigurieren, dass nur vorgestellte Beiträge angezeigt werden (was für "offizielle" Ankündigungen nützlich ist).
  • Beliebte Blogartikel Widget, um leistungsstarke Inhalte über Abonnementgrenzen hinaus zu verbreiten, da Nutzer beliebte Beiträge aus Quellen sehen können, auf die sie Zugriff haben, auch wenn sie nicht abonniert sind. 
• Balance zwischen dynamischen und kuratierten Inhalten: Dynamische Elemente (wie die Timeline) helfen, Aktivitäten sichtbar zu machen, während kuratierte Elemente (wie die oben vorgeschlagenen) Stabilität und Klarheit bieten. Die Kombination beider verhindert, dass die Startseite entweder chaotisch oder langweilig wirkt. Optional hilft eine  redaktionell kuratierte Startseite, getrennt von einer dynamischen, interaktive Startseite, die Aufmerksamkeit zu lenken und gleichzeitig den Zugang zu anderen Inhalten zu ermöglichen.
• Berücksichtige Frontline-Mitarbeiter: Wenn ein Teil deiner Belegschaft nicht am Computer sitzt, überlege, wie du das Mobile Dashboard am besten für sie gestalten kannst. Du kannst das Mobile Dashboard an deine Browser-Startseite anpassen, indem du dieselben Elemente verwendest (Multichannel-Posts, neueste Artikel, Hero Teaser). Weitere Ideen findest du in Inhalte für eine mobile-first Empfänger erstellen.

Erreiche Mitarbeiter dort, wo sie bereits arbeiten

Die Informationsreichweite verbessert sich dramatisch, wenn Inhalte im richtigen Kontext erscheinen. Nicht alle Mitarbeiter interagieren auf die gleiche Weise mit dem Intranet, und davon auszugehen, ist einer der häufigsten Faktoren, die deine Reichweite einschränken.

• Berücksichtige unterschiedliche Arbeitsrealitäten: Schreibtisch-Mitarbeiter durchsuchen das Intranet möglicherweise proaktiv, während Frontline- oder deskless Mitarbeiter oft auf Mobile-Zugang, Benachrichtigungen oder Bildschirme in Gemeinschaftsbereichen angewiesen sind. Reichweite zu unterstützen bedeutet, für all diese Szenarien zu gestalten.
• Nutze mehrere Kontaktpunkte: Wenn etwas wirklich wichtig ist, sollte es nicht nur von einem einzigen Zugangsweg abhängen. Nutze Kanäle und Benachrichtigungen, um wichtige Updates nicht nur auf der Intranet-Timeline, sondern auch per E-Mail, Push-Benachrichtigungen oder Microsoft Teams zu liefern, was die Wahrscheinlichkeit erhöht, dass sie gesehen werden.
• Wiederhole Kernbotschaften: Wichtige Informationen müssen normalerweise mehr als einmal und an mehr als einem Ort gesehen werden, bevor sie hängen bleiben. Teile wichtige Neuigkeiten bei Bedarf erneut, besonders wenn die anfängliche Reichweite niedriger als erwartet war.
• Aktiviere Benachrichtigungen: Stelle sicher, dass Nutzer ihre Benachrichtigungseinstellungen verstehen und aktiv wählen, damit sie auf eine Weise benachrichtigt werden, die zu ihrem Workflow passt. 

Mache Inhalte über den ersten Tag hinaus auffindbar

Die Informationsreichweite endet nicht mit der Veröffentlichung. Viele Intranet-Inhalte bleiben auch lange nach ihrer Erstellung noch sehr wertvoll. Unsere besten Tipps findest du in Best-Practice für die Erstellung nutzerorientierter Seiten.

• Förder langfristige Sichtbarkeit: Richtlinien, Leitfäden und Onboarding-Ressourcen sollten auch Wochen oder Monate später noch leicht zu finden sein. Strukturierte Bereiche wie Wiki-Apps oder spezielle Seiten helfen dabei, klare „Zuhause“ für diese Art von Inhalten zu schaffen.
• Bringe Relevantes wieder nach oben: Inhalte, die weiterhin gut performen, sollten nicht einfach verschwinden, nur weil sie nicht neu sind. Funktionen wie das Widget für angesagte Blog-Beiträge helfen dabei, die Aufmerksamkeit wieder auf Artikel zu lenken, die andere bereits als nützlich empfinden.
• Nutze Konsistenz, um Reibung zu reduzieren: Wenn Mitarbeitende lernen, wo bestimmte Informationen normalerweise zu finden sind, finden sie diese leichter wieder. Konsistente Seitenstrukturen, Benennungskonventionen und Platzierungen tragen alle dazu bei, die Reichweite im Laufe der Zeit zu verbessern. Schau dir die Nutzung von Kategorien für Seiten an.
• Halte es sauber: Denk daran, deine Inhalte regelmäßig zu überprüfen und zu archivieren, um dein Intranet zuverlässig zu halten. Nutze unsere Checkliste für ein sauberes und organisiertes Intranet als Leitfaden.