Die Verwaltung von Benutzern einzeln ist in großem Maßstab unmöglich. Wenn du 500 (oder 5.000) Mitarbeiter hast, kannst du nicht manuell Berechtigungen zuweisen, sie einzeln zu Seiten einladen oder deine Nachrichten effektiv ausrichten.

Gruppen sind deine Lösung dafür. Sie fungieren als "Container" für deine Benutzer und ermöglichen es dir, Berechtigungen, Inhalte und Zielgruppen für Hunderte von Personen mit einem einzigen Klick zu verwalten. Unsicher, wie du deine Mitarbeiter in Gruppen organisieren kannst? Schau dir unsere empfohlene Strategie in Best-Practice für die Segmentierung Ihrer Nutzer in Gruppen an.

Du musst deine Gruppen nicht manuell erstellen. Du kannst Gruppen automatisch mit deinem bestehenden Benutzerverzeichnis (wie Entra ID) synchronisieren.

Wichtige Vorteile der Verwendung von Gruppen

 Berechtigungsmanagement (Rollen)

Anstatt eine Rolle (wie "Redakteur" oder "Admin") einzelnen Benutzern zuzuweisen, kannst du eine Rolle einer Gruppe zuweisen.

Wenn du eine Gruppe "Internes Kommunikationsteam" hast, kannst du dieser gesamten Gruppe die Berechtigung geben, Inhalte im Studio zu erstellen. Wenn ein neuer Mitarbeiter eintritt und zu dieser Gruppe hinzugefügt wird, erbt er automatisch diese Berechtigungen. Keine manuelle Einrichtung erforderlich.

 Empfängeraufbau (Seiten, Communities & Events)

Gruppen machen es mühelos, die Bereiche deines Intranets zu füllen.

• Seiten: Du kannst eine Gruppe automatisch zu einer bestimmten Seite hinzufügen. Zum Beispiel kannst du sicherstellen, dass jeder Benutzer in der Gruppe "Standort: New York" automatisch zur Seite "Büro: New York" hinzugefügt wird.
• Communities: Du kannst ganze Gruppen einladen, Communities beizutreten. Anstatt 50 Namen einzugeben, lädst du einfach die Gruppe "Vertriebsteam" ein.
• Events: Du kannst ganze Gruppen einladen, an Events teilzunehmen. Zum Beispiel lade die gesamte Abteilung "Produkt & Technik" zum "Jährlichen Hackathon" ein.

 Gezielte Kommunikation (Nachrichten, Newsletter & Hero Teaser)

Hör auf, generische Informationen an alle zu senden. Gruppen ermöglichen es dir, deine Kommunikationskanäle auf spezifische Segmente auszurichten, wodurch Lärm reduziert und das Engagement erhöht wird.

• Multichannel-Beiträge: Du kannst deine Nachrichten so ausrichten, dass sie nur in den Timelines erscheinen und Benachrichtigungen in MS Teams für spezifische Gruppen auslösen. Zum Beispiel wird eine "Erinnerung an Steuerupdates" nur an die Gruppe LOC_Country_Germany gesendet.
• E-Mail-Newsletter: Du kannst spezifische Newsletter für spezifische Empfänger kuratieren, um sicherzustellen, dass ein "Wöchentlicher Rückblick" für die Region oder Rolle des Lesers relevant ist.
• Hero Teaser: Du kannst einzelne Folien innerhalb des Hero Teasers auf spezifische Gruppen ausrichten. Dadurch kannst du "Globale" Folien (für alle sichtbar) mit "Lokalen" Folien (nur für die Zielgruppe sichtbar) im selben Karussell mischen.

 Personalisierte Markenbildung (Themen)

Du kannst über einen einheitlichen Look hinausgehen, indem du das visuelle Erscheinungsbild der Plattform selbst anpasst. Indem du spezifische Themen Gruppen zuweist, kannst du die Farben, Logos und Stile für verschiedene Segmente deiner Belegschaft ändern.

Wenn deine Organisation aus mehreren Unternehmen besteht, kannst du sicherstellen, dass die Mitarbeiter von "Acme Logistics" ihr eigenes blaues Branding und Logo sehen, während die Mitarbeiter von "Acme Retail" ihr spezifisches rotes Branding sehen, alles innerhalb desselben Intranets.