Die Nutzung des Intranets nimmt nicht von heute auf morgen zu. Selbst die intuitivste Plattform braucht Zeit, Beständigkeit und sichtbare Unterstützung durch das Management, um Teil des Arbeitsalltags zu werden.

In diesem Leitfaden findest du praktische Strategien, um die Nutzung, das Engagement und die langfristige Akzeptanz des Intranets in deinem Unternehmen zu steigern.

Die Nutzung wächst, wenn das Intranet wirklich hilfreich und leicht zugänglich ist und regelmäßig gefördert wird. Detaillierte Tipps, wie du dein Intranet entsprechend aufbaust, findest du in unserer Artikelserie rund um den Aufbau deines Intranets im Abschnitt „Gestalte dein Intranet“. 

Mach das Intranet unverzichtbar

Dein Intranet sollte der zentrale Einstiegspunkt für die tägliche Arbeit sein, egal ob am Desktop oder in der mobilen App.

• Mach das Intranet zur zentralen Anlaufstelle: Teile dort wichtige Updates, interne Neuigkeiten, Vertriebs- und Marketingmaterialien, Schulungsinhalte und Ressourcen. So wissen alle direkt, wo sie nachschauen müssen. 
• Strukturiere Inhalte nach den Bedürfnissen der Mitarbeitenden: Nutze Abteilungs- und Standortseiten, um relevante Informationen wie offene Stellen, Team-Updates oder lokale Ankündigungen sichtbar zu machen. Mit Tools wie der Wiki-App kannst du Prozesse, Richtlinien und Updates zu den Seiten dokumentieren.
• Gestalte eine ansprechende Startseite: Die Startseite ist der wichtigste Einstieg in dein Intranet. Kombiniere eine klare Navigation mit visuellen Elementen wie dem Hero-Teaser, um wichtige oder aktuelle Themen hervorzuheben.
• Schaffe klare Einstiegspunkte zu deinen Tools: Mit dem Launchpad oder dem Launchpad-Links-Widget verbindest du Mitarbeitende direkt mit wichtigen Tools wie Speiseplänen, Dienstplanungssystemen oder externen Anwendungen, die natürlich auch über die Mobile-App leicht zugänglich sind.
• Binde Prozesse direkt ins Intranet ein: Nutze Formular-Apps oder das MS Forms-Widget, damit Anfragen oder Umfragen direkt im Intranet erledigt werden können, ohne die Plattform verlassen zu müssen. 

Fördere Austausch und Interaktion

Mitarbeitende kehren eher ins Intranet zurück, wenn sie sich eingebunden, anerkannt und unterstützt fühlen.

• Erstelle eine Help- oder „Frag deine Kollegen“-Community: Biete einen Bereich für Fragen, Tipps und Ideenaustausch an. Anfangs kann Moderation helfen, langfristig entsteht hier aber oft echte Unterstützung. 
• Nutze soziale Funktionen bewusst: Soziale Reaktionen und Kudos machen Interaktion einfach, auch ohne eigene Beiträge zu erstellen. Gleichzeitig lassen sich Erfolge sichtbar machen und wertschätzen. 
• Gib dem Intranet eine Persönlichkeit: Ein Maskottchen oder eine Persona kann Tipps teilen, kleine Aktionen begleiten (wie Ostereiersuchen oder Adventsaktionen) und das Intranet insgesamt nahbarer machen. Dafür reicht ein eigener User-Account mit Profil.
• Unterstütze das Onboarding deiner Mitarbeitenden: Stelle Onboarding-Videos, Anleitungen und FAQs in einem eigenen Bereich bereit. Eine Einführung in das Intranet direkt in den Onboarding-Sessions oder in den Willkommensmaterialien hilft zusätzlich. 

Veröffentliche regelmäßig relevante Inhalte

Neue, relevante Inhalte sind entscheidend, damit das Intranet interessant bleibt.

• Plane Inhalte strategisch: Ein Redaktionsplan sorgt für Struktur und Konsistenz. Überlege: Für wen ist der Inhalt relevant und wo gehört er hin? Setze auf Themen, die für viele relevant sind und zur Beteiligung einladen. 
• Arbeite gemeinsam an Content-Ideen: Regelmäßige Redaktionsmeetings oder Brainstormings bringen neue Formate hervor und fördern die Zusammenarbeit zwischen den Teams. 
• Ermögliche Content von Mitarbeitern: Mit Vorlagen und Richtlinien machst du es einfach, eigene Inhalte beizusteuern, ohne dass das Gesamtbild verloren geht. 
• Nutze Feedback als Grundlage: Sammle Ideen über Formular-Apps oder lass Mitarbeiter über Themen mit dem Umfrage-Widget abstimmen.
• Variiere deine Formate: Kombiniere Artikel mit Videos, Livestreams, Podcasts, GIFs oder kurzen Nachrichten vom Management, um verschiedene Zielgruppen anzusprechen, vor allem auch in  der Mobile-App. 

Wenn du lernen willst,  wie du mit wenig Aufwand, eine effektive interne Kommunikationsstrategie aufbaust, die wirklich ankommt, das Engagement steigert und alle besser vernetzt, schau dir unsere Masterclass in der Haiilo Academy an: „Deine Intranet-Kommunikationsstrategie aufbauen“!

Beziehe die Mitarbeiter aktiv mit ein

Das Intranet wird schneller genutzt, wenn es sich ansprechend anfühlt und zu Interaktion einlädt.

• Starte interaktive Kampagnen: Adventskalender, Fotowettbewerbe, Schnitzeljagden oder saisonale Challenges sorgen für Spaß und regelmäßige Besuche. 
• Setze kleine Anreize gezielt ein: Kleine Gewinne wie Essensgutscheine und Merchandise können die Nutzung zusätzlich fördern, insbesondere durch Mundpropaganda. 
• Baue ein Netzwerk interner Influencer auf: Suche engagierte Mitarbeiter mit großer Reichweite und mache sie zu Intranet-Champions. Aktivität steckt an. 
• Unterstütze interessenbasierte Communities: Erlaube Mitarbeitern, Communities rund um gemeinsame Interessen wie Sport, Kleinanzeigen oder Hobbys zu erstellen. Diese Themen führen oft zu einer stärkeren Beteiligung. Falls nötig, kannst du stattdessen auch einen Community-Anfrageprozess einrichten.
• Schule Community-Manager: Gib Community-Admins Anleitung und Best Practices, damit ihre Communities aktiv und relevant bleiben.
• Umfragen und Feedback: Regelmäßige Umfragen helfen dir, die Bedürfnisse und Interessen der Mitarbeiter zu verstehen und dein Intranet entsprechend anzupassen. Mit dem Umfrage-Widget kriegst du schnell direktes Feedback. Alternativ kannst du deine Manager oder Influencer einbinden, um tiefere Einblicke zu gewinnen. 

Bewirb das Intranet auch außerhalb der Plattform

Regelmäßige Erinnerungen helfen dabei, gelegentliche Besuche in tägliche Gewohnheiten zu verwandeln.

• Erreiche deine Mitarbeitenden in ihrem Arbeitsalltag: Nutze das Studio, um Updates per E-mail oder über andere Kanäle zu teilen, oder nutze die Microsoft-Integration, um dein Intranet in MS Teams einzubinden. So bleibt das Intranet im Alltag präsent. 
• Sende regelmäßige Zusammenfassungen: Newsletter wie „Das hast du verpasst“ helfen dabei, neue oder beliebte Inhalte hervorzuheben.
• Verbinde online und offline: Bewirb das Intranet mit Postern, Flyern, Digital Signage oder speziellen Bildschirmen. Das ist gerade für Mitarbeitende ohne festen Arbeitsplatz super wichtig. 
• Verknüpfe das Intranet mit realen Events: Ermutige deine Mitarbeiter, Fotos hochzuladen, Updates zu teilen oder Informationen zu Firmen-Events auszutauschen. Mehr dazu findest du in Wie du Zuschauer in Macher auf deinem Intranet verwandelst. 
• Erreiche Nicht-Nutzer direkt: Falls nötig, nutze die API, um Nutzer zu identifizieren, die sich noch nicht eingeloggt haben (siehe REST API Dokumentation, „Exportiere alle Nutzer mit Administrationsinformationen“) und erreiche sie mit klaren, gezielten Nachrichten.

Ein erfolgreiches Intranet ist nie wirklich fertig. Indem du kontinuierlich auf deine Mitarbeiter hörst, Inhalte aktualisierst und aktiv zur Teilnahme anregst, wird es nach und nach zu einem festen Bestandteil im Arbeitsalltag.