Ein gut strukturiertes Intranet fördert die Verbindung durch Communities. Während wir empfehlen, deinen Benutzern zu erlauben, Communities organisch zu erstellen, um ein wirklich kollaboratives soziales Intranet zu schaffen, verstehen wir, dass einige Organisationen einen kontrollierteren Ansatz bevorzugen, um eine bessere Aufsicht zu gewährleisten.

Zum Glück kannst du für diesen Anwendungsfall einen Community-Antragsprozess einrichten! Dies ermöglicht es Benutzern, Communities auf der Grundlage ihrer spezifischen Interessen oder Bedürfnisse vorzuschlagen, während es deinen Plattform-Admins ermöglicht, sicherzustellen, dass alles organisiert und effizient bleibt.

Admins können Anfragen überprüfen und genehmigen, was hilft, doppelte Räume zu vermeiden und ein durchdachteres Wachstum der kollaborativen Umgebung deines sozialen Intranets zu unterstützen.

Lege den Grundstein für den Community-Antragsprozess

Bevor du dein Community-Antragsformular für deine Benutzer einrichtest, musst du deinen Admin-Prozess für die Überprüfung und Erstellung der angeforderten Communities definieren. Bereite außerdem alle Anleitungen und Richtlinien zur Community-Erstellung vor, denen deine Benutzer folgen sollten.

➡️ Hast du bereits den Grundstein gelegt? Springe direkt zum Setup hier!

1. Definiere deinen Überprüfungs- und Erstellungsprozess

1. Identifiziere "Community Manager": Wähle die Personen aus, die für die Überprüfung und Bearbeitung von Community-Anfragen verantwortlich sein werden. Diese "Community Manager" sollten ein gutes Verständnis von der bestehenden Community-Landschaft und deiner allgemeinen Intranet-Strategie haben.
2. Lege deine Bewertungskriterien fest: Berücksichtige diese Fragen während deines Überprüfungsprozesses:

   • Betrachte ihre Einzigartigkeit.

     Die Frage hilft dabei, Diskussionen und Benutzer auf weniger, aber aktivere Orte zu konzentrieren. Wenn bereits eine ähnliche Community existiert, erwäge, dem Benutzer vorzuschlagen, sich dort anzuschließen und dort mitzuwirken.

   • Betrachte ihren Zweck.

     Ein klarer Zweck hilft nicht nur dabei, die richtigen Mitglieder zusammenzubringen, sondern hält auch Diskussionen interessant und produktiv. Ist der Zweck unklar oder weit gefasst, ermutige den Antragsteller, ihn für eine bessere Klarheit und Beteiligung zu präzisieren.

   • Betrachte seine Machbarkeit.

     Denke über die Größe und Interessen deiner Benutzerbasis nach. Ein sehr spezifisches Thema wie "Liebhaber von schwarzen Katzen" könnte nicht viele Mitglieder anziehen, um eine lebhafte und blühende Community zu schaffen. Stattdessen könnte eine "Katzenliebhaber" Community inklusiver sein. Das bedeutet jedoch nicht, dass keine spezialisierte Community erstellt werden kann. Es ist nur wichtig, dies im Hinterkopf zu behalten, während du dein Intranet planst und entwickelst.

   • Betrachte ihre Sichtbarkeit.

     Überprüfe die vorgeschlagene Sichtbarkeit des Antragstellers: öffentlich, geschützt oder privat. Die Sichtbarkeitseinstellung sollte die Ziele der Community und das beabsichtigte Publikum unterstützen.

   • Betrachte ihre Langlebigkeit.

     Das Verständnis der erwarteten Lebensdauer hilft bei der Festlegung von Archivierungsplänen. Durch die Archivierung von projektbasierten Communities kannst du das Content-Management in deinem Intranet verbessern und effizienter für alle gestalten.

3. Erstelle einen Kommunikationsworkflow: Definiere, wie Community Manager das Ergebnis einer Anfrage an den Benutzer, der sie eingereicht hat, kommunizieren werden. Dies sollte beinhalten, ob die Anfrage genehmigt oder abgelehnt wurde. Im Falle einer Ablehnung sollte eine kurze Erklärung bereitgestellt werden, und im Falle einer Genehmigung würdest du die nächsten Schritte im Community-Erstellungsprozess detaillieren.
4. Implementiere die Community-Erstellung: Sobald eine Anfrage genehmigt wurde, wird der Community Manager die neue Community erstellen. Dem Antragsteller (und allen anderen vorgeschlagenen Benutzern) sollte der Admin-Status gewährt werden, damit sie die Verantwortung für die Community übernehmen können.

Nach diesem Prozess wechselt die Rolle des Community Managers dann zur Bereitstellung kontinuierlicher Unterstützung und Anleitung bei Bedarf.

2. Erstelle dein Benutzer-Supportmaterial

Um einen reibungslosen und effektiven Community-Anfrageprozess für deine Benutzer sicherzustellen, stelle ihnen klare und hilfreiche Ressourcen zur Verfügung. Erwäge die Erstellung der folgenden:

• Dieses Dokument sollte die Philosophie deiner Organisation zu Communities, bewährte Methoden für die erfolgreiche Erstellung von Communities und spezifische Regeln oder Erwartungen für Community-Admins umreißen. Themen, die behandelt werden könnten, sind:
  • Namenskonventionen: Vorschläge für klare und aussagekräftige Community-Namen.
  • Best Practices für Zweckangaben: Anleitung zum Verfassen effektiver und prägnanter Community-Beschreibungen.
  • Richtlinien für Inhalte: Erwartungen an angemessene und respektvolle Kommunikation innerhalb von Communities.
  • Tipps zur Moderation: Grundlegende Ratschläge für Community-Admins zur Förderung positiver Diskussionen und zum Umgang mit Inhalten.
  • Erklärung der Sichtbarkeitsoptionen: Klare Definitionen der öffentlichen, geschützten und privaten Community-Einstellungen und wann jede verwendet werden sollte.
  • Archivierung von Informationen: Erläutere kurz den Prozess zur Archivierung inaktiver oder projektbasierter Communities.

• Eine schrittweise Anleitung mit Screenshots oder einem Video, das Benutzer durch den Prozess des Zugriffs auf und Ausfüllens des Community-Antragsformulars führt.

  Es sollte nicht nur erklären, wie man das Antragsformular findet und ausfüllt, sondern auch was nach der Einreichung passiert. Enthalte Details zum Überprüfungsprozess, zu den erwarteten Zeitplänen und wie Benutzer über den Status ihres Antrags und die nächsten Schritte informiert werden. Diese Ressource verwaltet Erwartungen und stellt sicher, dass Benutzer vollständige und informierte Anträge einreichen.

• Antizipiere häufige Fragen, die Benutzer zum Community-Antragsprozess haben könnten, und gib klare Antworten. Beispiele sind:
  • "Wie lange dauert es, bis mein Antrag überprüft wird?"
  • "Was passiert, wenn mein Antrag abgelehnt wird?"
  • "Kann ich mehrere Admins für meine Community vorschlagen?"
  • "Was sind die Aufgaben eines Community-Admins?"
  • "An wen kann ich mich wenden, wenn ich Fragen zu meinem Antrag habe?"

Indem du diese Unterstützungsmaterialien bereitstellst, ermöglichst du es deinen Benutzern, gut durchdachte Anträge einzureichen und die Erwartungen für die Erstellung und Verwaltung von Communities zu verstehen, was zu einem erfolgreichen und organisierten Social-Intranet führt.

Richte den Community-Antragsprozess ein

Hier ist eine schrittweise Anleitung zur Einrichtung eines Prozesses, der es Benutzern ermöglicht, neue Communities anzufordern:

1: Wähle eine Seite für dein Antragsformular

1. Wähle eine zentrale Intranet-Seite auf deinem Intranet, um das Community-Antragsformular zu hosten, und stelle sicher, dass es für alle Benutzer leicht zugänglich ist; zum Beispiel eine HR- oder IT-Support-Seite. Denke daran, eine Seite auszuwählen, auf der deine Community-Manager Seitenadmins sein können, um das Formular und die Ressourcen zu überwachen.
2. Richte eine App-Gruppe für "Community-Anfragen" ein. Diese Gruppe wird das Antragsformular und deine Unterstützungsmaterialien beherbergen, die den Zweck des Antragsprozesses erklären und zeigen, wie man das Formular in einer Content- oder Wiki-App ausfüllt.

Anstatt eine vorhandene Seite zu verwenden, kannst du eine dedizierte "Community-Hub"-Seite erstellen, die auch Richtlinien und Materialien für die Verwendung und Verwaltung von Communities für die Community-Admins deines Intranets enthält.

2: Füge eine Form-App hinzu, um dein Antragsformular zu hosten

Füge eine Form-App hinzu, um das Antragsformular zu erstellen.

Wir empfehlen, die App-Einstellungen wie folgt festzulegen:

• Name: "Communities anfordern" oder ähnlich
• Formulartitel: "Eine neue Community anfordern" oder ähnlich
• Beschreibung: "Mit diesem Formular kannst du ganz einfach die Erstellung einer neuen Community in unserem Intranet anfordern! Schau dir gerne die Community-Richtlinien für hilfreiche Informationen und schrittweise Anleitungen dazu an, wie du Communities anfordern kannst. Nur zur Erinnerung: Wir wertschätzen alle Anfragen, aber nicht jede Community wird erstellt werden."
• Einreichungslimit: Nicht aktiviert. Es ist wichtig, es deinen Nutzern einfach zu machen, Communities anzufordern.
• Benachrichtigungen: Admins. Stelle sicher, dass deine Admins über neue Einreichungen informiert sind, damit sie diese überprüfen können.
• Ergebnisse anzeigen: Nicht aktiviert. Community-Anfragen sollten privat sein, da bestimmte Communities möglicherweise für alle Nutzer privat sein müssen.
• E-Mail-Benachrichtigungen: Optional kannst du auch E-Mail-Benachrichtigungen für Einreichungen einrichten.

Halte die App deaktiviert, bis sie vollständig erstellt wurde.

3: Erstelle dein Anforderungsformular

Beim Erstellen deines Formulars solltest du deine Supportmaterialien berücksichtigen. Sie helfen dir dabei, die notwendigen Fragen für einen effektiven Überprüfungsprozess zu bestimmen. Strebe außerdem nach Einfachheit und Benutzerfreundlichkeit für die Nutzer.

Erwäge, diese Felder in dein Formular aufzunehmen:

Formular-Einreichungen sind nicht anonym, daher wird der Name des Community-Anforderers immer in der Einreichung enthalten sein; daher musst du kein separates Feld "Dein Name" hinzufügen.

4: Integriere einen "Community anfordern" Link auf der Community-Übersicht

Um es deinen Nutzern einfach zu machen, Communities anzufordern, zeige einen "Community anfordern" Link-Button auf deiner Community-Übersichtsseite an. Dieser Link zu deinem Community-Anforderungsformular bietet Nutzern eine direkte Möglichkeit, Anfragen zu senden.

1. Formular-URL abrufen: Öffne die Community-Anforderungsformular-App, die du zuvor erstellt hast, und kopiere ihre URL aus der Adressleiste des Browsers.
2. Zur Communities-Übersicht gehen: Gehe zur Überblicksseite der Communities und aktiviere den Bearbeitungsmodus.
3. Link-Button hinzufügen: Füge einen Link-Button-Widget über den Community-Filtern hinzu.
4. Widget konfigurieren: Füge die kopierte Formular-URL in das Linkfeld des Widgets ein und benenne den Button eindeutig als "Community anfordern". Konfiguriere optional die anderen Einstellungen, bevor du speicherst.

Und schon ist dein Prozess für Community-Anfragen eingerichtet!