Eine Checkliste zur Pflege eines sauberen und organisierten Intranets
Ein Intranet bleibt nur dann eine wertvolle Ressource, wenn die darin enthaltenen Informationen zuverlässig sind. Wenn Nutzer auf veraltete Nachrichten oder Richtlinien, zu viele nicht verwaltete Seiten und Communities oder defekte Links stoßen, verlieren sie schnell das Vertrauen in die Plattform als "Quelle der Wahrheit".
Dieser Leitfaden hilft dir, eine langfristige Gesundheit und strukturelle Klarheit durch regelmäßige Wartung zu gewährleisten.
Den Lebenszyklus von Content verstehen
Content sollte nicht unbegrenzt in deinem Intranet bleiben, nur weil er einmal wichtig war. Ein gesunder Lebenszyklus hält die Plattform übersichtlich, sodass deine neuen Strategien effektiv umgesetzt werden können.
Überprüfen Überprüfe regelmäßig Content, der stets benötigt wird und relevant ist (z. B. HR-Richtlinien oder Büroanleitungen), um die Genauigkeit sicherzustellen. Richte Überprüfungserinnerungen für Wikis ein.
Archivieren Alle veralteten Nachrichten, Blog-Beiträge, Wiki-Artikel oder Communities sollten archiviert werden, damit sie nicht im Weg sind, aber bei Bedarf weiterhin durchsucht werden können.
Während du deinen Content aufräumst, denke daran, dass dein Unternehmen möglicherweise spezifische rechtliche oder Datenaufbewahrungsrichtlinien hat. Es ist am besten, deine Aufräumarbeiten und den Zeitplan mit deinen internen Einhaltungsregeln abzustimmen, um sicherzustellen, dass du nur das Notwendige behältst und das Unnötige entfernst.
Wartungs-Checkliste
Eine Routine zu etablieren verhindert, dass die Content-Verwaltung zu einer überwältigenden Aufgabe wird. Nutze diese Checkliste, um deine Aufräumarbeiten zu organisieren.
Willst du eine Checkliste, die du abhaken kannst? Lade unsere Checklisten-Vorlage unten herunter! 🤩
📅 Jeden Monat (30-60 Minuten)
Ein kurzer Check, um kleine Unstimmigkeiten frühzeitig zu erkennen.
Frag dich:
Zu erledigende Aufgaben:
Neuigkeiten & Ankündigungen
Sind aktuelle Neuigkeiten noch relevant? Gibt es abgelaufene Ankündigungen, die archiviert werden sollten?
Gibt es Beiträge mit besonders hoher Interaktion?
Archiviere abgelaufene Blogs oder ziehe Ankündigungen zurück, die nicht mehr relevant sind. Mache das für die wichtigsten Seiten.
Identifiziere Beiträge mit hoher Beteiligung, um zukünftige Kommunikation zu inspirieren und zu planen.
Kommentare & Interaktionen
Gibt es Fragen oder Kommentare, die noch beantwortet werden müssen?
Gibt es Diskussionen, die moderiert werden müssen?
Überprüfe Kommentare oder Fragen, die noch eine Antwort brauchen. Nutze Analytics, um Beiträge mit vielen Kommentaren als potenzielle aktive Diskussionen zu identifizieren.
Identifiziere Content mit negativer Stimmung, um Diskussionen zu finden, die möglicherweise Input oder Moderation benötigen.
Dokumente & Links
Funktionieren wichtige Links noch?
Sind wichtige Dokumente noch aktuell?
Überprüfe, ob Links zu wichtigen externen Tools oder internen Dokumenten noch funktionieren. Mache das für die Startseite(n) und andere wichtige Seiten.
Überprüfe wichtige Dokumente, die entweder im Intranet oder in einem Drive-Ordner gehostet werden. Konzentriere dich auf die wichtigsten Seiten.
📊 Vierteljährlich (1-2 Stunden)
Ein genauerer Blick auf Struktur, Verwendung und Qualität.
Content-Leistung: Welche Beiträge haben die meisten Aufrufe? Welche Beiträge erhalten viele Reaktionen oder Kommentare?
Seiten-Leistung: Welche Seiten werden am häufigsten besucht? Welche Seiten haben sehr wenig Traffic?
Untersuche die Beiträge, die mit deinen Empfängern in Verbindung stehen, um zu verstehen, welche Themen am relevantesten sind oder die meisten Interaktionen erzeugen. Nutze dieses Wissen, um deine zukünftige Kommunikation zu steuern.
Es ist wichtig, im Blick zu behalten, welche Seiten in deinem Intranet von den Nutzern am häufigsten besucht werden; konzentriere dich darauf, diese als Top-Prioritäten zu pflegen. Bestimme im Gegenzug, ob ungenutzte Seiten schwer zu finden, veraltet oder einfach nicht mehr benötigt werden.
Autoren & Inhaltseigentümer
Welche Redakteure veröffentlichen regelmäßig Inhalte?
Gibt es wichtige Themen oder Bereiche ohne aktive Verantwortlichkeit?
Identifiziere deine „Power-User“ und erkenne ihre Beiträge mit Kudos an. Das hilft, die Leute aktiv zu halten.
Weise neue verantwortliche Redakteure und Admins Seiten zu, die vernachlässigt oder nicht gepflegt werden.
Ist wichtige Information leicht zu finden? Besuchen die Leute die Apps mit den wichtigsten Informationen?
Fasse ähnliche Inhalte zusammen, um nur eine Quelle für bestimmte Informationen zu haben. Entferne, wenn möglich, doppelte Seiten.
Überprüfe die Analytics der Apps für deine wichtigen Seiten. Wenn deine wichtigsten Apps keinen Traffic erhalten, überlege, sie umzubenennen oder in deiner Seitenansicht zu verschieben.
Gibt es Communities ohne Aktivität in den letzten 6 Monaten?
Hat jede Community einen Admin oder Manager?
Gibt es Communities mit sehr wenigen Mitgliedern?
Archiviere Communities, die lange Zeit inaktiv waren. Communities schwanken oft in ihrem Aktivitätsniveau im Laufe der Zeit, aber du kannst sie jederzeit archivieren, wenn sie nicht mehr relevant sind.
Jede Community braucht einen Manager oder Admin. Ernenne einen neuen Manager (oft ein Power-User) für aktive Communities, die keine Aufsicht haben. Das ist besonders wichtig für Team- oder Projekt-Communities.
Wenn einzelne Communities noch von einigen Mitgliedern aktiv genutzt werden, überlege, weniger bekannte Interessen-Communities zu fördern (z. B. mit dem Widget für vorgeschlagene Communities) oder sie zu archivieren.
🌿 Jedes Jahr (2-3 Stunden)
Ein Überblicks-Check, um sicherzustellen, dass das Intranet mit den Unternehmenszielen übereinstimmt.
Frage dich:
Zu ergreifende Maßnahmen:
Kerninhalte
Sind zentrale Dokumente (HR-Richtlinien, Onboarding, Prozesse) zu 100 % korrekt?
Gibt es alte Inhalte, die noch die Navigation überladen?
Führe mit den zuständigen Abteilungsleitern eine gründliche Prüfung aller „immer relevanten und wichtigen“ Inhalte durch. Jeder Inhalt im Intranet muss aktuell sein und einen Mehrwert bieten.
Beginne mit der Startseite und bewerte jedes Element, um festzustellen, ob es noch seinen Zweck erfüllt; überprüfe die Inhalte sowie die Widgets und Einstellungen. Gehe dann zu anderen Seiten über und stelle sicher, dass alle Strukturen optimiert sind.
Benutzer-Feedback
Was fehlt den Mitarbeitenden aktuell im Intranet?
Welche Informationen finden die Nutzer am schwierigsten zu finden?
Sammle Feedback durch kurze Umfragen, Feedback-Beiträge oder Interviews. Deine Mitarbeitenden sind die beste Wissensquelle dafür, was im Intranet wirklich relevant ist. Finde die Schritte und Fragen in Effektive Intranet-Feedback-Umfragen durchführen.
Passe das Intranet und die Inhalte an das Feedback der Nutzer an. Wenn du um Feedback bittest, solltest du auch darauf reagieren.
Aufräum-Events: Überlege, eine jährliche "Frühjahrsputz"-Kampagne oder ein Event zu veranstalten, bei dem alle Seiten- und Community-Veranstalter eine Stunde Zeit bekommen, um ihre Bereiche zu aktualisieren. Wenn alle gleichzeitig mitmachen, verteilt sich der Aufwand und es entsteht ein Gemeinschaftsgefühl durch die gemeinsame Anstrengung.