Intranet-Benutzerumfragen sind eine effektive Möglichkeit, um zu messen, wie gut dein Intranet funktioniert und letztendlich wie erfolgreich es ist. Das Sammeln ehrlichen Feedbacks von deinen Mitarbeitern, die das Intranet täglich nutzen, hilft dir ein klares Bild davon zu bekommen, was sie brauchen, mit welchen Herausforderungen sie konfrontiert sind und was sie daran lieben.

Diese Erkenntnisse sind wichtig, um deine Investitionen zu rechtfertigen, Verbesserungen vorzunehmen und deiner Führungskraft zu zeigen, wie wertvoll das Intranet ist. Ohne dieses Feedback triffst du Entscheidungen im luftleeren Raum, was zu verschwendeter Mühe und einem schlecht angenommenen Intranet führen kann.

📝 Gestalte effektive Umfragefragen

Die Qualität deiner Umfrageergebnisse hängt von der Qualität deiner Fragen ab. Hier sind unsere besten Tipps zur Auswahl deiner Umfragefragen. Und vergiss nicht, lade unser PDF mit Beispielfragen herunter unten.

• Fokussiere auf Spezifität und Klarheit: Vermeide vage Fragen. Stelle stattdessen konkrete Fragen, die mit einem Feature oder einer Aufgabe verknüpft werden können.
  • Schlecht: "Findest du das Intranet nützlich?"
  • Gut: "Wie relevant und nützlich sind die Updates und Nachrichten auf der Startseite des Intranets für deine tägliche Arbeit? (1-5 Skala)"
• Ausgewogene Fragearten: Verwende eine Mischung verschiedener Fragearten, um einen umfassenden Überblick zu erhalten.
  • Bewertungsskalen (z.B. Likert-Skala): Hervorragend zur Messung von Zufriedenheit, Benutzerfreundlichkeit und Häufigkeit. Z.B. "Die Navigation des Intranets ist intuitiv. ("Stimme überhaupt nicht zu" bis "Stimme voll zu")"
  • Mehrfachauswahlfragen: Großartig, um Daten zu spezifischen Gewohnheiten oder Vorlieben zu sammeln. Z.B. "Wenn du ein Unternehmensformular finden musst, welche Methode bevorzugst du? (a) Suche, (b) Navigationsmenü, (c) Kollegen fragen"
  • Offene Fragen: Grundlegend für die Sammlung von umfassenden, qualitativen Erkenntnissen. Z.B. "Was ist die größte Herausforderung, der du gegenüberstehst, wenn du versuchst, Informationen im Intranet zu finden?"
• Halte es knapp und respektiere die Zeit: Benutzer sind beschäftigt. Eine lange, komplexe Umfrage wird eine geringe Abschlussrate haben. Strebe nach einer Umfrage, die in weniger als 5 Minuten abgeschlossen werden kann. Teile den Benutzern von Anfang an mit, wie lange die Umfrage dauern wird.

🚀 Verteile und bewerbe deine Umfrage

Eine gute Beteiligung ist entscheidend. Wenn du die Umfrage bewirbst, erkläre, warum sie hilfreich ist, und platziere sie an einem Ort, an dem deine Benutzer sie höchstwahrscheinlich bemerken werden.

• Kommuniziere das "Warum": Sage den Nutzern, warum ihr Feedback wichtig ist und wie es dazu beiträgt, das Intranet zu verbessern. Das hilft ihnen zu verstehen, welchen Wert ihre Teilnahme hat.
• Direkte Platzierung: Binde die Umfrage direkt in den Hero Teaser deines Intranets ein. So können Nutzer ganz einfach das Feedback-Formular finden und Feedback abgeben.
• Mehrkanalige Promotion: Verlasse dich nicht nur auf einen Beitrag zur Umfrage. Kündige die Umfrage über folgende Kanäle an:
  • Ein Timeline-Beitrag (oder einen Blog-Beitrag, wenn du mehr Hintergrundinformationen hinzufügen möchtest) auf deiner HR- oder Unternehmensnachrichten-Seite oder auf einer anderen Seite, für die alle deine Nutzer automatisch abonniert sind.
  • Ein Studio-Beitrag, der an verbundene Kanäle gesendet wird (z. B. E-Mail, Slack, Teams).
• Sende Erinnerungen: Sende etwa eine Woche vor Schließung der Umfrage eine Erinnerung. Erinnerungen sind ein einfacher, effektiver Weg, um die Teilnahme zu erhöhen und eine starke Reaktion sicherzustellen.

📊 Analysiere und reagiere auf Feedback

Die Datensammlung ist nur der erste Schritt. Der eigentliche Wert ergibt sich aus Analyse und Handlung.

• Kategorisieren und Priorisieren von Feedback: Sobald du die Antworten hast, ordne sie in Kategorien ein, basierend auf den Themen, die deine Benutzer angesprochen haben (z. B. Suchfunktion, Inhalt, Benutzeroberfläche usw.). Verwende diese Daten dann, um eine Liste mit umsetzbaren Aufgaben zu priorisieren.
  • Hohe Priorität: Feedback, das kritische Blocker für eine große Anzahl von Benutzern hervorhebt (z. B. "Der Link zum Dokument 'Verfahren für den Notfallkontakt' auf der HR-Seite ist defekt. Er führt zu einer leeren Seite.").
  • Mittlere Priorität: Probleme, die frustrierend, aber nicht kritisch sind (z. B. "Die Startseite hat zu viele verschiedene Nachrichtenbereiche, und es ist schwierig, Nachrichten zu finden, die tatsächlich relevant für mich sind. Ich wünschte, sie wäre übersichtlicher.").
  • Niedrige Priorität: Geringfügige Vorschläge oder Änderungen, die eine kleine Anzahl von Benutzern betreffen (z. B. "Ich wünschte, ich könnte die Kollegenliste zusätzlich zu den Abteilungen auch nach Teams filtern, um die Ergebnisse weiter einzuschränken.").
• Schließe den Feedback-Kreis: Zeige den Benutzern, dass ihr Feedback wichtig ist, indem du die Ergebnisse und deinen Aktionsplan in einem Blog-Beitrag kommunizierst. Diese Transparenz baut Vertrauen auf und ermutigt zu zukünftiger Beteiligung.
  • Visuelle Hilfsmittel: Erstelle eine ansprechende visuelle Zusammenfassung. Verwende ein einfaches Diagramm oder eine Infografik, um Schlussfolgerungen wie die Gesamtzufriedenheitsbewertung und die häufigsten Feedback-Themen darzustellen.
  • Was kommt als Nächstes?: Teile deinen Aktionsplan, indem du die Top 3-5 Änderungen hervorhebst, die du vornehmen wirst, einschließlich eines Zeitplans für jede Änderung. Dies zeigt deinen Benutzern, dass du aktiv zugehört hast und aufgrund ihres hilfreichen Feedbacks Maßnahmen ergreifst.
• Fortschritt im Laufe der Zeit messen: Umfragen durchzuführen ist kein einmaliges Event. Plane regelmäßig größere Umfragen (z. B. alle 6-12 Monate) ein. Dies ermöglicht es dir, die Auswirkungen deiner Änderungen zu messen. Verwende in jeder Umfrage einen konsistenten Satz von Kernfragen, um Zufriedenheits- und Leistungsmetriken im Laufe der Zeit zu verfolgen.

Probier doch mal neben deinen normalen umfassenden Umfragen auch Mini-Umfragen aus, um laufend Feedback zu sammeln. Die liefern dir nützliche Einblicke, die deine offiziellen Umfrageergebnisse super ergänzen. Du kannst ein einfaches, schnelles Feedback-Formular über einen Link-Button oder ein eingebettetes MS-Formular einrichten oder das Zufriedenheitstool von Haiilo nutzen, um die Daten direkt in Haiilo Analytics zu bekommen.

✅ Beispiel-Fragen herunterladen

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• Example Questions for an Intranet User Survey.pdf 200 kB
• Beispiel-Fragen für deine Intranet Umfrage.pdf 200 kB