Deine Fähigkeit, mit Dateien in der Datei-Bibliothek zu interagieren, hängt von Deinen Berechtigungen ab. Bestimmte Aktionen können von jedem Nutzer mit allgemeinem Zugriff durchgeführt werden, während andere spezifische Berechtigungen erfordern. Um diese Aktionen auszuführen, benötigst Du die erforderlichen Berechtigungen und die Datei muss sich entweder im Abschnitt Meine Dateien oder auf einer Seite oder in einer Community befinden, von der Du ein Administrator bist.

Mit Dateien und Ordnern interagieren

Das sind die verfügbaren Aktionen:

• Bearbeiten: Wenn die Datei eine Microsoft Office-Datei (.docx, .xlxs oder .pptx) ist, kannst Du die jeweilige Desktop-Anwendung öffnen, um sie einfach zu bearbeiten. Du benötigst die Berechtigung "Dateien mit Microsoft Office bearbeiten", um diese Funktion nutzen zu können. Erfahre mehr im Microsoft Integration Überblick.
• Herunterladen: Du kannst eine Datei oder einen Ordner auf dein Gerät herunterladen. Das Herunterladen eines Ordners lädt eine .zip-Datei der Dateien herunter. Alle Nutzer, die auf eine Bibliothek zugreifen können, können deren Dateien herunterladen.
• Umbenennen: Du kannst eine Datei oder einen Ordner umbenennen, die du besitzt oder verwaltest. Dies umfasst Dateien im Abschnitt Meine Dateien oder auf einer Seite oder in einer Community, von der du ein Administrator bist. Außerdem benötigst du die Berechtigung "Löschen und Verwalten von Dateien in der Dokumentenbibliothek".
• Neue Version hochladen: Du kannst eine neue Version einer Datei hochladen, die du besitzt oder verwaltest. Dies umfasst Dateien im Abschnitt Meine Dateien oder auf einer Seite oder in einer Community, von der du ein Administrator bist. Außerdem benötigst du die Berechtigung "Löschen und Verwalten von Dateien in der Dokumentenbibliothek".
  • Das Hochladen neuer Versionen ermöglicht es dir, die Datei-Bibliothek sauber und zugänglich zu halten, ohne einen vollständig neuen Datensatz für eine Datei erstellen zu müssen, die bereits in der Datei-Bibliothek vorhanden ist.
  • Ältere Versionen sind immer noch im Verlauf zugänglich, was es dir ermöglicht, eine alte Version bei Bedarf wiederherzustellen.
• Datei teilen: Du kannst einen öffentlichen Link erstellen und teilen, der zu einer Datei führt, die du besitzt oder verwaltest. Dies umfasst Dateien im Abschnitt Meine Dateien oder auf einer Seite oder in einer Community, von der du ein Administrator bist. Der Link kann mit Personen innerhalb und außerhalb deines Unternehmens geteilt werden. Beim Zugriff auf den Link wird die Datei automatisch auf deren Gerät heruntergeladen, auch wenn du nicht in die Plattform eingeloggt bist.
  • Eine Datei mit einem aktiven Freigabelink zeigt die Nachricht "Aktiver Freigabelink" an.
    Ein freigegebener Link kann vollständig deaktiviert oder neu erstellt werden, um einen neuen Link zu erstellen, während der alte deaktiviert wird.
  • Du benötigst die Berechtigung "Löschen und Erstellen von öffentlichen Links für Dateien in der Dokumentenbibliothek".
• Link kopieren: Du kannst einen internen Link zur Datei oder zum Ordner kopieren. Um auf die Datei oder den Ordner über den Link zuzugreifen, muss der Nutzer in die Plattform eingeloggt sein und Zugriff auf den Speicherort der Datei haben.
• Löschen: Du kannst eine Datei oder einen Ordner löschen, die du besitzt oder verwaltest. Dies umfasst Dateien im Abschnitt Meine Dateien oder auf einer Seite oder in einer Community, von der du ein Administrator bist. Außerdem benötigst du die Berechtigung "Löschen und Verwalten von Dateien in der Dokumentenbibliothek". Das Löschen eines Ordners löscht auch alle Dateien darin.
• Drucken: Du kannst PDF-Dateien aus der Ansicht Details drucken. Alle Nutzer mit Zugriff auf die Datei-Bibliothek können eine PDF-Datei drucken.
• In der Dokumentenbibliothek anzeigen: In der Details-Ansicht, kannst du den Speicherort der Datei in der Datei-Bibliothek öffnen. So kannst du die Datei in der Datei-Bibliothek finden, um weiter mit ihr zu interagieren.
• Details: In den Details kannst du eine Vorschau der Datei anzeigen, wenn sie in einem unterstützten Format vorliegt. Außerdem kannst du grundlegende Informationen zur Datei anzeigen und einige der oben aufgeführten Aktionen ausführen.
  • Information: Du kannst die Dateigröße, das Format, den Ursprung (wo sich die Datei befindet), das letzte Änderungsdatum und die Beschreibung sehen. Wenn du die Berechtigung zum Liken und Kommentieren hast, kannst du auch in dieser Ansicht Dateien liken und kommentieren.
  • Historie: Du kannst den Verlauf der Datei einsehen, d. h. wann sie zum ersten Mal hochgeladen wurde und alle nachfolgenden neuen Versionen. Von hier aus kannst du auch eine bestimmte Version herunterladen, eine neue hochladen oder eine alte wiederherstellen.

Interaktion mit einer Datei als Seitenadministrator der Seite, in der sich die Datei befindet.Der Nutzer hat auch zusätzliche Berechtigungen, um öffentliche Links zu erstellen und Dateien zu verwalten.

Interaktion mit einer Datei als Nutzer, der die Seite, in der sich die Datei befindet, nicht verwaltet.Der Nutzer hat nur allgemeinen Zugriff auf die Datei.