Eine klare Struktur hilft Mitarbeitenden, sich auf der Plattform zurechtzufinden. Doch selbst die beste Architektur entscheidet nicht allein darüber, ob sie tatsächlich genutzt wird. Entscheidend sind zwei zentrale Faktoren: ob die Inhalte für sie RELEVANT sind und ob sie ohne Aufwand ZUGRIFF darauf haben.

Relevanz

Die erste Säule ist die Relevanz. Im Kern geht es um eine einfache Frage: Unterstützen die Inhalte auf der Plattform Mitarbeitende dabei, ihre Arbeit zu erledigen oder ihren Arbeitsalltag spürbar zu erleichtern?

Lautet die Antwort Ja, kommen die Nutzer immer wieder zurück. Ist die Antwort Nein, helfen auch keine Kampagnen, strukturellen Optimierungen oder Promotions weiter. Eure Mitarbeiter sind stark eingespannt und nutzen bevorzugt Tools, die ihren Alltag vereinfachen, nicht verkomplizieren.

Relevanz ist kein einmal erreichter Zustand. Sie erfordert kontinuierliche Aufmerksamkeit für die Bedürfnisse der Mitarbeitenden sowie die Bereitschaft, Inhalte regelmäßig zu aktualisieren oder konsequent auszumisten, wenn sie nicht mehr hilfreich sind. Eine Plattform mit veralteten Informationen wirkt schnell unzuverlässig – selbst dann, wenn die zugrunde liegende Struktur gut durchdacht ist.

Dabei spielt Ownership eine entscheidende Rolle. Inhalte ohne klar definierte Verantwortliche werden in der Regel nicht gepflegt. Gibt es eine zuständige Person für eine Seite oder App und kann jederzeit beantwortet werden: „Ist das noch aktuell?“ Wenn diese Frage niemand beantworten kann, ist der Inhalt bereits problematisch.

Ein weiteres Thema sind doppelte Inhalte. Wenn dieselben Informationen an mehreren Stellen auftauchen, entsteht Unsicherheit: Welche Version stimmt? Und welche sollte gepflegt werden? Deshalb gilt: ein Thema – ein Ort. Benötigen mehrere Bereiche dieselben Inhalte, sollte darauf verlinkt werden, anstatt sie mehrfach ab- oder anzulegen.

Zugang

Die zweite Säule ist der Zugang. Es geht darum, Informationen schnell und ohne unnötigen Aufwand zu erreichen. Selbst hochrelevante Inhalte verlieren an Wert, wenn Mitarbeitende sie nicht finden oder sich mühsam durch mehrere Navigationsebenen klicken müssen.

Die meisten Mitarbeitenden haben nur begrenzte Zeit und Motivation, aktiv auf der Plattform zu suchen. Wenn sie nicht zügig fündig werden, weichen sie auf andere Wege aus, oder fragen direkt Kolleg:innen. Deshalb sind Zugang und Struktur eng miteinander verknüpft: Eine logische, konsistente Informationsarchitektur bildet die Grundlage für gute Auffindbarkeit.

Zugang bedeutet auch, Inhalte so zu präsentieren, dass sie im Alltag sichtbar werden – nicht nur richtig abgelegt sind. In Haiilo erscheinen Inhalte beispielsweise auf der Startseite, basierend auf abonnierten Seiten und Communities. Wenn diese Abonnements nicht mit den tatsächlichen Anforderungen der Rolle übereinstimmen, bleiben relevante Inhalte unsichtbar – unabhängig davon, wie gut sie strukturiert sind. Klare Seitenstrukturen und sinnvoll gepflegte Abonnements sorgen gemeinsam dafür, dass Inhalte die Mitarbeitenden aktiv erreichen, statt darauf zu warten, entdeckt zu werden.

Besonders für Organisationen mit Frontline-Mitarbeitenden, die nicht täglich am Schreibtisch arbeiten, spielt auch die Mobile-App eine zentrale Rolle für den Zugang. Wenn ein großer Teil der Belegschaft Inhalte vor allem mobil konsumiert, sollte dies bei der Strukturierung und Darstellung konsequent mitgedacht werden.

Wie Relevanz und Zugang zusammenwirken

Struktur, Relevanz und Zugang sind keine isolierten Themen. Sie greifen ineinander und verstärken sich gegenseitig. Eine klare Struktur macht Inhalte leichter auffindbar. Aktuelle und gut gepflegte Inhalte sorgen dafür, dass Mitarbeitende gerne zurückkehren. Wenn die richtigen Inhalte dann auch noch ohne Aufwand zur richtigen Zielgruppe gelangen, entwickelt sich die Plattform ganz selbstverständlich zu einer verlässlichen Informationsquelle.

Möchtest du darüber hinaus eine Plattform schaffen, die Mitarbeitende täglich nutzen – nicht nur bei konkretem Bedarf –, spielen regelmäßige Updates, relevante Kommunikation und die Integration in andere Tools eine wichtige Rolle. Dieses Engagement entsteht jedoch nicht am Anfang, sondern als Ergebnis. Es entwickelt sich organisch, wenn die Basis stimmt: Inhalte, die echten Mehrwert bieten, und eine Plattform, die den Zugang so einfach wie möglich macht.