Der Start in einer neuen Organisation kann mit all den neuen Informationen und Gesichtern, die man sich merken muss, ganz schön überwältigend sein: „Auf welches dieser 50 Dokumente beziehst du dich? Wie viele Toms kann eine Firma eigentlich haben?!“
Um das Onboarding reibungsloser zu gestalten und neuen Mitarbeitenden von Anfang an das Gefühl zu geben, wirklich unterstützt zu werden, ist es eine großartige Idee, eine eigene Onboarding Seite zu erstellen, die alle grundlegenden Links und Ressourcen bündelt. So finden neue Teammitglieder ganz einfach, was sie brauchen, ohne sich durch mehrere Intranetseiten wühlen zu müssen.
Ziele deiner Onboarding Seite
Bevor du deine Seite erstellst, überlege dir die Hauptziele. Der Fokus sollte darauf liegen, sicherzustellen, dass die Informationen für jede*n Neueinsteiger*in relevant und nützlich sind.
- Einfacher Zugang zu wichtigen Informationen in den ersten Tagen und Wochen, damit sich neue Mitarbeitende von Anfang an besser unterstützt und vorbereitet fühlen.
- Zentralisierung der Onboarding Informationen durch eine einzige Quelle für wichtige Ressourcen, Prozesse und Kontakte, entweder direkt auf der Seite selbst oder mit Links zu Informationen auf anderen Seiten.
- Förderung von Verbindung und Kultur durch einen einfachen Einstieg in die Unternehmenskultur und interne Netzwerke, inklusive der Möglichkeit, sich mit anderen neuen Mitarbeitenden für Gemeinschaft und Unterstützung zu vernetzen.
Die Onboarding Seite auf Haiilo einrichten
Wir empfehlen die folgende Struktur zu verwenden:
- Inhalte-App (Hier starten): Der Ausgangspunkt deiner Seite. Ein "Willkommen“-Abschnitt, der den Onboarding Prozess vorstellt und Links zu den anderen Apps und Informationen auf der Seite enthält. Optional kannst du ein kurzes Einführungsvideo einbinden. Sieh dir Beispiel: „Willkommen auf unserer Seite“ (Inhalte-App) zur Inspiration an.
- Wiki-App (Agenda/Checkliste): Teile die Gesamtagenda sowie die ersten Tage des Unternehmens Onboardings. Jeder Artikel könnte die Onboarding-Workshops, Dokumente und Aufgaben auflisten, die an diesem Tag besucht, gelesen und erledigt werden müssen. Das hilft den Mitarbeitenden, schnell auf den neuesten Stand zu kommen und dient als klare To-do-Liste für jeden Tag.
- Events-App: Wenn du Events nur für neue Mitarbeitende organisierst, kannst du die Events App nutzen, um sie alle an einem leicht zu findenden Ort zu präsentieren. Dazu gehören Frühstücksveranstaltungen für neue Mitarbeitende, Afterworks und Ähnliches.
- Blog / Wiki-App (Willkommensbeiträge): Kurze Einführungsbeiträge oder Artikel über das Unternehmen, wie Nachrichten von der Führungsebene oder HR, sowie wichtige Inhalte über Unternehmenskultur, Werte, interne Kommunikation, Tools und Communities für soziale Vernetzung. Globale Themen, die neue Mitarbeitende kennen sollten, um sich gut einzuleben.
- Inhalte-App (Ressourcen): Verlinke HR-Richtlinien, das Unternehmenshandbuch, IT-Anleitungen und Prozessdokumente. Identifiziere die Must-Reads für alle neuen Mitarbeitenden und verlinke sie hier. Um doppelte Informationen zu vermeiden, die bereits auf anderen Seiten existieren, kannst du diese Seiten mit Link-Button-Widgets, Wiki-Artikel-Widgets oder Tabellen im Rich-Text-Editor verlinken, anstatt neue Inhalte auf der Onboarding Seite zu erstellen.
- Inhalte-App (Kontakte): Die wichtigsten Kontakte in deiner Organisation für neue Mitarbeitende (z. B. HR, IT, Recht) sowie wie man sie erreicht (z. B. über Ticketing-Systeme).
- Forum-App (Q&A): Erlaube neuen Mitarbeitenden, Fragen zum Onboarding zu stellen. So wird sichergestellt, dass diese Fragen als FAQ für zukünftige Mitarbeitende dokumentiert werden.
- Formular-App (Onboarding Feedback): Ein einfaches Formular mit einem offenen Textfeld, in dem neue Mitarbeitende ihr Feedback zu deinem Onboarding Prozess teilen können. Oder wenn du etwas noch Einfacheres möchtest, füge irgendwo auf der Seite ein Umfrage-Widget hinzu. Es ist immer hilfreich, Feedback Kanäle offen zu halten, damit du die Erfahrung kontinuierlich verbessern kannst.
Tipps für eine noch bessere Onboarding Seite
- Sichtbarkeit steuern: Überlege, die Seite privat zu setzen, sodass nur eingeladene Nutzer sie abonniert haben. Aktuelle Mitarbeitende benötigen keinen Zugriff, da diese Informationen auch auf anderen Seiten zu finden sein sollten.
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Automatisiere das Hinzufügen von Abonnenten: Arbeite mit deiner IT zusammen, um die Verwaltung der Abonnenten zu erleichtern:
- Wenn du deine Nutzer und Gruppen aus einem Benutzerverzeichnis synchronisierst, pflege eine „Neueinsteiger“-Gruppe, die automatisch neue Mitarbeitende einschließt, z. B. „Startdatum liegt innerhalb der letzten 30 Tage“. Diese Gruppe sollte automatisch sowohl für Sichtbarkeit als auch für das Abonnement abonniert werden. Neue Mitarbeitende automatisch zu abonnieren stellt sicher, dass sie informiert bleiben.
- Entferne Nutzer automatisch aus der Gruppe am Ende ihrer Onboarding-Phase, z. B. wenn das „Startdatum nicht länger als 30 Tage zurückliegt“. Wenn deine Seite privat ist, werden Nutzer, die nicht in der erlaubten Gruppe sind, automatisch de-abonniert, was ihnen ermöglicht, das Onboarding „abzuschließen“.
- Global vs. regional: Je nach deiner Organisation solltest du in Betracht ziehen, regionale Onboarding Seiten zu erstellen, anstatt nur eine globale, wenn dein Onboarding auf bestimmte Standorte zugeschnitten ist. So kannst du gezieltere und relevantere Informationen für jede Region bereitstellen.
- Verbinde das Intranet mit dem Onboarding: Im Rahmen deiner internen Kommunikation und Tool Einführungen solltest du daran denken, das Intranet vorzustellen! 🤩 Stelle die Seiten und Bereiche vor, die für die Nutzer am wichtigsten sind. Du kannst auch in Erwägung ziehen, das Profil vervollständigen Widget auf deiner Onboarding Seite zu integrieren, um neue Nutzer zu ermutigen, ihre Profile zu vervollständigen und sich im Intranet zu engagieren. Das hilft, von Anfang an aktive und engagierte Nutzer zu schaffen.