Best-Practices für die Steigerung der Profilvollständigkeit in eurem Intranet

Mitarbeiterprofile in einem Intranet sind ein nützliches Werkzeug zur Verbesserung der Zusammenarbeit und Kommunikation am Arbeitsplatz. Sie sind nicht nur ein Ort für grundlegende Informationen; sie helfen Kollegen dabei, sich zu vernetzen, Experten zu finden und eine stärkere Unternehmenskultur aufzubauen. Denk an ein vollständiges Profil als digitalen Händedruck, der aus Fremden Teamkollegen und Aufgaben Teamarbeit macht.

Aber wie kannst du Mitarbeiter dazu bringen, ihre Profile zu vervollständigen? Dieser Artikel bietet Strategien, um die Profilvollständigkeit zu steigern und deiner Organisation zu helfen, das Beste aus deinem Intranet herauszuholen.

Warum vollständige Mitarbeiterprofile wichtig sind

Ein ausgefülltes Benutzerprofil ist mehr als nur das Teilen persönlicher Informationen – es ist ein wertvolles Werkzeug für das gesamte Unternehmen.

Finde die richtige Person: Musst du einen Kollegen finden, dessen Namen du nicht mehr weißt, aber dich erinnerst, dass er im Londoner Büro arbeitet? Mit vollständigen Profilen kannst du schnell nach Kollegen suchen oder sie nach Bürostandort, Abteilung oder Jobtitel filtern. Das spart Zeit und hilft dir, in Sekundenschnelle die richtige Person zu kontaktieren.
Neue Mitarbeiter einarbeiten: Wenn eine neue Person dazukommt, können sie Profile nutzen, um Namen den Gesichtern zuzuordnen und zu verstehen, wer was macht, einschließlich ihres Vorgesetzten und Teams. Vollständige Profile helfen neuen Mitarbeitern sofort Teil des Teams zu werden und machen den Einarbeitungsprozess für alle reibungsloser.
Stärkere Verbindungen aufbauen: Profile sind nicht nur für die Arbeit. Das Teilen von Hobbys oder Interessen hilft Kollegen, Gemeinsamkeiten zu finden und Beziehungen aufzubauen. Diese kleinen Details können Freundschaften entstehen lassen und die Teamarbeit fördern, insbesondere bei Remote- oder Hybridteams.

Dein leeres Profil lässt deine Kollegen im Dunkeln. Indem du es ausfüllst, wirst du vom Fremden zum Teamkollegen.

Strategien zur Steigerung der Profilvollständigkeit

1. Vorhandene Daten vorab ausfüllen

Hilf Mitarbeitern, einfacher zu starten, indem du automatisch grundlegende Informationen ausfüllst. Dies verringert ihre Arbeitslast und bietet eine Grundlage für genaue, professionelle Daten.

So geht's: Verbinde dein Intranet mit deinem Benutzerverzeichnissystem (wie MS Graph oder einem HRIS), um automatisch professionelle Informationen auf Mitarbeiterprofilen zu aktualisieren und anzuzeigen. Grundlegende Details wie Abteilung, Jobtitel, Vorgesetzter und Bürostandort können vorab ausgefüllt werden, sodass sich Mitarbeiter darauf konzentrieren können, weitere persönliche und qualitative Informationen hinzuzufügen.

2. Mache es zu einem festen Bestandteil offizieller Prozesse

Indem du die Profilvollständigkeit zu einem festen Bestandteil deiner Geschäftsprozesse machst, hilfst du allen, es als berufliche Norm und nicht nur als Vorschlag zu betrachten.

Wie es gemacht wird: Füge die Vervollständigung des Intranet-Profils in deine Checkliste für das Onboarding neuer Mitarbeiter ein, um sicherzustellen, dass neue Mitarbeiter es von ihrem ersten Tag an ausfüllen. Dadurch wird das Profil als grundlegend für jeden neuen Mitarbeiter positioniert. Außerdem solltest du in Betracht ziehen, ein Widget zum Profil vervollständigen auf deiner Startseite hinzuzufügen, um alle Benutzer daran zu erinnern.

3. Gehe mit gutem Beispiel voran

Mitarbeiter sind motiviert, wenn sie sehen, dass Führungskräfte ein positives Beispiel setzen.

Wie es gemacht wird: Lasse alle Unternehmensführungskräfte und Manager zuerst ihre Profile vervollständigen. Verwende dann diese vollständigen Profile als Beispiele dafür, wie ein gutes Profil aussehen kann, und zeige damit, dass die Initiative in der gesamten Organisation geschätzt wird.

4. Biete strukturierte Anleitung

Zeige den Benutzern genau, was sie in ihren Profilen angeben sollen. Wenn du Benutzer einfach bittest, Felder auszufüllen, ohne Anweisungen zu geben, werden sie es nicht tun.

Wie es gemacht wird:

Hilfreiche Richtlinien: Erkläre klar, was Benutzer in jedes Feld eintragen sollen. Dies hilft Benutzern zu verstehen, welchen Zweck jeder Abschnitt hat und welche Informationen angemessen sind. Halte diese Richtlinien auf deiner HR-Seite zugänglich. Um dir den Einstieg zu erleichtern, haben wir einige Beispiebeschreibungen unten aufgelistet.
Professionelle Porträtfotos: Biete allen Mitarbeitern kostenlose professionelle Porträtfotos an und ermutige sie, das hochwertige Foto für ihr Profil zu verwenden.
Fertige Titelbilder: Biete Markentitelbilder zum Download an, die Benutzer direkt hochladen können. Dies spart Mitarbeitern Zeit und stellt sicher, dass alle Profile ein einheitliches Erscheinungsbild haben.

5. Gestalte den Prozess spielerisch

Füge etwas Spaß und freundlichen Wettbewerb hinzu, um die Profilvollendung interessanter zu gestalten.

Wie es gemacht wird: Starte einen Wettbewerb zur Profilvollendung. Kündige einen Wettbewerb an, um zu sehen, welches Abteilung oder Team bis zu einem bestimmten Datum den höchsten Prozentsatz an vollständigen Profilen erreichen kann. Das siegreiche Team könnte einen kleinen Preis wie ein Catering-Lunch oder eine Teambuilding-Aktivität gewinnen.

Richtlinien für Profilfelder

Verwende diese Richtlinien, um Mitarbeitern zu helfen, ihre Profile effektiv zu vervollständigen. Die verfügbaren Felder hängen von denen ab, die du auf deiner Plattform hinzugefügt hast. Verwende diese Vorschläge als Referenz und nicht als strikte Regeln.

Felder, die vorab ausgefüllt werden können	Persönliche und optionale Felder
Diese Felder werden in der Regel aus deinem Benutzerverzeichnis ausgefüllt, um Konsistenz und Genauigkeit sicherzustellen.	Das sind die Felder, die Mitarbeiter oft selbst ausfüllen müssen, um eine persönliche Note hinzuzufügen. Gib eine klare Aufforderung, um sie bei der Eingabe zu unterstützen.
Job Titel: Dein offizieller Jobtitel. Abteilung: Deine offizielle Abteilung. Unternehmen: Das Unternehmen, für das du arbeitest. Büro: Dein primärer Bürostandort. Aktueller Standort: Das Land, in dem du dich befindest. Telefon: Deine offizielle Arbeitsnummer, falls vorhanden. Mobil: Deine private Handynummer.	Über: Verwende 2-3 Sätze, um deine berufliche Erfahrung und Hauptverantwortlichkeiten zusammenzufassen. Erkläre, wie deine Rolle zum Unternehmensziel beiträgt. Expertise: Liste 3-5 deiner primären beruflichen Fähigkeiten oder Fachgebiete auf (z.B. "Datenanalyse," "Produktmarketing," "Projektmanagement"). Dies hilft Kollegen, dich zu finden, wenn sie spezifisches Wissen benötigen. Projekte: Liste wichtige Projekte auf, an denen du derzeit arbeitest oder die abgeschlossen sind. Dies liefert Kontext für deine Arbeit und hilft anderen zu verstehen, worauf du fokussiert bist. Bildung / Abschluss: Liste deinen höchsten Abschluss oder relevante Zertifizierungen auf (z.B. "Bachelor of Arts in Kommunikation," "PMP-Zertifizierung"). Sprachen: Liste die Sprachen auf, die du fließend sprichst. Dies ist hilfreich für internationale Teams oder eine diverse Belegschaft. Pronomen: Gib deine Pronomen an, um sicherzustellen, dass Kollegen dich respektvoll ansprechen. Interessen: Was sind deine Leidenschaften außerhalb der Arbeit? (z.B. "Wandern," "Fotografie," "Kochen"). Das Teilen dieser Informationen kann Verbindungen aufbauen und Gespräche anregen. Heimatstadt: Wo kommst du her? Das ist eine großartige Möglichkeit, Gemeinsamkeiten mit Kollegen zu finden. Geburtstag: Dein Geburtsdatum. Du kannst wählen, das Jahr leer zu lassen, wenn du möchtest. Social Media / Webseite: Füge Links zu professionellen Profilen hinzu (wie LinkedIn oder einer unternehmensbezogenen Website), die du gerne für Networking-Zwecke teilen möchtest.

Felder, die vorab ausgefüllt werden können

Persönliche und optionale Felder

Diese Felder werden in der Regel aus deinem Benutzerverzeichnis ausgefüllt, um Konsistenz und Genauigkeit sicherzustellen.

Das sind die Felder, die Mitarbeiter oft selbst ausfüllen müssen, um eine persönliche Note hinzuzufügen. Gib eine klare Aufforderung, um sie bei der Eingabe zu unterstützen.

Job Titel: Dein offizieller Jobtitel.
Abteilung: Deine offizielle Abteilung.
Unternehmen: Das Unternehmen, für das du arbeitest.
Büro: Dein primärer Bürostandort.
Aktueller Standort: Das Land, in dem du dich befindest.
Telefon: Deine offizielle Arbeitsnummer, falls vorhanden.
Mobil: Deine private Handynummer.

Über: Verwende 2-3 Sätze, um deine berufliche Erfahrung und Hauptverantwortlichkeiten zusammenzufassen. Erkläre, wie deine Rolle zum Unternehmensziel beiträgt.
Expertise: Liste 3-5 deiner primären beruflichen Fähigkeiten oder Fachgebiete auf (z.B. "Datenanalyse," "Produktmarketing," "Projektmanagement"). Dies hilft Kollegen, dich zu finden, wenn sie spezifisches Wissen benötigen.
Projekte: Liste wichtige Projekte auf, an denen du derzeit arbeitest oder die abgeschlossen sind. Dies liefert Kontext für deine Arbeit und hilft anderen zu verstehen, worauf du fokussiert bist.
Bildung / Abschluss: Liste deinen höchsten Abschluss oder relevante Zertifizierungen auf (z.B. "Bachelor of Arts in Kommunikation," "PMP-Zertifizierung").
Sprachen: Liste die Sprachen auf, die du fließend sprichst. Dies ist hilfreich für internationale Teams oder eine diverse Belegschaft.
Pronomen: Gib deine Pronomen an, um sicherzustellen, dass Kollegen dich respektvoll ansprechen.
Interessen: Was sind deine Leidenschaften außerhalb der Arbeit? (z.B. "Wandern," "Fotografie," "Kochen"). Das Teilen dieser Informationen kann Verbindungen aufbauen und Gespräche anregen.
Heimatstadt: Wo kommst du her? Das ist eine großartige Möglichkeit, Gemeinsamkeiten mit Kollegen zu finden.
Geburtstag: Dein Geburtsdatum. Du kannst wählen, das Jahr leer zu lassen, wenn du möchtest.
Social Media / Webseite: Füge Links zu professionellen Profilen hinzu (wie LinkedIn oder einer unternehmensbezogenen Website), die du gerne für Networking-Zwecke teilen möchtest.