Benutzerverzeichnis: Informationssystem für das Personalwesen (HRIS)

Du kannst ein Informationssystem für das Personalwesen (HRIS) wie Personio oder Workday verwenden, um Mitarbeiterdaten als Einweg-Synchronisierung mit Haiilo zu synchronisieren. Dafür musst Du beantragen, dass die Option "Benutzerverzeichnis des Informationssystems für das Personalwesen (HRIS)" auf Deiner Plattform aktiviert wird.

Grundlagen eines HRIS-Benutzerverzeichnisses

Haiilo integriert sich mit Deinem HR-Tool über merge.dev als Brücke. Zwei Synchronisationsschritte sind erforderlich, um das Benutzerverzeichnis zu synchronisieren:

  • Dein HR-Tool → merge.dev
  • merge.dev → Haiilo

Dies bedeutet, dass die HRIS-Synchronisierung verzögert ist. Standardmäßig synchronisiert merge.dev einmal täglich.

Unterstützte Benutzerprofilfelder

Die Profilfelder, die über ein HRIS-Benutzerverzeichnis zugeordnet werden können, sind unten aufgeführt. Fest codierte Felder werden immer angewendet.

Fest codiert Optional
  • E-Mail (workEmail)
  • Vorname
  • Nachname
  • Team (teamName ODER teamGroupName)
  • Beschäftigungsbeginndatum (startDate)
  • Persönliche E-Mail (personalEmail)
  • Handynummer (mobilePhone)
  • Berufsbezeichnung (jobTitle)
  • Benutzergruppe (groupGroupName)
  • Mitarbeiternummer (employeeNumber)
  • Abteilung (departmentGroupName)
  • Kostenstelle (costCenterGroupName)
  • Unternehmensrechtlicher Name (companyLegalName)
  • Unternehmensanzeigename (companyDisplayName)
  • Geschäftsbereich (businessUnitGroupName)
  • Geburtstag (birthday)

Die Verfügbarkeit bestimmter Felder kann je nach HRIS-Anbieter und Unterstützung durch merge.dev für die jeweiligen Felder variieren.

Wie Nutzer sich anmelden

Nachdem ein Nutzer aus einem HRIS synchronisiert wurde, kann er sich bei Haiilo anmelden. Dafür muss er entweder die Funktion für vergessenes Passwort auf der Anmeldeseite verwenden oder sich über einen Authentifizierungsanbieter anmelden, der das Feld workEmail verwendet, um den Nutzer zuzuordnen.

Aktiviere die Option HRIS-Benutzerverzeichnis

Um ein HRIS-Benutzerverzeichnis für Haiilo einzurichten, muss es aktiviert werden und eine Verbindung zwischen Deinem HRIS-System und merge.dev hergestellt werden.

  1. Kontaktiere unseren Service Desk mit einer Anfrage zur Aktivierung des HRIS. Unser Team wird die HRIS-Option in Deiner Plattform aktivieren und Dir einen Magic-Link zur Verfügung stellen.
  2. Nutze den bereitgestellten Magic-Link und folge den Schritten, um eine Verbindung zwischen Deinem HRIS-System und merge.dev herzustellen.
    • Der Link muss innerhalb von 7 Tagen verwendet werden, da er sonst abläuft. Bitte frage unser Team nach einem neuen Link, falls der Link abläuft, bevor Du die Verbindung herstellen kannst.
  3. Informiere unseren Service Desk, dass die Verbindung hergestellt wurde. Unser Team wird ein Konto-Token abrufen und teilen, das Du verwenden kannst, um das Benutzerverzeichnis in der Administration einzurichten.

Einrichten eines HRIS Benutzerverzeichnisses

Nachdem die HRIS-Option für Deine Plattform aktiviert wurde, kannst Du das Benutzerverzeichnis in Haiilo wie folgt einrichten:

  1. Gehe zu Administration > Benutzerverzeichnisse
  2. Wähle Verzeichnis anlegen, um ein neues Benutzerverzeichnis hinzuzufügen
  3. Gib einen Namen ein
  4. Wähle einen Typ: Informationssystem für das Personalwesen (HRIS)
  5. Fülle die Felder auf jedem Tab wie unten beschrieben aus

Verbindung

  1. Konto-Token: Füge das Konto-Token ein, das Du vom Team von Haiilo erhalten hast, in dieses Feld ein.
  2. Wähle Verbindung testen, um zu überprüfen, ob die Verbindung validiert ist.

HRIS-Verbindung.png

Benutzer

  1. Lokale Gruppen entfernen: Überprüfe, ob Du die synchronisierten Benutzer aus allen lokalen Gruppen entfernen möchtest, zu denen sie manuell in der Benutzerverwaltung in Haiilo hinzugefügt wurden.
  2. Andere Verzeichnisgruppen entfernen: Überprüfe, ob Du die synchronisierten Benutzer aus allen anderen Verzeichnisgruppen entfernen möchtest, zu denen sie manuell mit einer anderen Verzeichnissynchronisierung hinzugefügt wurden.
  3. Benutzername: Gib das Attribut für den Benutzernamen ein. Wir empfehlen die Verwendung von workEmail.

  4. Die restlichen Felder sind optional. Du kannst die Profilfelder der Benutzer aus Deinem HRIS-System synchronisieren, indem Du die verfügbaren Optionen zuordnest.

Derzeit gibt es keine Filterung für ein HRIS-Benutzerverzeichnis, was bedeutet, dass alle Benutzer synchronisiert werden.

Gruppen

  1. Um Gruppen aus einem Benutzerverzeichnis zu synchronisieren, aktiviere Gruppen synchronisieren.
  2. Gruppen bewahren: Wenn Gruppen synchronisieren deaktiviert ist, kannst Du dieses Feld aktivieren, um alle zuvor synchronisierten Gruppen für dieses spezifische Benutzerverzeichnis beizubehalten. Auf diese Weise kannst Du die zuvor synchronisierten Gruppen einfrieren. Wenn es nicht aktiviert ist, werden alle zuvor synchronisierten Gruppen und deren Mitgliedschaften beim nächsten Sync entfernt.

Synchronisation

  1. Page Size: Definiert, wie viele Elemente pro Abfrage synchronisiert werden. Die maximale Seitengröße für merge.dev beträgt 100, also wähle keinen höheren Wert.
  2. Aktivierung: Wenn aktiviert, werden neue und wiederhergestellte Nutzer während der Synchronisierung aktiviert. Andernfalls musst Du den Status der Nutzer manuell auf Aktiv im Benutzerverwaltung setzen.
  3. Verwaiste Benutzer: Wähle aus, was mit Nutzern passiert, die derzeit als aktive Nutzer auf Haiilo existieren, aber nicht mehr im Benutzerverzeichnis vorhanden sind. Wenn Du Ignorieren wählst, bleiben sie unverändert.
  4. Benutzer wiederherstellen: Wenn aktiviert, wird ein Nutzer, der von Haiilo deaktiviert oder gelöscht wurde, aber während der Synchronisierung erneut im Benutzerverzeichnis vorhanden ist, wieder aktiviert. Es ist nicht möglich, anonymisierte Nutzer wiederherzustellen. Ein zuvor anonymisierter Nutzer kann nur als neuer Nutzer erstellt werden.

Ausführung

  1. Wähle die Synchronisierungshäufigkeit aus. Wenn Du Deaktiviert wählst, führst Du die Synchronisierung manuell durch.

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