Die Formular-App lässt sich wunderbar dafür nutzen, analoge Urlaubsanträge zu digitalisieren. Kollegen, die ihren Urlaub beantragen möchten, füllen das entsprechende Formular in Haiilo aus, die Vorgesetzten bekommen eine E-Mail Benachrichtigung und können so schnell und einfach den Urlaub genehmigen.

Je nach Unternehmensgröße empfiehlt es sich, pro Abteilung eine Formular-App in der Team Community einzubinden. So werden die Anträge direkt an die richtige Person versandt und müssen nicht noch verteilt werden.

Als zusätzliche Übersicht kann man in der Team Community eine Listen-App einbinden und hier alle Urlaubstage der Teammitglieder eintragen.

Welche Einstellungen solltet ihr in der Formular-App vornehmen?

Beim Erstellen der App ist der Name zu vergeben (hier: "Urlaubsantrag") und die App auf Aktiv zu setzen.

Die Benachrichtigungen können in diesem Fall deaktiviert werden, da die zuständigen Kollegen per Mail über Anträge informiert werden. Dazu ist wichtig, dass ihr im zweiten Reiter, "E-Mail Benachrichtigungen", festlegt, welche Nutzer per Mail über neue Einträge im Formular benachrichtigt werden sollen. Hier empfehlen wir den Vorgesetzten auszuwählen, der die Urlaube genehmigt.

Du kannst die folgenden Felder verwenden:

• Benutzer: Derjenige, der den Urlaub nehmen möchte.
• Optionen: Auswahlfeld zur Art des Urlaubs. Das kann sein
  • bezahlter/unbezahlter Urlaub
  • Sonderurlaub
  • Bildungsurlaub
  • Überstundenabbau
  • ...
• Optionen: Als ergänzendes Feld sofern im vorherigen Feld "Sonderurlaub" ausgewählt wurde.
• Datum: Start des Urlaubs
• Datum: Ende des Urlaubs
• Text: für eventuell ergänzende Kommentare

Die ergänzende Urlaubsübersicht

Zusätzlich zur Formular-App könnt ihr gebündelt alle Urlaube des Teams über die Listen-App pflegen und so frühzeitig jeden im Team informiert halten. Du kannst die folgenden Felder verwenden:

• Benutzer: Derjenige, der den Urlaub nimmt.
• Datum: Start des Urlaubs
• Datum: Ende des Urlaubs
• Checkbox: Ist der Urlaub bereits genemigt oder noch in Planung?
• Text: für Bermerkungen

Die Kollegen können in der Listen-App eigene Sortierungen vornehmen: z. B. nach Namen filtern um die eigenen eingetragenen Urlaube untereinander zu sehen oder nach Datum um alle Urlaube in chronologischer Reihenfolge zu sortieren.

Ihr habt hier zwei Möglichkeiten zur Pflege der Liste: 

1. Nur der Vorgesetzte, der die Urlaube auch genehmigt, darf Einträge in der Liste vornehmen.
2. Die Kollegen müssen sich, parallel zum Formular-Antrag, in diese Liste eintragen und der Vorgesetzte setzt die Checkbox auf grün, wenn der Urlaub genehmigt ist.

Dabei ist wichtig, dass die Berechtigungen zum Bearbeiten der Listen-Einträge entsprechend gesetzt werden.

• Normale Benutzer dürfen nach der initialen Einsendung ihren Beitrag nicht mehr bearbeiten, da sonst unklar sein könnte, wer den grünen Haken auf "Genehmigt" gesetzt hat.
• optional: Normale Benutzer dürfen ihre Einträge nicht eigenständig löschen. Der Vorgesetzt könnte die Übersicht verlieren, wenn Änderungen vorgenommen werden und ggf. vergessen wird, ihn zu informieren.