E-Mail Benachrichtigungen

Vor allem in schnelllebigen Arbeitsumgebungen kann es leicht passieren, dass eure Nutzer vergessen, hin und wieder einen Blick in ihr Haiilo zu werfen. E-Mail-Benachrichtigungen sind einer der besten Hebel, um die Nutzeraktivität und ihr Engagement zu erhöhen.

Aufbau

Die E-Mail-Benachrichtigungen sind granular gestaltet: Sie bieten euren Nutzern einen guten Überblick dessen, was während seiner Abwesenheit in Haiilo passiert ist. Der Einstieg fasst alles zusammen, von offiziellen Unternehmensnachrichten über Chats zu sozialen Interaktionen.

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Bereits an dieser Stelle kann ein Nutzer direkt zu eurer Digitalen Heimat abspringen. Mit regelmäßigen Erinnerungen könnt ihr so die Aktivierungsrate steigern.

Für Nutzer, die mehr Kontext benötigen, ob der Inhalt für sie relevant ist und sich der Besuch in der Digitalen Heimat lohnt, werden anschließend Teaser mit den neusten Artikeln angezeigt. Gerade so viel, dass sie neugierig werden, aber nicht so viele Informationen, dass es nicht mehr notwendig erscheint, sich in Haiilo anzumelden.

Dazu gehören Informationen wie:

  • Wer hat die Chat-Nachrichten geschickt?
  • Welche Seite hat einen Blog-Beitrag veröffentlicht?
  • Um welchen Inhalt handelt es sich, den ich verpasst habe?

Wir haben hier einen praktischen Ansatz gewählt, indem wir den Nachrichtenbereich aufgeteilt haben in:

  1. "Unternehmensnachrichten", die alle Blogbeiträge von Auto-abonnierten-Seiten zeigen.
  2. "Artikel", die alle Blogbeiträge von Seiten zeigen, die eure Nutzer persönlich interessieren.

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Direkt unter den Blog Beiträgen folgen fünf Karten mit verschiedenen Arten von Interaktionen, die ein Nutzer seit der letzten Benachrichtigungs-E-Mail verpasst haben könnte.

Diese sind:

  • eigene Erwähnungen auf der Timeline
  • Ungelesene Channel Nachrichten
  • neue Kommentare zu Timeline Beiträgen, die du abonniert hast
  • Einladungen zu Communities
  • Neue Follower

Es werden jeweils nur die Rubriken angezeigt, die Inhalte enthalten.

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Einstellungen

In der Administration könnt ihr einstellen, ob eure Nutzer E-Mail Benachrichtigungen aus eurem Haiilo erhalten sollen.

Hinweis:

Die Mail wird nur dann versendet, wenn der Nutzer längere Zeit nicht mehr in Haiilo eingewählt war und es neue Benachrichtigungen gibt. Der Wert von "X neue Beiträge auf deiner persönlichen Timeline" in der Benachrichtigungsmail bezieht sich immer darauf, wie viele neue Beiträge sich auf der Startseiten Timeline zu dem Zeitpunkt des Versandes der E-Mail befinden. Es könnte sein, dass ihr nach Erhalt der E-Mail schon auf Haiilo eure Benachrichtigungen gesehen habt. In diesem Fall würde der Link in der E-Mail auf keine neuen Inhalte verweisen. 

Wenn die E-Mail Benachrichtigungen also generell für euer Haiilo aktiviert sind, kann jeder Nutzer selber in seinen persönlichen Einstellungen entscheiden, ob diese/r sie erhalten möchte und mit welcher Häufigkeit.

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Die Häufigkeitseinstellungen für die E-Mail-Benachrichtigungen sind: monatlich, zweiwöchentlich, wöchentlich und täglich.

Übrigens, die E-Mails werden je nach Einstellung der Zeitzone und der Häufigkeit zu festgelegten Zeitpunkten versendet:

  • Täglich: Jeden Tag, 10:00 Uhr
  • Wöchentlich: Jeden Montag, 10:00 Uhr
  • Zweiwöchentlich: Tag 1 und Tag 15, 10:00 Uhr
  • Monatlich: Tag 1, 10:00 Uhr

Darüber hinaus kann ein Nutzer die Option "Benachrichtigungen" aktivieren, wenn dieser auch immer eine E-Mail über Erwähnungen und Community-Einladungen bekommen möchte.

Design

Sofern ihr euer Haiilo in eurem eigenen CI-Design angepasst habt, wird dies auch für die E-Mail-Benachrichtigungen übernommen.

Hinweis:

Bitte beachtet, dass manche E-Mail Programm (z.B. Outlook) das Design nicht korrekt anzeigen können und daher die E-Mails eventuell anders aussehen werden. Dies können wir nicht beeinflussen.

Folgende Farbcodierung stehen in den E-Mails analog bereits festgelegter Elemente eurer Digitalen Heimat: 

  • E-Mail Header Hintergrund → Hintergrund der Navigation

  • E-Mail Hintergrund → Hintergrundfarbe

  • E-Mail Button → Button Hintergrundfarbe

  • Textlink → Linkfarbe

  • Texfarbe  → Texfarbe

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Sprache

Ihr habt die Möglichkeit die sprachlichen Inhalte eurer E-Mails anzupassen. Dazu geht ihr in die Administration und in den Bereich "Sprachen". Dort sucht ihr im Tab "Übersetzungen (Oberfläche)" die Labels heraus, welche mit "email.email_notification" und "email.email_welcome" anfangen und ändert diese entsprechend.

Die Überschrift der E-Mails wird aus dem Netzwerknamen, also dem Namen eures Haiilo, gezogen.

Absender

Haiilo verschickt Mails in der Cloud mit dem Absender "noreply@mail.coyocloud.com" oder "noreply@haiilo.app". Bitte passt euren Spam Filter/eure Whitelist entsprechend an.

In der Cloud können zudem über das Custom Domain Add-on Änderungen am Absender vorgenommen werden. Mehr dazu findet ihr hier.

FAQ

Warum erhalte ich keine Mail-Benachrichtigungen?

Mail-Benachrichtigungen sind ein wichtiges Instrument, um die Nutzer täglich über Neuigkeiten zu informieren. Das schafft Aufmerksamkeit und animiert sie zur aktiven Haiilo Nutzung. Umso ärgerlicher ist es, wenn sie keine E-Mails erhalten. Ist dies der Fall, kann es verschiedene Ursachen dafür geben:

Fall 1: Spam-Filter

Je nachdem, wie restriktiv euer Spam-Filter ist, kann es sein, dass die Mail mit den Benachrichtigungen fälschlicherweise im Spam-Ordner einsortiert wird. Das lässt sich vermeiden.

  • Haiilo Cloud: Bitte fügt die Absender-Adresse "noreply@mail.coyocloud.com" eurem Adressbuch hinzu
  • Custom E-Mail: Bitte erfragt bei eurer Abteilung, von welcher Adresse die Mail versendet wird und fügt sie dem Adressbuch hinzu

Fall 2: Fehler in der Mail-Adresse

Ein kleiner Tippfehler kann große Auswirkungen haben. Es ist daher wichtig noch einmal genau zu prüfen, ob wirklich die richtige Mail-Adresse hinterlegt ist. Dieses Problem tritt häufiger auf, wenn Nutzer mehrere E-Mail-Adressen haben oder eine Änderung der E-Mail-Kennung stattgefunden hat.

Bitte kontaktiert euren Administrator und stellt fest, welche E-Mail-Adresse im Benutzerverzeichnis hinterlegt wurde. Änderungen müssen immer im Benutzerverzeichnis erfolgen - eine bloße Änderung im Profil hat keine Auswirkungen!

Fall 3: Häufigkeit der Benachrichtigungen

Wenn die Benachrichtigungsoptionen für E-Mails auf "Jeden Tag" gestellt werden, beachtet bitte, dass Haiilo einmalig um 12 Uhr die offenen Benachrichtigungen prüft.

Sollte es also erst um 13 Uhr eine Benachrichtigung geben, wird an dem Tag keine E-Mail generiert. Das Gleiche gilt, wenn vor 12 Uhr alle Benachrichtigungen gelesen wurden: Es wird keine E-Mail generiert.

Soll die Überprüfung öfter durchgeführt werden, sollten eure Nutzer selbst das Benachrichtigungsintervall anpassen.

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