Hinweis:
Dieser Artikel ist nur für diejenigen interessant, die ihren Nutzern nicht das Recht einräumen, Communities zu erstellen. 

Eine digitale Heimat wird so richtig heimisch, wenn sich die Bewohner (Nutzer) auch in Communities austauschen - egal, ob es im Rahmen eines Projektes, zu bestimmten Themen oder im Gefüge einer Interessengemeinschaft ist. Beim Nutzen von Communities gibt es dabei keine Grenzen und vielfältige Möglichkeiten. Eines sollte dabei nur beachtet werden: Eine gewisse Grundaktivität ist wichtig! Dieses Gebot bedeutet nichts anderes, als das der Ersteller einer Community auch gleichzeitig Sorge trägt, dass in der Community etwas passiert und eine gewisse Grundaktivität vorhanden ist. Deswegen ist es umso wichtiger, dass es zu einem Thema nicht zwei Communities gibt, sondern im besten Fall eine mit vielen Mitgliedern - das sorgt für Aktivität in der Community. Genau da setzt dieser Anwendungsfall an. 

Community Manager

Den besten Überblick über die Communities hat ein Community Manager. Der Community Manager ist im Unternehmen der Experte für Communities, berät beim richtigen Aufbau, hilft bei der Steigerung der Aktivität und vor allem weiß er, welche Communities bereits existieren. Mit diesem Wissen kann der Community Manager beurteilen, ob die Erstellung einer Community sinnvoll ist. Auf der anderen Seite ist der Community Manager auch dafür zuständig, verwaiste Communities zu schließen - natürlich immer in Rücksprache mit dem Ersteller. Das kann z. B. für Projekt-Communities gelten, die nur für ein auf Zeit angelegtes Projekt erstellt wurden und deren Ergebnisse bereits in Wikis überführt wurden. 

Damit der Community Manager alles im Blick hat und die Communities verwalten kann, benötigt er diese Rechte:

• alle Rechte unter "Communities"
• Zugriff auf den Moderator-Modus 

Hinweis:
Mit diesen Rechten kann der Community Manager theoretisch in viele Bereiche in eurem Haiilo gucken. Daher empfehlen wir für den Community Manager Spielregeln für einen sensiblen Umgang mit diesem Recht zu definieren. 

Alternative zum Moderator-Modus

Wenn ihr nicht möchtet, dass der Community Manager das Recht "Zugriff auf den Moderator-Modus" erhält, könntet ihr ihn alternativ in jeder Community als Admin hinterlegen. Das ist die Mindestvoraussetzung, damit er seiner Rolle auch gerecht werden kann. Allerdings ist diese Variante in der Administration aufwendiger.

Auch hier braucht es natürlich Spielregeln, an die sich der Community halten muss. 

Community beantragen

Für das Beantragen einer Community benötigt ihr die Formular-App. In unserem Beispiel haben wir dafür eine Haiilo Hilfe-Community erstellt, in der die Formular-App beheimatet ist. Beim Erstellen der App ist wichtig, dass ihr die Benachrichtigungen für die Administratoren aktiviert - so werden die Admins der Hilfe-Community immer informiert, wenn ein neuer Communityantrag eingeht.

Das Formular könnt ihr mit den entsprechenden Informationen aufbauen, die für euch am besten passen. Diese Felder haben wir in unserem Beispiel gewählt:

So sieht der Antrag für den Anfragenden aus:

Auf der Übersichtsseite der Communities platziert ihr einen Link-Button, der zu dem Antragsformular führt.

In unserem Beispiel haben wir folgende Einstellung hinterlegt:

Nach erfolgtem Antrag prüft der Community Manager, ob bereits eine ähnliche Community existiert und gibt dem Antragsteller eine Rückmeldung, wie es mit seinem Antrag weitergeht. Im besten Fall erhält er danach seine "eigene" Community und freut sich, die digitale Heimat aus einer anderen Perspektive (als Admin) zu erleben und auszubauen.

Hat der Community Manager die Community erstellt und ggf. aufgebaut, übergibt er die Verantwortung an den Antragsteller und macht ihn zum Admin der Community. Danach tritt der Community Manager aus der Community aus. 

Community archivieren 

Im Abschnitt des Community Managers haben wir das Thema bereits angeschnitten: Manch Community wird irgendwann nicht mehr benötigt. Sei es eine Community für ein Projekt auf Zeit, eine Team-Community, dass vielleicht mit einem Team zusammengelegt wurde oder andere Gründe. Damit die Communities nicht einfach verwaisen, sollte der Community Admin den Community Manager informieren, dass die Community archiviert werden kann.