"Morgen Vormittag habe ich einen Termin, ich arbeite danach von zu Hause." Eine Situation wie diese haben die meisten wohl schon einmal erlebt. Toll, wenn ein Unternehmen einem diese Möglichkeit gibt, noch toller, wenn das nötige Arbeitsmaterial direkt abrufbar ist! Zugegeben, Haiilo alleine reicht als Tool nicht aus, aber es bietet euch die umfangreiche Basis dafür. 

Wenn ihr normalerweise eng im Team zusammenarbeitet, müssen bei der Heimarbeit zwei wesentliche Aspekte bedacht werden: Die Selbstorganisation und die Erreichbarkeit des gesamten Teams. 

Selbstorganisation im Home Office 

Arbeiten im Home Office hat eine ganz andere Dynamik als im Büro. Man wird nicht durch Kollegen unterbrochen, der Geräuschpegel ist geringer und man kann in Ruhe an Aufgaben arbeiten, die viel Konzentration erfordern.

Die Selbstorganisation beim Arbeiten von zu Hause ist stark von der eigenen Disziplin und den Rahmenbedingungen des Unternehmens abhängig. Dafür haben wir euch einige Tipps zusammengestellt, die euch helfen, effektiv im Home Office zu arbeiten.

Eine Community für das Team

Mit Haiilo habt ihr eine super Plattform, mit der ihr auch räumlich getrennt als Team arbeiten könnt. Aktiviert in also unbedingt zwei Elemente: Die Communities und den Chat. Wie ihr eine gute Team-Community aufbaut, könnt ihr hier nachlesen.

Zur Erweiterung der digitalen Zusammenarbeit halten wir ein Tool für Videokonferenzen für besonders wichtig. Soziale Interaktion zu haben, ist unfassbar wichtig für Menschen und bekommt eine andere Bedeutung, wenn man nicht im selben Büro sitzt.

Chat vs. Community

Der Chat ist ein einfaches und effektives Kommunikationsmittel. Doch Vorsicht: Zu schnell wird es hier unübersichtlich, gerade wenn ihr in einem großen Team zusammenarbeitet. Hier ein Dokument zum gegenlesen und abzeichnen, da ein kurzer Austausch und wo war noch gleich der Link zu dem Dokument? 

Stellt klare Regeln auf, was in den Chat gehört und was in eurer Community auf der Timeline geteilt wird. Kurze Meldungen, wie z. B. „afk“ (=„away from keybord“), oder Rückfragen zu Terminen sind auf jeden Fall etwas für den Chat. Dokumente, Arbeitsabläufe die besprochen werden müssen, Meinungsbilder einholen – das alles sollte unbedingt in eure Community.

Tipp:
Postet nicht alles auf der Timeline. Mit den entsprechenden Apps könnt ihr hier zusätzliche Übersichtlichkeit schaffen. Für Protokolle z. B. eignet sich wunderbar die Blog-App.

Die Haiilo Statusanzeige

Ihr habt zwei Herausforderungen beim Arbeiten von daheim: Einerseits konzentriertes Arbeiten, andererseits die Erreichbarkeit für euer Team und Kollegen. Hier gilt, Kommunikation ist alles! Wir haben in Haiilo eine kleine, aber wirkungsvolle Funktion: Der farblich unterlegte Status am Profilbild. Nutzt diesen aktiv!

Seid ihr länger als zwei Minuten weg? Dann setzt doch auch gleich den Status auf „Abwesend“. 

Wer möchte, kann auch Statusmeldungen hinzufügen. Im Gegenzug gilt natürlich für die Kollegen darauf Rücksicht zu nehmen, wenn beim Gegenüber der Status auf „Beschäftigt“ ist. Eine Antwort kann euch ggf. mit etwas Zeitverzögerung erreichen. Gleiches gilt für den Feierabend: setzt den Status auf "Offline", damit eure Kollegen wissen, dass ihr ab jetzt nicht mehr in Haiilo erreichbar seid.

Arbeitsumgebung

Neben den Rahmenbedingungen für das digitale Zusammenarbeiten ist es auch wichtig, eure Arbeitsumgebung im Home-Office so zu gestalten, dass ihr gut arbeiten könnt.

Nicht jeder hat ein extra Bürozimmer zu Hause. Versucht dennoch, eine Arbeitsecke zu gestalten, die sich bestmöglich an eure Arbeitsabläufe anpasst: Welche und wie viele Geräte benötigt ihr? Reicht euch ein Laptop? Greift ihr auch mobil auf Haiilo bzw. über die mobile App zu? Für Telefon, eine zusätzliche Tastatur, Monitor, Maus und weitere Materialien benötigt ihr entsprechenden Platz. Habt ihr euch auch dort eingerichtet, steht der effektiven Zusammenarbeit nichts mehr im Wege!