Die Einführung eines neuen Intranets enthält viele Arbeitspakete, die beachtet werden müssen. Für den Fall, dass ihr bereits ein Intranet im Einsatz habt, ist eins davon die Übergangsphase vom alten zum neuen Intranet. Hier solltet ihr euch frühzeitig Gedanken machen, wie diese Übergangsphase aussehen soll und welche Punkte angegangen werden müssen. 

Vorab: Vom Parallelbetrieb beider Systeme in der Anfangszeit raten wir ab. Das verwirrt die Nutzer und führt zu einem indifferenten Nutzungsverhalten. Die Nutzer sind zwar neugierig auf das neue System, nutzen dennoch oft gewohnte Wege. Irgendwie sind wir auch alle "Gewohnheitstiere". In der alten Welt kennen sich die Nutzer aus. Warum sollten sie Haiilo erkunden, wenn sie auch im alten System Informationen finden?! Somit wird es für euch schwerer Akzeptanz für Haiilo und Aktivität auf der Plattform zu schaffen. Ganz abgesehen vom doppelten Pflegeaufwand. Daher empfehlen wir euch, eure Planung dahingehend auszurichten, dass für die Nutzer nur noch Haiilo die führende Plattform ist.  

Grundstock an News

Ihr solltet mindestens die News der letzten zwei bis drei Wochen migrieren, damit eure Nutzer sich direkt in der Plattform zurechtfinden und ihnen ein Gefühl von Sicherheit gegeben wird. Das ist wie ein Anker für eure Nutzer, denn sie kennen die News und bekommen ein Gefühl der Vertrautheit.

Zusätzlich sollten alle neuen Unternehmensneuigkeiten nur noch auf Haiilo veröffentlicht werden, um Aktualität zu gewährleisten und Aktivität auf die Plattform zu bringen. So kommen die Nutzer nicht auf eine leere Plattform, sondern finden eine lebendige Plattform vor. 

Inhalte migrieren: Chancen nutzen!

Mit der Einführung von Haiilo, als euer neues Social Intranet, habt ihr nicht nur die Gelegenheit eine moderne digitale Heimat für eure Mitarbeiter zu erschaffen. Ihr habt auch die Chance, alte Zöpfe abzuschneiden und dafür zu sorgen, dass die wirklich benötigten und gesuchten Inhalte in eurem Haiilo zu finden sind.

Konkret bedeutet das: Jeder hat in seinem Intranet Inhalte, die gar nicht oder nur kaum gesucht und genutzt werden. Der Umzug auf eure neue Instanz ist dabei die Chance aufzuräumen und sich von diesen Altlasten zu befreien. Wird doch ein Dokument oder Wiki von Nutzern vermisst, könnt ihr das argumentativ auffangen und die Inhalte nachträglich zur Verfügung stellen. Die Erfahrung zeigt, dass dies jedoch selten bis gar nicht vorkommt.

Kommunikation: Informiert eure Mitarbeiter

Die wichtigste Disziplin auf dem Weg zur erfolgreichen Einführung von Haiilo ist die Kommunikation. Die Mitarbeiter müssen auf den Übergang und Umzug vom Alten ins neue Intranet vorbereitet werden. Mit der Kommunikation schafft ihr Klarheit und macht die Nutzer neugierig auf die neue Plattform. Dabei gibt es verschiedene Themen und Inhalte, die es zu beachten gilt und zu denen ihr informieren solltet:

• Wann geht die neue Plattform live?
• Wie erhalten die Mitarbeiter Zugang?
• Ist das alte Intranet noch erreichbar?
• Was passiert mit den Inhalten aus dem alten Intranet?
• Welche Vorteile bietet der Wechsel zu Haiilo?
• ...

Inhalte, die nicht migriert werden oder von anderen Fachabteilungen kommen, sollten vorher gesichert werden. Und auch hier gilt: Kommunikation und Austausch mit den Ansprechpartnern aus anderen Abteilungen ist besonders wichtig. Vielleicht sind diese Ansprechpartner auch prädestiniert dafür Power User für Haiilo zu werden? Dann solltet ihr frühzeitig aktiv werden und diese Mitarbeiter schulen. Sie können euch bei der Migration unterstützen und sind wichtige Fürsprecher für Haiilo.

Es gibt sicherlich noch mehr Informationen, die zum Go-Live kommuniziert werden müssen. Die hier genannten sind erst einmal die Wichtigsten, die es für den Übergang braucht.

Das alte Intranet abschalten

Während des Aufbaus der neuen digitalen Heimat kann es schnell in Vergessenheit geraten: Das Abschalten des alten Intranets. Sobald eure neue digitale Heimat live geht, sollte parallel der Zugang zum alten Intranet deaktiviert werden.