Mit der Microsoft Integration in Haiilo vervollständigt sich eure Digitale Heimat um ein weiteres Stück. Ihr schaltet damit weitere Funktionen von Microsoft direkt in eurem Haiilo frei.
Es gibt zwei Pakete für die Integration mit Microsoft.
Basic Paket
Diese Funktion/en des Basic Paket sind nach einer Konfiguration standardmäßig in Haiilo enthalten.
Login über Microsoft 365
Ihr könnt eine zusätzliche Schaltfläche auf dem Anmeldebildschirm anlegen, über welche sich ein Nutzer mit Hilfe von Microsoft 365 an Haiilo anmelden kann. Die Voraussetzung dafür ist, dass die E-Mail-Adresse seines Microsoft 365-Kontos mit der E-Mail-Adresse in Haiilo übereinstimmt.
Wie das eingerichtet werden kann, findet ihr hier heraus.
Nutzer synchronisieren
Ihr könnt zusätzlich zu lokalen Nutzern auch weitere Nutzer über Microsoft (MS Graph) automatisch synchronisieren, falls ihr dort welche verwaltet.
Wie das eingerichtet werden kann, findet ihr hier heraus.
Office Dateien bearbeiten
Ein Nutzer kann in Haiilo Office Dateien so anklicken, dass diese direkt in dem entsprechenden Office Programm geöffnet werden. Dieses Feature von Haiilo funktioniert mit .docx, .xlxs und .pptx Office Dateien und mit allen Microsoft Office Versionen ab Office 2013.
Dazu benötigt der Nutzer das Recht "Dateien mit Microsoft Office bearbeiten", das in der Administration vergeben wird. Sofern dieser das Recht innehabt, verändert sich die Vorschau von unterstützenden Dokumenten um den "Bearbeiten" Menüpunkt. Über den Knopf öffnet ihr das entsprechende Dokument nun direkt aus Haiilo in dem entsprechenden Office Programm heraus.
Dies hat den Vorteil, dass andere Nutzer sehen können, wann die Datei in Bearbeitung ist, von wem sie bearbeiten wird und die Versionierung der Datei in Haiilo wird auch angepasst.
Hinweis:
Bei der Versionierung von Office Dateien wird erst eine neue Version erstellt, wenn seit der Erstellung der vorherigen Version mehr als 30 Minuten vergangen sind. Im Zeitraum dazwischen werden die vorgenommenen Änderungen natürlich ebenfalls gespeichert, jedoch wird dabei der bestehende Eintrag in der Historie genutzt/ überschrieben.
Falls eine Datei, welche gerade bearbeitet wird, entsperrt werden soll, können Nutzer, welche die Berechtigung haben die Dokumenten App zu bearbeiten, die Datei auch über ein Schloss Symbol innerhalb der Vorschau entsperren.
Add-on Paket
Diese Funktion/en des Add-on Paket sind nach einer Konfiguration in Haiilo enthalten, wenn ihr das entsprechende Add-on gebucht habt und der Nutzer sich per Microsoft an eurem Haiilo angemeldet hat.
SharePoint Online Dateien anhängen
Mit Haiilo könnt ihr einfach und unkompliziert Dateien aus SharePoint Online wählen und eurem Timeline-Beitrag, Kommentar oder im Chat anhängen. Das Anhängen von Dateien aus SharePoint ist ganz einfach: Ihr klickt in eurem Beitrag auf „Dateien hinzufügen“ und findet dort die Option „SharePoint Online“.
Darüber gelangt ihr zur Übersicht der Dateien und Ordner eures SharePoint Online, für die ihr zugangsberechtigt seid. Ihr entscheidet, ob ihr durch eure SharePoint Ordner browst oder die Suche nutzt. Ihr könnt beliebig viele Dateien aus verschiedenen Ordnern als Anhang markieren.
Als Nächstes geht ihr auf „Auswählen“, um die ausgewählten Dateien eurem Beitrag anzuhängen.
Outlook Kalender synchronisieren
Die Events von Haiilo werden mit eurem Outlook Kalender synchronisiert, sodass ihr keine Termine mehr doppelt verwalten müsst. Werden die Events in Haiilo verändert (bspw. die Uhrzeit oder das Datum), wird auch automatisch der Termin in eurem Outlook Kalender aktualisiert.
Dafür müssen diese Grundlagen geschaffen sein:
- Die Microsoft-Integration wurde eingerichtet (als Multi-Tenant)
- Die Nutzer melden sich mit ihrem Microsoft 365 Account in Haiilo an
- Die Nutzer haben eine Rolle mit der Berechtigung "M365 Integration aktivieren"
- Die Nutzer aktivieren den Outlook Kalendar Sync in ihren Account Einstellungen
SharePoint Online durchsuchen
Mit der Haiilo Suche könnt ihr auch Dateien aus SharePoint Online finden. Die Integration erleichtert euch das Suchen nach Inhalten. Ihr müsst nicht überlegen, ob es ein Inhalt in Haiilo oder aus SharePoint Online ist - ihr nutzt eine Suche, um die relevanten Inhalte zu finden. So findet ihr viel schneller, wonach ihr gerade sucht. Haiilo zeigt euch die Anzahl der Suchtreffer in SharePoint Online sowie derer aus Haiilo an. Mit einem Klick gelangt ihr zum gewünschten Inhalt.
Sollte die gewünschte Datei nicht in der Liste enthalten sein, leitet Haiilo euch mit einem Klick weiter. Dazu wählt ihr "Zeige alle" aus und schon geht die Suche in einem neuen Browserfenster in Google Drive weiter.
Neuste Microsoft 365 Dateien-Widget
Mit dem Neueste Microsoft 365 Dateien-Widget habt ihr eine direkte Übersicht eurer Microsoft 365 Dateien. Ihr könnt aus dem Widget auch direkt in die Dateien springen, wobei das entsprechende Tool (z.B. Word, Excel) wie üblich in einem neuen Browser-Tab geöffnet wird.
Im Widget werden euch immer die Dateien angezeigt, an denen ihr zuletzt gearbeitet habt. Wie viele hier angezeigt werden, legt ihr in den Einstellungen des Widgets fest. Die maximale Anzeige beträgt 20 Dateien. Für eine bessere Übersicht kann die vollständige Liste einfach über den "Mehr anzeigen"-Button eingesehen werden.
Microsoft 365 Apps im Launchpad
In Haiilo könnt ihr die wichtigsten Microsoft 365 Apps direkt und einfach über das Launchpad ansteuern.
Microsoft Stream in Haiilo
Microsoft Stream ist der Videodienst, der in eurer Microsoft 365 Lizenz enthalten ist. Hier könnt ihr Videos hochladen, anzeigen, organisieren und freigeben.
In Haiilo habt ihr die Möglichkeit diese Videos ebenfalls anzeigen zu lassen ohne eine erneute Verlinkung zu benötigen. An jeder Position, an der ihr Videos einfügen könnt, geht dies ebenfalls mit Microsoft Stream. Alles was ihr dazu benötigt, ist die URL des Videos.
An jeder Position, wo ihr den Rich-Text-Editor (RTE) einbinden könnt, besteht die Option ein Video inkl. Vorschau anzeigen zu lassen. Beachtet bitte, dass ihr über das Icon für Videos gehen müsst. Sofern ihr nur den Link als Text einfügt, wird dieser zwar als Link generiert, das Video hat jedoch keine Vorschau.
Sofern ihr längerfristig ein Video an prominenter Position veröffentlichen möchtet, lohnt sich auch die Einbindung über das Video-Widget. Auch hier wird mit Hilfe der URL eine Vorschau generiert.
Livevideos in Microsoft Stream
Eine Funktion von MS Stream sind die Liveevents. Auch hier werden über eine URL Einladungen dazu versandt. In Haiilo könnt ihr diese URLs beispielsweise auf die Timeline in einem Event einfügen, so können eure Zuschauer direkt in Haiilo am Livevideo teilnehmen.
Dies funktioniert selbstverständlich auch auf persönlichen oder der globalen Timeline.