Mit der Microsoft 365 Integration in Haiilo vervollständigt sich eure Digitale Heimat um ein weiteres Stück. Auf einer einzelnen Plattform finden eure Mitarbeiter alle gängigen Microsoft-Programme, womit der Arbeitsalltag noch leichter wird.
Euch stehen mit Haiilo zwei Pakete zur Verfügung:
- Microsoft 365 Basic (im Standard enthalten)
Microsoft 365 Add-On
Das M365 Paket ist zusätzlich buchbar und umfasst folgende Integrationen:
- Events Synchronisation mit dem Outlook Kalender
- Haiilo Chatbot für Microsoft Teams
- SharePoint Online
- Schnellzugriff auf Microsoft 365 Anwendungen
- Microsoft Stream in Haiilo
Hinweis:
Für die Cloud sind diese bereits verfügbar. On-Premises Kunden stehen die Integrationen ab dem Major Release, Version 21 bzw. das Durchsuchen von SharePoint Online Dateien ab dem Major Release 28 zur Verfügung. Lediglich der Haiilo Chatbot steht für die On-Premises Kunden nicht zur Verfügung.
Add-On aktivieren
Ihr benötigt ihr einen gültigen Lizenzschlüssel, um das Microsoft 365 Add-On zu nutzen. Erstellt einfach ein Ticket über den Service Desk und unsere Account Manager melden sich bei euch.
Microsoft 365 Basic
Das Basic Paket ist standardmäßig im Haiilo Produkt enthalten. Dazu gehören:
Vorschau für Office-Dateien
Mithilfe der Vorschau für Office-Dateien müsst ihr keine Dateien herunterladen, um den Inhalt einzusehen. Mit Klick auf das Dokument erhaltet ihr eine Vorschau für den Inhalt und könnt ganz einfach das Dokument durch scrollen.
Hinweis:
Die Vorschau gilt nur für Word und Power Point Dateien. Voraussetzung ist, dass ihr mit eurem Microsoft 365 Konto eingeloggt seid.
Authentifizierung in Haiilo
Den schnellen und übersichtlichen Zugriff auf Word, Excel und Co. könnt ihr euch mit den folgenden Schritten einrichten.
Als erstes müsst ihr in Haiilo einen neuen Authentifizierungsanbieter hinzufügen. Unter "Administration" > "Authentifizierung" findet ihr in der oberen rechten Ecke die Schaltfläche "Authentifizierungs-Anbieter erstellen":
Wir haben euch die Anbindung soweit vereinfacht, wie Microsoft es zulässt: Wir haben Voreinstellungen hinterlegt, womit Haiilo automatisch die Felder ausfüllt, bei denen die Parameter sich nicht unterscheiden.
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Name: Frei wählbar - zur Wiedererkennung empfehlen wir "M365" / "Microsoft 365"
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Alias: Frei wählbar - zur Wiedererkennung empfehlen wir "m365" / "microsoft365"
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Typ: OpenID Connect
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Voreinstellungen:
Microsoft 365 + Integrationen
Sobald ihr die Voreinstellungen auswählt, füllen sich die Felder alle automatisch - bis auf drei. Die drei Felder, "Client-ID", "Client-Secret" und "Kunden-ID" müsst ihr nun aus eurem Microsoft-Konto heraus generieren.
Authentifizierung in Microsoft Azure
Meldet euch in eurem Microsoft Azure an und wechselt zu dem Bereich der App Registrierungen.
Hier findet ihr die Schaltfläche "+ Neue Registrierung":
Anschließend gebt ihr der neuen App-Registrierung einen Namen eurer Wahl an und wählt den zweiten Punkt "Konten in einem beliebigen Organisationsverzeichnis (beliebiges Azure AD-Verzeichnis – mehrinstanzenfähig)" aus und bestätigt mit "Registrieren".
Sobald ihr dies getan habt, öffnen sich die Einstellungen der neuen App Registrierung.
Hier kopiert ihr euch die "Anwendungs-ID (Client)" und fügt diese bei Haiilo in das Feld "Client-ID" innerhalb der Konfiguration des Authentifizierungsanbieter ein. Zusätzlich kopiert ihr euch die "Verzeichnis-ID (Mandant)" und fügt diese bei Haiilo in das Feld "Kunden-ID" innerhalb der Konfiguration des Authentifizierungsanbieter ein.
Im Menü-Punkt links, "Zertifikate & Geheimnisse", kreiert ihr nun einen neuen "Geheimen Clientschlüssel". Auch hier könnt ihr den Namen frei wählen.
Kopiert euch diesen Schlüssel und fügt ihn in Haiilo unter "Client-Secret" innerhalb der Konfiguration des Authentifizierungsanbieter ein.
Jetzt speichert ihr einmal die Konfiguration des Authentifizierungsanbieter und editiert sie anschließend erneut.
Im unteren Bereich, blau unterlegt, wird nun die "Weiterleitungs-URL" angezeigt. Bitte kopiert euch diese und fügt sie unter "Umleitungs-URL" in eurem Azure-Konto ein (s. Screenshot oben). Wählt dazu den Typ "Web" unter "Web Applikation" aus, wenn ihr die URL eintragt.
Im nächsten Schritt müsst Ihr die API Berechtigungen in Azure unter "API Berechtigungen" setzen, welche in der Haiilo Konfiguration unter "Anwendungsbereich" aufgelistet werden. Wichtig ist hierbei, dass ihr diese als Type "Delegiert" hinterlegt und durch einen Admin freigeben lasst (dies wird durch den grünen Haken ersichtlich).
Calendars.ReadWrite
Mail.Read
offline_access
openid
Sites.Read.All
User.Read
Falls ihr eine dieser Berechtigungen nicht vergeben wollt, könnt ihr sie einfach weglassen.
Hinweis:
Die Berechtigungen "offline_access" und "openid" könnt ihr nicht weg lassen, weil die Integration sonst nicht funktioniert. Die folgenden Berechtigungen könnt ihr aber weglassen, wenn ihr die Funktion der Integration nicht benötigt:
- Calendars.ReadWrite = Outlook Sync von Events
- Mail.Read = Badge für Outlook Symbol im Launchpad
- User.Read = Login der Benutzer
Fertig seid ihr in der Microsoft Azure Oberfläche.
Auch in der Haiilo Administration müsst ihr jetzt einmal final speichern.
Für die finale Implementierung müsst ihr euch ausloggen und mit der M365 Applikation anmelden:
Hinweis:
Es kann sein, dass für euch hier eine andere Beschreibung erscheint. Ihr habt im ersten Schritt den Namen gewählt, wie der Authentifizierungsanbieter innerhalb der Haiilo-Oberfläche heißen soll. Bei Bedarf, könnt ihr den Namen im Nachhinein ohne Probleme ändern. Bitte beachtet außerdem, dass für den Login mit M365 die Nutzer bereits in Haiilo hinterlegt sind.
Microsoft 365 für die Nutzer verfügbar machen
Ihr habt jetzt Haiilo mit Microsoft 365 verbunden und alle technischen Voraussetzungen geschaffen. Damit auch die Nutzer von die Microsoft 365 Funktionen nutzen können, müsst ihr zum einen "Office 365" als aktive Integration auswählen und euren Nutzern noch das Recht "Microsoft 365 aktivieren" einräumen, welches ihr in euren Rollen unter "Benutzerverwaltung" findet. Erst dann können sie die Features nutzen.
