Dokumenten-App

Mit der Dokumenten-App kannst du Dateien innerhalb einer bestimmten Seite oder Community hochladen und verwalten. Verwende Ordner, um die Dateien, die du verwalten willst, thematisch zu ordnen und verwende Deep Links, um bei Bedarf auf sie zuzugreifen.

Die App konfigurieren

Sobald du eine Dokumenten-App zu deiner Seite oder Community hinzugefügt hast, solltest du dich für Konfigurationsoptionen entscheiden. Lies auch Apps Überblick für allgemeine Informationen über Apps.

  • Name: Gib deiner App einen aussagekräftigen Namen, der das Thema und den Anwendungsfall am besten widerspiegelt.
  • Aktiviere diese App: Aktiviere die App sofort oder lass sie im deaktivierten Modus. Eine deaktivierte App ist nur für die Administratoren einer Seite oder Community sichtbar. Die App befindet sich im Entwurfsmodus.
  • URL: Standardmäßig wird die URL aus dem Namen der App generiert, aber du kannst sie in etwas anderes ändern. Bitte denkt daran, dass alle alten Links, die zur App führen, nicht mehr funktionieren, wenn du die URL änderst.
  • Zeige Autoren: Wenn das Feld nicht markiert ist, kann niemand sehen, wer das Dokument erstellt oder zuletzt bearbeitet hat. Sobald das Feld markiert ist, wird der Name, einschließlich eines Links zum Profil der Person, in folgenden Bereichen angezeigt den folgenden Bereichen angezeigt:
    • Übersicht über die Dokumente in der App: Es erscheint eine Spalte mit allen Autoren
    • Vorschau auf ein Dokument: Im Informationsbereich der Vorschau wird der Autor zusätzlich zu Ort und Datum des Uploads angezeigt
    • Versionshistorie eines Dokuments: Zusätzlich zum Zeitpunkt des Uploads, wird auch der Name des Nutzers angezeigt, der die entsprechende Version hochgeladen hat. sichtbar
  • Benachrichtigungen bei neuen Dokumenten: Je nach Auswahl, niemand, alle Abonnenten oder nur Admins der Seite oder Community benachrichtigt wenn neue Dokumente hochgeladen werden.
  • Berechtigungen: Lege fest, wer neue Dateien hochladen, bestehende ändern und Ordner erstellen, bearbeiten oder löschen darf. Deine Auswahl bestimmt den Charakter der App. Bei Communities mit einem eher demokratischen Ansatz kann jeder oft den Inhalt der App bearbeiten. Bei Seiten mit einem eher offiziellen Ansatz dürfen nur Admins der Seite als Redakteure zugelassen.

Ein Dokument hochladen

Um eine neue Datei hochzuladen, musst du Administrator der Seite oder Community sein, oder die App muss so konfiguriert sein, dass jeder sie bearbeiten kann. Wenn das der Fall ist, befolge bitte die folgenden Schritte.

  1. Wenn die Dokumenten-App Ordner enthält, navigiere bitte zu dem Ordner, in den du die Datei hochladen möchtest.
  2. Wähle Dokumente hochladen.
  3. Wähle eine oder mehrere Dateien aus, die du von deinem Computer auf die Plattform hochladen willst.

Ein Dokument verwalten

Du kannst eine Datei verwalten, indem du die drei Punkte auf der rechten Seite auswählst und eine Aktion auswählst.

  • Bearbeiten: Um diese Aktion auszuführen, musst du ein Admin der der Seite oder Community sein, oder die App muss so konfiguriert sein, dass jeder ein Editor ist. Wenn es sich bei der betreffenden Datei um eine Microsoft Office-Datei (.docx, .xlxs, oder .pptx), kannst du die Datei direkt in der jeweiligen Desktop-Anwendung öffnen und bearbeiten. Ausführlichere Informationen zur M365-Integration findest du unter hier.
  • Details: Sieh dir die Dateivorschau und zusätzliche Informationen über die Datei selbst (Größe, Format, Herkunft, letzte Änderung und Beschreibung). Außerdem kannst du die Versionsgeschichte einsehen.
  • Herunterladen: Lade die Datei direkt auf deinen Computer herunter.
  • Umbenennen: Wenn du entweder Administrator der Website oder Community bist oder wenn die App so konfiguriert ist, dass jeder ein Redakteur ist, kannst du die Datei nach Belieben umbenennen. Die Option ist nur mit der Berechtigung "Löschen und Verwalten von Dateien in der Dokumentenbibliothek" verfügbar.
  • Neue Version hochladen: Wenn du entweder ein Admin der Seite oder Community bist oder die App so konfiguriert ist, dass jeder ein Redakteur ist, kannst du die Datei mit einer neuen Version von deinem Computer aus aktualisieren. Die Option ist nur mit der Berechtigung "Löschen und Verwalten von Dateien in der Dokumentenbibliothek" verfügbar.
  • Datei teilen: Erstelle und aktiviere einen öffentlichen Download-Link zu die Datei. Bitte beachte: Eine Person, die den Link öffnet, muss kein ein Nutzer der Plattform sein, um die Datei zu sehen. Die Option ist nur verfügbar mit der Berechtigung "Löschen und Erstellen von öffentlichen Links für Dateien in der Dokumentenbibliothek".
    • Eine Datei mit einem aktiven Freigabelink zeigt die Meldung "Aktiver Öffentlicher Link".
    • Ein Link kann komplett deaktiviert oder erneuert werden, um einen neuen Link zu erstellen und den alten zu deaktivieren.
  • Link kopieren: Kopiere einen Deep Link in deine Zwischenablage. Du kannst den den Link verwenden, um auf die Datei zu verweisen. Die Person, die den Link öffnet, muss ein angemeldeter Nutzer der Plattform sein.
  • Löschen: Wenn du entweder ein Administrator der Seite oder Community bist oder die App so konfiguriert ist, dass jeder ein Redakteur ist, kannst du die Datei löschen. Die Option ist nur mit der Berechtigung "Löschen und Verwalten von Dateien in der Dokumentenbibliothek" verfügbar.

Dateien in einer Dokumenten-App verwalten.png

Einen Ordner erstellen

Um einen neuen Ordner zu erstellen, musst du ein Admin der Seite oder Community sein, oder die App muss so konfiguriert sein, dass jeder sie bearbeiten kann. Wenn das der Fall ist, befolge bitte befolge die folgenden Schritte.

  1. Wähle Ordner erstellen.
  2. Gebe einen Namen ein, der den Inhalt des Ordners am besten beschreibt.
  3. Drücke zur Bestätigung die Eingabetaste.

Um einen Unterordner zu erstellen, navigiere bitte zu dem gewünschten Ordner und befolge die Schritte oben.

Nachdem du einen Ordner erstellt hast, kannst du Dateien durch Ziehen und Ablegen in den Ordner verschieben.

Einen Ordner verwalten

Du kannst einen Ordner verwalten, indem du auf die drei Punkte auf der rechten Seite klickst und eine eine Aktion auswählst.

  • Herunterladen: Lade den Ordner direkt als Zip-Datei auf deinen Computer herunter.
  • Umbenennen: Wenn du entweder Administrator der Website oder der Community bist oder wenn die App so konfiguriert ist, dass jeder ein Redakteur ist, kannst du den Ordner nach Belieben umbenennen.
  • Link kopieren: Kopiere einen Deep Link in deine Zwischenablage. Du kannst den den Link verwenden, um auf den Ordner zu verweisen. Die Person, die den Link öffnet, muss ein angemeldeter Nutzer der Plattform sein.
  • Löschen: Wenn du entweder ein Administrator der Seite oder Community bist oder die App so konfiguriert ist, dass jeder ein Redakteur ist, kannst du den Ordner löschen. Wenn du einen Ordner löschst, werden auch die Dateien darin gelöscht.

Ordner in einer Dokumenten-App verwalten.png

War dieser Beitrag hilfreich?