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Microsoft 365: Übersicht der Funktionen

Mit der Einführung von Microsoft 365 stehen euch verschiedene weitere Funktionen zur Verfügung, nachstehend findet ihr eine Übersicht.

Arbeiten mit Office-Dateien in Haiilo

Ihr könnt in Haiilo nicht nur Office-Dokumente hochladen, ihr könnt sie auch direkt in Haiilo bearbeiten.

Dazu benötigt ihr:

  1. eine aktive Microsoft Integration (Add-On)
  2. das Recht "Dateien mit Microsoft Office bearbeiten", das in der Administration vergeben wird.

Die "Bearbeiten in Office"-Funktion von Haiilo funktioniert mit allen Microsoft Office Versionen ab Office 2013*.

Hinweis:

Die Systemrolle External Community Member verfügt nicht über das Recht "Dateien mit Microsoft Office bearbeiten". Da Systemrollen nicht bearbeitet oder verändert werden können, gibt es derzeit keine Möglichkeit, externen Nutzern dieses Recht einzuräumen.

Office-Dokumente in Haiilo bearbeiten

Um mit Haiilo ein Office-Dokument (z. B. docx) bearbeiten zu können, benötigt ihr das entsprechende Recht (Integrationen > "Dateien mit Microsoft Office bearbeiten").
Sofern ihr das Recht innehabt, verändert sich die Vorschau von Dokumenten und auch die weiteren Optionen des Dokumentes, um einen neuen Menüpunkt. In der Dokumenten-Vorschau wird die Option "Bearbeiten" angezeigt:
 
Bildschirmfoto_2019-10-04_um_14.39.22.png
 
Über den "Bearbeiten"-Knopf öffnet ihr das entsprechende Dokument nun direkt aus Haiilo heraus  - in diesem Falle in Microsoft Word.

Auch über der Dokumenten-App habt ihr die Option, das Dokument direkt zu Bearbeiten:
 
Bildschirmfoto_2019-10-04_um_14.12.21.png
 

Es hat Vorteile, wenn ihr eure Dateien nicht erst herunterladet, sondern direkt bearbeitet:

  • Wenn ihr Änderungen innerhalb des Dokumentes speichert, sind diese direkt in Haiilo gespeichert.
    Somit ist das Dokument direkt für alle Kollegen aktuell aufrufbar.
  • Ihr habt eine Historie, die für alle Kollegen abrufbar ist. So könnt ihr im Zweifel eine ältere Version wiederherstellen.
  • Eure Kollegen sehen, wenn das Dokument in Bearbeitung ist.
  • Eure Kollegen sehen, wer das Dokument gerade bearbeitet.
Bildschirmfoto_2019-10-04_um_14.14.07.png
Hinweis:
Bei der Versionierung von Office-Dokumenten wird erst eine neue Version erstellt, wenn seit der Erstellung der vorherigen Version mehr als 30 Minuten vergangen sind.

Im Zeitraum dazwischen werden die vorgenommenen Änderungen natürlich ebenfalls gespeichert, jedoch wird dabei der bestehende Eintrag in der Historie genutzt/ überschrieben.

Wer kann die Dateien entsperren?

Die Dateien kann jeder entsperren, der das Recht hat, die Dokumente-App zu bearbeiten.
 
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Fehlermeldung beim Hochladen von bearbeiteten Office Dokumenten - Einstellungen im Trust-Center prüfen

Wenn ihr eine Fehlermeldung beim Hochladen der bearbeiteten Microsoft 365 Dokumente erhaltet, kann die Ursache eine fehlende Einstellung im Trust-Center der jeweiligen Microsoft Office Anwendung sein. Die genutzte Schnittstelle von Microsoft stuft Seiten aus dem Internet pauschal als "unsicher" ein. Das lässt sich über das Trust-Center einstellen. Unter der Option "Vertrauenswürdige Speicherorte" tragt ihr die URL eurer Haiilo Cloud Umgebung ein. 

Hinweis:
Mehr zur Microsoft 365 Integration erfahrt ihr hier. 

*Hinweis zu älteren Office Versionen

Die grundsätzliche Technologie (WebDAV) ist auch bei Office 2010 gleich; nur die Art wie Office auf die WebDAV-Resource gelenkt wird, ist eine andere.
Die jetzt verwendeten Office Protokoll Handler gibt es ab Office 2010 SP2.

Mit Office 2010 - Service Pack 2 könnte "Bearbeiten in Office" also funktionieren, allerdings unterstützen wir Office 2010 nicht und können dementsprechend auch keinen Support dafür bieten.

Wir empfehlen die "Bearbeiten in Office"-Funktion grundlegend ab Windows 8 oder höher. In Verbindung mit Windows 7 gibt es mit dieser Funktion einige Einschränkungen, weil Windows 7 nur TLS 1.0 unterstützt. Und TLS 1.0 wird aufgrund der großen Sicherheitslücken nicht mehr von Haiilo unterstützt. Mit dieser Vorgehensweise sichern wir uns gegen das Ausnutzen der Sicherheitslücken ab.

Widget: Neueste Microsoft 365 Dateien

Mit dem Neueste Microsoft 365 Dateien-Widget haben eure Nutzer eine direkte Übersicht ihrer M365 Dateien, die sie für ihre tägliche produktive Arbeit direkt von Haiilo aus nutzen können.

 

coyo-latest_m365_files.png

Hinweis:
Das Widget ist nur nutzbar, wenn das Add-on für Microsoft 365 aktiviert ist und sich der Nutzer mit M365 SSO angemeldet hat.

Sollten eure Nutzer keinen Zugriff auf das Add-on haben oder sich nicht per SSO eingeloggt haben, sehen sie eine Hinweismeldung:

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Im Widget werden euren Nutzern immer die M365 Dateien angezeigt, an denen sie zuletzt gearbeitet haben. Wie viele hier angezeigt werden, legt ihr in den Einstellungen fest.


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Die maximaleAnzeigemöglichkeit beträgt 20 Dateien. Für eine bessere Übersicht kann die vollständige Liste einfach über den "Mehr anzeigen"-Button eingesehen werden.

Im Widget werden euch außerdem einige wichtige Zusatzinformationen zur Datei angezeigt:

  • der SharePoint Online-Ordner, in dem sie sich befindet,
  • das Datum und die Uhrzeit der letzten Änderung.

Ihr könnt aus dem Widget direkt in eure Dateien springen, wobei das entsprechende Tool (z. B. MS Word, MS Excel) wie üblich in einem neuen Browser-Tab geöffnet wird.

Tipp:
Fügt das Widget in eure Projekt-Communites ein. So habt ihr immer den direkten Überblick zu den Dateien an denen ihr arbeitet.

 

latest_m365_files.png

Microsoft 365 Apps über das Launchpad im Schnellzugriff

In Haiilo könnt ihr die wichtigsten Microsoft 365 Apps direkt und einfach über das Launchpad ansteuern. 

 

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Dafür müssen zwei Grundlagen geschaffen sein:

  • Ihr meldet euch mit eurem Microsoft 365 Account in Haiilo an.
  • Die Integration von Microsoft 365 ist aktiviert.

Als Administrator geht ihr auf „Administration“ > „Allgemeine Einstellungen“ und wählt bei „Integrationen aktivieren“ Microsoft 365 aus. 

 
Bildschirmfoto_2021-01-22_um_11.49.13.png
 
Außerdem müsst ihr den Nutzern das Recht "Microsoft 365 aktivieren" vergeben:
 
O365_aktivieren.png

Events mit dem Outlook Kalender synchronisieren

Seit dem Cloud Release V20 werden Events, die ihr selbst erstellt oder zu denen ihr in Haiilo zugesagt habt, mit eurem Outlook Kalender synchronisiert. 
Auch wenn nachträgliche Änderungen in Haiilo bei Events vorgenommen werden, werden die Details wie Ort, Uhrzeit oder Datum, direkt in eurem Outlook aktualisiert. 
 
Dafür müssen diese Grundlagen geschaffen sein:
 
Als Administrator geht ihr auf „Administration“ > „Allgemeine Einstellungen“ und wählt bei „Integration aktivieren“ Microsoft 365 aus.  
 
office_integration.png
 
Nutzer melden sich lediglich mit ihrem Microsoft 365-Account ein und erteilen bei der Erstanmeldung die Zugriffsberechtigung auf den Kalender. Anschließend sieht der Nutzer alle Events, die er erstellt oder zu denen er zugesagt hat, auch in seinem Outlook Kalender und verpasst kein Event mehr.

SharePoint Online in Haiilo

M365 Dateien in Haiilo finden

Mit der Haiilo Suche könnt ihr seit der Version22 auch Dateien aus SharePoint Online finden. Voraussetzung dafür: Ihr habt die Microsoft365 Integration für euer Unternehmen aktiviert und loggt euch mit eurem M365 in Haiilo ein. 

Die Integration erleichtert euch das Suchen nach Inhalten. Ihr müsst nicht überlegen, ob es ein Inhalt in Haiilo oder aus SharePoint Online ist - ihr nutzt eine Suche, um die relevanten Inhalte zu finden. So findet ihr viel schneller, wonach ihr gerade sucht.

So funktioniert's

Ihr sucht bspw. nach dem Begriff "Marketingbericht". Neben den Suchergebnissen aus Haiilo werden euch die drei Top Resultate aus SharePoint Online angezeigt. Es gibt zwei Optionen:

  1. Mit Klick auf die Datei öffnet sich diese in der jeweiligen Applikation oder
  2. Die Nutzer klicken auf „Zeige alle Resultate“: Es öffnet sich ein neuer Tab und die Nutzer gelangen in eine umfangreichere Suchergebnisliste in SharePoint Online.

O365_suche.png

Dateien aus SharePoint Online an Beiträge anhängen

Mit Haiilo könnt ihr einfach und unkompliziert Dateien aus SharePoint Online wählen und eurem Timeline-Beitrag, Kommentar oder im Chat anhängen. Voraussetzung dafür: Ihr nutzt die M365-Integration und das Recht "Microsoft 365 aktivieren" ist für die Nutzer ausgewählt.

So funktioniert´s

Das Anhängen von Dateien aus SharePoint ist ganz einfach: Ihr klickt in eurem Beitrag auf„Dateien hinzufügen“ (Büroklammer) und findet dort ab sofort die Auswahl„SharePoint Online“.

share_point_online_auswahl.png

 

Darüber gelangt ihr zur Übersicht der Dateien und Ordner euresSharePoint Online, für die ihr zugangsberechtigt seid.Ihr entscheidet, ob ihr durch eure SharePoint Ordnerbrowstoder dieSuchenutzt. Ihr könntbeliebig viele Dateien aus verschiedenen Ordnernals Anhang markieren.

Hinweis:
Ihr könnt nur SharePoint Online Dateien anhängen, wenn ihr über Microsoft 365 eingeloggt seid.

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Als Nächstes geht ihr auf„Auswählen“,um die ausgewählten Dateien eurem Beitrag anzuhängen. Abschließend klickt ihr auf„Senden“ und veröffentlicht so euren Beitrag inkl. der Anhänge aus SharePoint.

Hinweis:
Ihr könnt sowohl im Chat als auch in Posts und Kommentaren Dateien aus SharePoint Online anhängen.

Microsoft Stream in Haiilo

Microsoft Stream ist der Videodienst, der in eurer Microsoft 365 Lizenz enthalten ist. Hier könnt ihr Videos hochladen, anzeigen, organisieren und freigeben.

Diese Funktionalität steht euch nur zur Verfügung sofern ihr das Add-on für Microsoft 365 aktiviert habt und mit SSO über M365 eingeloggt seid.

In Haiilo habt ihr die Möglichkeit diese Videos ebenfalls anzeigen zu lassen ohne eine erneute Verlinkung zu benötigen. An jeder Position, an der ihr Videos einfügen könnt, geht dies ebenfalls mit Microsoft Stream. Alles was ihr dazu benötigt, ist die URL des Videos.

Videos mit Vorschau präsentieren

An jeder Position, wo ihr den Rich-Text-Editor (RTE) einbinden könnt, besteht die Option ein Video inkl. Vorschau anzeigen zu lassen. Beachtet bitte, dass ihr über das Icon für Videos gehen müsst. Sofern ihr nur den Link als Text einfügt, wird dieser zwar als Link generiert, das Video hat jedoch keine Vorschau.

 
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Sofern ihr längerfristig ein Video an prominenter Position veröffentlichen möchtet, lohnt sich auch die Einbindung über das Video-Widget. Auch hier wird mit Hilfe der URL eine Vorschau generiert.

Livevideos in Microsoft Stream

Eine Funktion von MS Stream sind die Liveevents. Auch hier werden über eine URL Einladungen dazu versandt. In Haiilo könnt ihr diese URLs beispielsweise auf die Timeline in einem Event einfügen, so können eure Zuschauer direkt in Haiilo am Livevideo teilnehmen.
Dies funktioniert selbstverständlich auch auf persönlichen oder der globalen Timeline.

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