In Haiilo könnt ihr obligatorische Nutzungsbedingungen für eure Mitarbeiter definieren. Diesen müssen sie zustimmen, bevor sie sich das erste Mal bei Haiilo anmelden können. Sofern ihr keine reinen Nutzungsbedingungen ergänzen wollt, könnt ihr an dieser Stelle eine sogenannte Netiquette (Verhaltensregeln) ergänzen.
Mit diesen Spielregeln geht ihr nicht nur sicher, dass fairer Umgang und Respekt auf Haiilo zur Tagesordnung gehören. Ihr schafft damit auch Klarheit und Sicherheit für euch und eure Nutzer.
Wo können die Nutzungsbedingungen festgelegt werden?
Eure Nutzungsbedingungen könnt ihr in der Administration unter dem Punkt "Nutzungsbedingungen" hinzufügen.
Im Standard sind Nutzungsbedingungen deaktiviert. Aktiviert ihr sie, hat dies zur Folge, dass die Nutzer sofort in Haiilo die Bedingungen akzeptieren müssen oder keinen Zugriff mehr auf die Oberfläche haben.
Im Bereich "Log" erhaltet ihr eine Übersicht aller Aktivitäten. Was heißt das? Haiilo zeichnet auf,
wer die Nutzungsbedingungen akzeptiert, wer sie ablehnt, wenn eine neue Version veröffentlicht wird und wenn die Nutzungsbedingungen aktiviert und deaktiviert werden.
wer die Nutzungsbedingungen akzeptiert, wer sie ablehnt, wenn eine neue Version veröffentlicht wird und wenn die Nutzungsbedingungen aktiviert und deaktiviert werden.
Tipp:
Hierfür benötigt ihr bestimmte Rechte (Zugriff auf die Administration + "Verwaltung der Nutzungsbedingungen").
Wie ist der Ablauf?
- Zunächst könnt ihr die Nutzungsbedingungen aktivieren. Neue Nutzer müssen diese dann bestätigen, wenn sie sich erstmals anmelden.
- Außerdem habt ihr Einfluss darauf, wie mit Nutzern umgegangen werden soll, die die Nutzungsbedingungen nicht akzeptieren. Ihr könnt festlegen, ob neu angelegte Nutzer im System versteckt werden sollen bis sie die Nutzungsbedingungen akzeptiert haben.
- Vergebt dann einen individuellen "Titel" für eure Nutzungsbedingungen.
- Anschließend fügt ihr hier eure unternehmenseigenen Nutzungsbedingungen für die Verwendung von Haiilo hinzu.
- Bei der "Weiterleitungs-URL" könnt ihr eine URL hinterlegen, auf die die Nutzer weitergeleitet werden, wenn sie die Nutzungsbedingungen ablehnen.
- Mit Klick auf "Speichern" sichert ihr die vorgenommenen Änderungen.
Hey Haiilo, habt ihr ein Beispiel?
Na sicher! Mit den nachfolgenden Themen geben wir euch ein paar Eckpfeiler, die ihr gerne nutzen, minimieren oder erweitern könnt.
- Sei erkennbar für deine Kollegen
Nutze dein Profilbild, um dir ein Gesicht zu geben und für andere Kollegen erkennbar zu sein. Mit den persönlichen Profilen jedes Mitarbeiters schaffen wir ein internes Netzwerk und vernetzen Experten miteinander. - Kommuniziere respektvoll
Wahre einen respektvollen und freundlichen Umgang mit anderen. Freie Meinungsäußerung gehört für uns zu den grundsätzlichen Umgangsformen und gehört auch bei Haiilo dazu. Respektiere die Meinungen der anderen und dränge niemandem deine persönliche Sicht auf. Beleidigungen, sexuelle Anspielungen, sexistische oder rassistische Äußerungen sind untersagt und werden von uns als Unternehmen nicht toleriert. - Achte auf den Inhalt deiner Beiträge
Die Beiträge können persönlich und arbeitsbezogen sein, sollten aber einen Bezug zu unseren Unternehmensbereichen haben oder den Teamgedanken unterstützen (z. B.: Verabredungen zu gemeinschaftlichen Aktivitäten in der Mittagspause oder nach der Arbeit). Jeder Mitarbeiter ist selbst für den Inhalt und die Veröffentlichung der eigenen Beiträge verantwortlich. - Sei achtsam bei der Verwendung von Bildern
Solltest du in Haiilo Bilder einstellen, dann achte bitte darauf, dass die darauf gezeigten Personen der Nutzung des Bildes zugestimmt haben. - Beachte das Urheberrecht
Das gilt für das Hochladen und Teilen von Dateien, Bildern oder Texten. Wenn du andere Inhalte aufgreifst, die nicht dein geistiges Eigentum sind, dann vermerke immer die Quelle. Zudem steht die Vervielfältigung von Inhalten nur dem Urheber zu. - Achte auf den Inhalt deiner Verlinkungen
Verlinkungen auf andere Beiträge in unserer digitalen Heimat, das Internet oder andere IT-Systeme sind erwünscht. Bitte beachte dabei, dass du nicht auf etwas Ungesetzliches, Obszönes oder Verleumdendes hinweist. - Logge dich aus
Haiilo bietet dir die Möglichkeit mobil auf deine Daten zuzugreifen. Achte daher immer darauf, dass du dich ordnungsgemäß abmeldest, wenn du die Plattform verlässt. Besonders wichtig ist dies, wenn du unser Portal über fremde Endgeräte aufrufst.
Was passiert beim Zurücksetzen der Nutzungsbedingungen?
Nutzer, die während des Zurücksetzens der Nutzungsbedingungen angemeldet sind, bekommen bei der nächsten Aktivität in Haiilo (z. B. Neuladen) die Nutzungsbedingungen angezeigt. Sie müssen diese dann annehmen oder ablehnen. Lehnt ein Nutzer ab, dann wird er entsprechend abgemeldet.
Das Log der Nutzungsbedingungen wird nicht zurückgesetzt, da es sich bei den Einträgen um statische Einträge handelt. Was meinen wir damit? Wenn Nutzer A vor zwei Wochen die Nutzungsbedingungen angenommen hat, wird auch weiterhin im Log stehen, dass dieser Nutzer die Nutzungsbedingungen damals angenommen hat. Werden die Nutzungsbedingungen nun zurückgesetzt, dann wird für jeden Benutzer, welcher die (neuen) Nutzungsbedingungen annimmt oder ablehnt, ein neuer Eintrag angelegt.
Was solltet ihr bedenken, wenn ihr externe Tools verwendet?
Datenschutz ist uns ein wichtiges Anliegen. Daher möchten wir euch an dieser Stelle einen wichtigen Hinweis geben:
Wenn ihr Tools verwendet, die z. B. mit Cookies arbeiten, dann ist es sinnvoll eure Nutzer hierüber in den Nutzungsbedingungen aufzuklären und darüber ihr Einverständnis einzuholen. Gängige Tools sind beispielsweise Google Analytics oder Matomo (ehemals Piwik).