Nutzer zu Haiilo hinzufügen

Wenn du deiner Haiilo-Plattform Nutzer/innen hinzufügst, stehen dir mehrere Optionen zur Verfügung. Du kannst auch eine Kombination aus diesen Optionen wählen.

Option 1: Lokale Benutzer

Eine detaillierte Anleitung zum Anlegen lokaler Benutzer findest du unter hier.

Es gibt eine einfache Möglichkeit, neue sogenannte lokale Benutzer in der Administration hinzuzufügen. Diese Benutzer werden nur in deiner Plattform gespeichert und haben keine Verbindung zu anderen Systemen; du verwaltest sie manuell.

Vorteile:

  • Einfache und intuitive Handhabung durch Eingabe in Haiilo Home Oberfläche
  • Schnelle und direkte Umsetzung innerhalb weniger Minuten - auch ohne technisches Know-How
  • Bei einer geringen Nutzerzahl und/oder geringer Fluktuation der Mitarbeiter wenig Aufwand

Nachteile:

  • Für den erstmaligen Nutzerimport ist diese Variante bei großen Nutzerzahlen aufwändig
  • Manueller Aufwand bei jedem Mitarbeiterwechsel

Wenn du mit lokalen Benutzern beginnst, kannst du sie später mit einem Verzeichnis verbinden wenn benötigt wird.

Eine Willkommens-E-Mail von der Haiilo-Plattform kann nur für lokale Nutzer verschickt werden, nicht für verzeichnis-synchronisierte oder CSV-importierte Nutzer.

Option 2: Benutzerverzeichnisse

Ausführliche Anleitungen zu den einzelnen Optionen für Benutzerverzeichnisse findest du hier:

Manchmal ist die manuelle Verwaltung von Benutzern aufgrund strenger Sicherheitsmaßnahmen nicht machbar oder aufgrund der großen Anzahl von Benutzern, die du zu Haiilo hinzufügen musst. Haiilo bietet eine einfache, wenn auch technisch anspruchsvollere Lösung: die Synchronisierung mit dem Benutzerverzeichnis deines Unternehmens. Du kannst zu bestimmten Zeiten automatisch Jobs ausführen lassen, die deine Benutzerdaten in Haiilo mit einem zentralen Unternehmensverzeichnis abgleichen.

Haiilo liest Benutzerverzeichnisse nur aus. Es erfolgt keine Eintragung in euer Benutzerverzeichnis, wenn sich Daten dahingehend unterscheiden, dass sie in Haiilo vorhanden sind, im Verzeichnis aber nicht.

Vorteile:

  • Synchronisation und Abgleich sind voll automatisiert
  • Manuelle Korrekturen und Fehler entfallen
  • Bei einer großen Nutzerzahl die effizienteste Möglichkeit der Datenübertragung

Nachteile:

  • Aufsetzen und Initialisierung sind mit technischem Aufwand verbunden
  • Eine Synchronisation funktioniert nur bei entsprechender Konfiguration eures Benutzerverzeichnisses
  • Für das korrekte Setup und die Netzwerk Freischaltung seid ihr selbst verantwortlich und benötigt ggf. Unterstützung durch den Anbieter des Verzeichnisses

Option 3: CSV-Import

Eine detaillierte Anleitung zum Importieren von Benutzern per CSV findest du unter hier.

Nutzer und Gruppen lassen sich auch per CSV-Datei direkt importieren. Dies kann eine Option sein, wenn du einen LDAP-Server hast, ihn aber nicht mit dem Haiilo-Server verbinden kannst/willst, oder wenn dein Unternehmen Mitarbeiter hat, die keine Firmen-E-Mail-Adresse haben. Dies ist vermutlich die einfachste und schnellste Methode, welche aber dafür einige Einschränkungen beinhaltet.

Vorteile:

  • Schneller und einfacher Import von vielen Nutzern und Gruppen
  • CSV-Datei kann aus einem LDAP-Server generiert werden
  • Nutzerinformationen lassen sich durch erneutes Einfügen der Datei aktualisieren
  • Kein zusätzlicher technischer Aufwand durch Konfiguration von Firewall, LDAP-Server etc.

Nachteile:

  • Nicht alle Nutzerinformationen können verwendet werden
  • Nutzer können nicht mit dem Status "Inaktiv" angelegt werden, was eine Abfrage von Nutzungsbedingungen/AGBs verhindert

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