Rechte und Rollen legen in Haiilo fest, welche Aktionen ein Nutzer ausführen darf. In der Administration sind die Rechte einer Rolle nach den Bereichen in Haiilo unterteilt.
Hier zeigen wir euch ein Beispiel auf, welche Rechte die Standard-Rolle und welche die Admin-Rolle für Seiten, für Communities, für Events und für alle Bereiche der Administration innehaben sollte.
In den kommenden Beispielen seht ihr links immer die Standard-Rolle und rechts die additive Admin-Rolle.
Beispiel für Seiten
Für Nutzer
Die Einstellungen im linken Bild sind sehr restriktiv: Nutzer können Seiten sehen und ihnen folgen - alle weiteren Aktionen sind deaktiviert.
Haiilo verwendet einen doppelten Schutz: Ein Nutzer muss der Administrator der Seite sein und die entsprechenden Rechte haben, um Aktionen durchzuführen. Wenn also der Nutzer im linken Bild zum Administrator einer Seite ernannt wird, darf er immer noch keine Apps verwalten und die Einstellungen ändern.
Für Admins
- Seiten erstellen, die auch öffentlich sichtbar sein können,
- weitere Administratoren bestimmen,
- die Navigation ändern,
- Apps hinzufügen und bearbeiten,
- Seiten folgen, löschen und
- einstellen, dass alle Nutzer der Seite automatisch folgen.
In der Übersicht aller Seiten gibt es die Option "Kategorie hinzufügen", wenn beim Nutzer das gleichnamige Recht hinterlegt ist. Kategorien bieten den Nutzern eine Orientierung, welchen Zweck die Seite verfolgt und ob der Inhalt für sie relevant ist. Admins der Seite können die Kategorie beim Anlegen oder bei der Bearbeitung anpassen.
Beispiel für Communities
Für Nutzer
Die Antwort darauf ist, aus unserer Sicht, relativ klar: Lasst eure Mitarbeiter selbstständig Communities erstellen.
Das Ausgangsrecht ist hierbei der grundsätzliche "Zugriff auf Communities". Hierauf aufbauend darf ein Nutzer auch Apps hinzufügen, bearbeiten und entfernen, sofern er Admin-Rechte für die Community hat.
Warum Nutzern direkt so viel Freiheit geben?
Der erste Weg zur Akzeptanz der Mitarbeiter mit der neuen Plattform ist, dass sie die Oberfläche selbst kennenlernen und eigene Elemente erstellen, bearbeiten und verwalten können.
Zusätzlich bieten Communities einzelnen Teams oder Projektgruppen die ideale Möglichkeit sich auszutauschen, Dokumente zu sammeln, einen Überblick zu behalten.
Sollte hier das Hindernis bestehen, dass eine Community erst beantragt werden muss, verlangsamt dies den Schaffensprozess und die Hemmschwelle Haiilo zu nutzen steigt.
Der ein oder andere mag Bedenken haben, dass wenig sachdienlicher Inhalt bei zu viel Freiheit entsteht. Diese Bedenken sind nachvollziehbar und hören wir hin und wieder, sie sind aber unbegründet. Mit Hilfe der Nutzungsbedingungen könnt ihr euch rechtlich absichern. Sollte jemand gegen diese verstoßen, können Nutzer derartige Inhalte melden.
Die Admins haben dann die Möglichkeit diese zu entfernen. Im Moderator-Modus könnt ihr auf alle Inhalte der Oberfläche zugreifen und so sicherstellen, dass niemand "über die Stränge schlägt".
Für Admins
Wir empfehlen, das Einladen von Gruppen nur Admins zu geben: Beim Einladen zu einer Community sollten Nutzer immer nur die wirklich relevanten Mitglieder einladen.
Gruppen in Haiilo können eine große Anzahl Nutzer beinhalten. Im Zweifel ist die besagte Community für viele dieser Nutzer nicht relevant oder eure Nutzer werden schnell mit Einladungen zu Communities überschwemmt, wenn mit einem Klick ganze Gruppen eingeladen werden können.
Ebenfalls sollte das Recht zum Einladen von Externen beim Admin liegen. So baut ihr eine Art Prüfungsoption ein. Außerdem haben die Admins das Recht, Kategorien zu verwalten sowie Communities zu löschen.
Beispiel für Events
Für Nutzer
Events sind eine nützliche Möglichkeit, euren Mitarbeitern ein Forum für die Organisation von Firmenveranstaltungen zu geben.
Wir empfehlen euch, euren Nutzern die Freiheit einzuräumen, Events eigenständig zu erstellen und zu bearbeiten.
Für Admins
Wir empfehlen, nur Administratoren zu erlauben, Gruppen zu Events einzuladen (Berechtigung "Gruppen einladen") und alle anderen Nutzer sollten nur in der Lage sein, einzelne Nutzer zu einem Event einzuladen.
Mit den Berechtigungen "Communities einladen" und "Einladen von Seiten" können Administratoren alle Abonnenten einer Seite oder Community zu einem Event einladen. Mit diesen Berechtigungen können also große Gruppen von Nutzern auf einmal eingeladen werden. Wir empfehlen daher, diese Berechtigungen nur Administratoren zu erteilen.
Event im Namen einer Seite oder einer Community erstellen
Nutzer können ein Event im Namen einer Seite oder einer Community erstellen, vorausgesetzt sie sind Administrator der veranstaltenden Seite/Community.
Erstellen Nutzer ein Event ohne Seite oder Community als Veranstalter zu hinterlegen, dann sind diese öffentlich sichtbar für alle Personen, die dem Ersteller folgen.
Wer kann zusagen?
Jeder, der zu einem Event eingeladen wurde. Aktuell ist es vorgesehen, dass die Nutzer aktiv entscheiden wer zu einem Event eingeladen wird. Kollegen sind dementsprechend nicht vorausgewählt, sondern müssen von den Veranstaltern bewusst angewählt werden.
Beispiel für die Administration
Um in Haiilo Zugriff auf alle oder bestimmte Bereiche der Administration zu erhalten, gibt es zwei Möglichkeiten:
- Ihr verfügt über Superadmin-Rechte, die euch immer Zugriff auf alle Bereiche der Administration geben
- Ein Admin eures Netzwerkes weist euch das Recht zu, auf alle oder Teilbereiche der Administration zuzugreifen
Rechte könnt ihr den Nutzern innerhalb der Administration im Bereich der Benutzerverwaltung zuzuweisen. Über den Bereich "Rollen" legt ihr fest, welches Grundgerüst an Rechten eure Zielgruppen z. B. Admins haben sollen.
Um einem anderen Nutzer bestimmte Zugriffs- und damit Bearbeitungsrechte zu geben, setzt ihr das entsprechende Feld auf aktiv.
Bitte beachtet: Wenn ihr für eine bestimmte Rolle Änderungen vornehmt, dann sind diese für alle Nutzer aktiv, die diese Rolle zugewiesen bekommen haben.