Externe Personen können zu Communities hinzugefügt werden, damit sie gemeinsam mit Plattformnutzern an Projekten arbeiten können. Externe Community-Mitglieder haben eingeschränkte, vordefinierte Berechtigungen, die von Haiilo festgelegt sind und ihre Aktionen auf der Plattform begrenzen.

Externe Mitglieder müssen Community-Einladungen nicht annehmen; sie werden einfach zur Community hinzugefügt. Ebenso können sie Communities nicht verlassen, was sie von regulären Community-Mitgliedern weiter unterscheidet. Externe Mitglieder werden in der Mitglieder-Liste der Community durch ein „Externes Mitglied“-Label gekennzeichnet.

Verstehe die Berechtigungen

Externe, die zu einer Community hinzugefügt werden, erhalten immer die Systemrolle „Externes Community-Mitglied“. Diese Rolle ist sehr streng, um zu verhindern, dass Unternehmensnachrichten und sensible Informationen an Dritte gelangen, und kann weder bearbeitet noch gelöscht werden.

Ein externes Community-Mitglied kann Communities und Events in der Navigationsleiste sehen. Dort können sie:

• Die Communities sehen, zu denen sie hinzugefügt wurden, und auf alle Inhalte in diesen Communities zugreifen. Sie können keine Community-Admins sein.
• Events ansehen, die von den Communities veranstaltet werden, deren Mitglieder sie sind, oder zu denen ihre Communities eingeladen wurden.

Neues externes Mitglied einladen

Um externe Community-Mitglieder einzuladen, einer Community beizutreten, musst du Community-Admin sein und die Berechtigungen „Community erstellen“, „Community bearbeiten“ und „Einladen von externen Community-Mitgliedern“ haben:

1. Gehe zum Communities-Überblick > wähle deine Community aus.
2. Öffne unter Optionen die Mitglieder-Liste.
3. Wähle Einladen > Extern einladen.
4. Gib die E-Mail-Adressen der Nutzer ein, die du einladen möchtest.
5. Wähle Einladung senden.

Eingeladene Mitglieder erhalten eine E-Mail mit einem Registrierungslink, der 24 Stunden gültig ist. Wenn sie den Link in diesem Zeitraum nicht nutzen, verfällt er. Du kannst die Einladung erneut senden, indem du den Schritten in Einladen von Nutzern zum Beitritt zu Communities: Erinnerung an Einladungen senden folgst.

Nachdem sich das externe Mitglied über den E-Mail-Link registriert hat, wird es automatisch zur Community hinzugefügt.

Obwohl du externe Nutzer in der Administration > Benutzerverwaltung erstellen kannst, musst du sie nach der Erstellung auch als Mitglied zu einer Community einladen. Solange sie nicht zu einer Community eingeladen sind, können sich externe Nutzer nicht anmelden.

Bestehendes externes Mitglied hinzufügen

Du kannst einen externen Nutzer, der bereits auf deiner Plattform existiert, zu deiner Community hinzufügen.

1. Gehe zum Communities Überblick > wähle deine Community aus.
2. Öffne unter Optionen die Mitglieder-Liste.
3. Wähle Einladen > Mitglieder einladen.
4. Suche den externen Nutzer in der Liste und wähle ihn aus.
5. Klicke auf Auswählen.

Der externe Nutzer wird direkt zur Community hinzugefügt, ohne die Einladung annehmen zu müssen.