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Anwendungsfall: Seite zur Wissens- und Informationssammlung

Kennt ihr das auch? Vorlagen werden von Nutzern auf dem eigenen Rechner gespeichert und nicht ersetzt, wichtige Anträge müssen umständlich herausgesucht werden und die aktuelle Richtlinie findet sich schließlich im Mail-Postfach. Das geht effizienter und besser!

Haiilo bietet euch die Möglichkeit alle wichtigen Informationen zu bündeln und immer die aktuellste Version aller relevanten Informationen an einer zentralen Stelle bereitzustellen. Wir empfehlen euch daher eine eigene Seite zu erstellen, die die angehäuften Informationen sammelt. Je nach Unternehmensgröße und -struktur variiert der Aufbau einer solchen Seite. Bei großen Unternehmen macht es oft mehr Sinn, diese Informationen auf thematisch passenden Seiten (z. B. HR, IT) zu verankern. So sind die Inhalte logisch zugeordnet. 

Wir geben euch anhand eines Praxisbeispiels allgemeingültige Tipps für den Aufbau und die Inhalte.

Ziel der Seite

Bevor es ans Gestalten geht, betrachten wir zunächst die Zielstellung für diese Seite:
  • Bereitstellung von internen und / oder externen Anleitungen
  • Digitalisierung und Zentralisierung aller Richtlinien
  • Zusammenfassung von CD-konformen Vorlagen (z. B. Präsentationen)
  • Zentrale Sammlung von unternehmensweiten Begriffen (z. B. Glossar)

Umsetzung mit Haiilo

In unserem Beispiel haben wir folgende Apps verwendet: 

  • Dokumente 
  • Wiki

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Apps im Detail 

  • Die erste App-Gruppe "Allgemeines" fasst wichtige Anleitungen und Richtlinien in Form von vier Wiki-Apps zusammen. Innerhalb dieser Apps könnt ihr sowohl Hauptartikel, als auch Unterartikel anlegen und aktualisieren.

  • Die zweite App-Gruppe "Dokumente" enthält alle relevanten Vorlagen und Materialien des Unternehmens zusammen. Die am Besten für diesen Fall geeignete App ist natürlich die Dokumenten-App. In dieser könnt ihr alle wichtige Dokument ablegen, neue Versionen erstellen, Dokumente kommentieren und sie zusätzlich in Ordnern strukturieren.

 

Navigation auf der Seite

Zur besseren Übersicht haben wir zwei App-Gruppierungen genutzt. Im Bereich "Allgemeines" finden die Nutzer Richtlinien und Anleitungen, die sie für ihren Arbeitsalltag benötigen. In der zweiten App-Gruppe "Dokumente" wurden alle Arten von relevanten Dokumenten abgelegt.
 
In unserem Beispiel gehen wir davon aus, dass diese Seite mehrere Administratoren hat. Für Rückfragen von Nutzern ist es daher hilfreich eine Kontaktperson für diese Seite zu benennen und anzugeben. Wir haben dies mit den globalen Widgets "Trennlinie" und "Benutzerprofil" umgesetzt. Das Ergebnis seht ihr im oberen Drittel auf der linken Seite.
 
Tipps: 
  • Für die Nutzung der Widgets benötigt ihr bestimmte Rechte ("Globale Widgets verwalten"). 
  • Wenn ihr mehr über Apps und ihren Einsatz erfahren möchtet, schaut direkt hier vorbei! Wir erklären euch, was Apps sind und geben euch Beispiele aus der Praxis mit an die Hand. 
  • Mehr zum Thema Navigation auf Seiten und App-Gruppierungen findet ihr hier.

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