Die Haiilo Mobile App ist die mobile Version eurer Digitalen Heimat. Basierend auf eurem Haiilo Home bietet euch die mobile App Zugriff von jedem Ort und zu jeder Zeit.
Was diese App alles benötigt und wie sie funktioniert, haben wir hier und in weiteren Artikeln zusammengefasst.
Installation & Einrichtung
Die App zu installieren und einzurichten ist ganz simpel:
- Den App Store auf deinem mobilen Android oder iOS Endgerät aufrufen
- Nach "Haiilo" suchen
- App herunterladen & öffnen
- URL eures Haiilo Home eingeben
- Login Daten eintragen
- Fertig
Bitte beachtet, dass die initialen Einrichtung eurer App nach der Anmeldung je nach Größe eures Haiilo Home ggf. ein paar Minuten dauern kann, bis alle Daten im Hintergrund geladen sind und ihr die App verwenden könnt.
Berechtigungen
Generell gibt es die folgenden Berechtigungen, welcher ein Nutzer haben kann, um die entsprechenden Inhalte in der App zu sehen:
- App (exklusiv)
- Timeline Modul aktivieren
- News Modul aktivieren
- Startseiten Modul aktivieren
- Browser & App (gemischt)
- Zugriff auf Benutzerprofile
- Schreiben und Empfangen von Nachrichten
- Zugriff auf Seiten
- Zugriff auf Communities
- Suche
Bitte beachtet, dass sich die Berechtigungen, welche mit "Browser & App (gemischt)" gelabelt sind, sich mit der Browser Ansicht überschneiden, also dort dann auch gelten. Das heißt z.B. kann ein Nutzer mit der Berechtigung "Zugriff auf Seiten" sowohl in der App als auch im Browser auf Seiten zu greifen. Diese Berechtigungen nur für einen Ort (Browser oder App) einzuschränken funktioniert nicht.
Hinweis:
Der Moderator Modus funktioniert zwar in der App, aber kann dort nicht de- oder aktiviert werden. Das heißt wenn ein Nutzer z.B. im Browser den Moderator Modus aktiviert hat, sieht dieser Nutzer in der App auch die Tabs (z.B. "Chat" oder "News") zu welchen er sonst keine Berechtigungen, weil der Moderator Modus ihm alle Berechtigungen gibt. Damit dies greift, muss der Nutzer den Moderator Modus vor der Anmeldung an der App aktivieren oder nach der Aktivierung die App einmal komplett schließen und erneut öffnen.
System Anforderungen
Diese Funktionen der App benötigen neben der App Version noch eine bestimmte Haiilo Home Version:
- Die Interaktionsleiste zum Kommentieren und Liken von Blog Beiträgen ist ab Version 21.1.0. implementiert
- Das Recht auf die Timeline zugreifen zu können ("Zugriff auf Timeline") kann ab der Version 21.6.0. optional vergeben werden
- Direktes Abspielen von Videodateien auf externen Videoplattformen funktioniert ab Version 21.6.0.
- Erneute Einsicht der Nutzungsbedingungen nach der Bestätigung können eure Nutzer ab der Version 18.10.3.
- Zugriff auf die Google Workspace Dokumenten Ablage ist ab 25.8.0. möglich
- Zugriff auf die M365-Share Point Integration ist ab Version 25.9.0. möglich
- In-App-Benachrichtigungen erfordern mindestens die Version 28.1.0.
- In-App-Benachrichtigungen sind eine Voraussetzung für das Abonnieren von Beiträgen und "@mentions" in Kommentaren und das Erstellen von Beiträgen
- "Magic Links"* funktionieren ab der Version 28.3.0.
- In der App sind noch nicht alle Apps & Widgets nativ abrufbar. Bei einigen springt der Nutzer somit in die Web-Ansicht von Haiilo Home ab. Ein Magic-Link erspart einen erneuten Login auf der Web-Ansicht und ermöglicht so den sofortigen Zugriff auf den aufgerufenen Inhalt.
- Zugriff auf Startseiten in der mobilen App erfordert die Version 28.6.0.
- Sprachnachrichten können innerhalb der App ab Version 32.0.0. versendet und empfangen werden
- Chat-Nachrichten löschen könnt ihr ab Version 28.6.1.
- SSO Callbacks funktionieren ab der Version 32.5.0.
- Native Inhalte-App funktioniert ab der Version 35.4.0.
- RTE Widget für Startseiten funktioniert ab der Version 35.4.0.
- Custom UI Übersetzungen funktionieren ab der Version 39.0.0. (diese Funktion steht nicht für On-Premise zur Verfügung)
Ihr hostet euer Haiilo selber und habt Firewalls oder ähnliche Netzwerkrestriktionen festgelegt? Die folgenden Pfade müssen erreichbar bleiben, sonst ist ein Zugriff auf die mobile App nicht möglich:
- /web/auth/providers/public
- /web/sso/settings/public
- /web/about
Hardware Anforderungen
Die Hardware Anforderungen unterscheiden sich zwischen Android und iOS:
Android
- Zugang zum offiziellen Google Play Store
- mind. Android Version 8.0 oder neuer
- mind. 50 MB freier Speicherplatz (300 MB empfohlen)
- mind. 2 GB RAM oder mehr
iOS
- mind. iOS Version 15.1 oder neuer (mit der Haiilo Mobile App Version 6.2.0 wird iOS 14 nicht länger unterstützt)
- mind. 50 MB freier Speicherplatz (300 MB empfohlen)
- das iPhone SE Modell oder neuer wird empfohlen
Features
Die App bietet verschiedene Features, welche wir in einzelnen Artikeln genauer erklären:
Native Apps & Widgets
Die Haiilo Mobile App kann verschiedene Apps & Widgets nativ innerhalb der App anzeigen.
Hinweis:
Apps, welche nicht nativ angezeigt werden können, leiten den Nutzer an den mobilen Browser weiter und Widgets, welche nicht nativ angezeigt werden können, werden generell nicht angezeigt.
Apps
| Name | Nativ? |
| Blog | Ja |
| Inhalt | Ja |
| Event | Nein |
| Dokumente | Ja |
| Formular | Nein |
| Forum | Nein |
| Liste | Nein |
| Aufgaben | Nein |
| Timeline | Ja |
| Wiki | Ja |
Widgets
| Name | Nativ? |
| Anstehende Events | Nein |
| Anstehende Geburtstage | Nein |
| Ausgewählter Beitrag | Nein |
| Beliebte Hashtags | Nein |
| Benutzer Online | Nein |
| Benutzerprofil | Ja |
| Facegame | Nein |
| iFrame | Ja (siehe Besonderheiten) |
| Kennst du? | Nein |
| Neue Kollegen | Nein |
| Neuste Blogbeiträge | Ja |
| Neuste Dateien | Ja |
| Neuste Wiki-Artikel | Ja |
| RSS-Feed | Nein |
| Umfrage | Ja |
| Vorgeschlagene Communities | Nein |
|
Vorgeschlagene Seiten |
Nein |
| Bild | Ja |
| Code | Ja (siehe Besonderheiten) |
| Downloads | Ja |
| Einzelner Blogbeitrag | Ja |
| Einzelner Wiki-Artikel | Ja |
| Einzelnes Dokument | Ja |
|
Hinweis |
Ja |
| HTML | Nein |
| Lesezeichen | Ja |
| Link Button | Ja |
| Medien | Ja |
| Rich-Text-Editor | Ja |
| Teaser | Ja |
| Text | Ja |
| Trennlinie | Ja |
| Video | Ja |
| Überschrift | Ja |
| Abonnements | Nein |
| Empfohlene Blogbeiträge | Ja |
| Profil vervollständigen | Nein |
| Timeline | Nein |
| Willkommen | Nein |
| Plug-ins | Ja (siehe Besonderheiten) |
Besonderheiten bei den Widgets: Plug-ins, iFrame und Code Widget
Die Plug-ins, iFrame und Code Widgets sind für die Haiilo Mobile App mit ein, zwei Besonderheiten nativ entwickelt:
- Plug-ins
- Scrollen innerhalb des Plug-ins ist nicht unterstützt (es empfiehlt sich eine gute Standard Größe des Plug-ins vorzugeben)
- das Chart Plug-in ist aktuell für iOS nicht unterstützt
- iFrame Widget
- Scrollen ist aktuell für Android nicht unterstützt
- ein iFrame zu einer anderen Haiilo URL funktioniert nicht
- Code Widget
- nicht alle Codes sind unterstützt
White Labeling
Übrigens, wir verstehen es vollkommen, wenn ihr euren Kollegen die mobile App in eurem eigenen Design zur Verfügung stellen wollt. Um zu erfahren, wie ihr mit einer White-Label Lösung die Haiilo App in eurem CI bekommt, schaut euch diesen Artikel an: Mobile App: White-Labeling.
Die eigene White Label App kann über verschiedene Wege an die Endbenutzer ausgerollt werden. Welche Wege es gibt, erfahrt ihr in diesem Artikel: Mobile App: Rollout Szenarien.
FAQ
Gibt es eine AppLock Funktion?
Für die Haiilo Mobile App kann von jedem Nutzer ein AppLock in der App aktiviert werden. Zusätzlich kann die AppLock Funktion erzwungen werden, wenn ihr eine White Label App nutzt oder ihr die App über ein MDM/EMM an eure Nutzer ausspielt, während ihr die entsprechende Einstellung konfiguriert habt. Mehr dazu findet ihr auch hier: Mobile App: Bereitstellung per EMM/MDM.
Gibt es eine Funktion, um Screenshots zu unterbinden?
Screenshots können in der Haiilo Mobile App nur unterbunden werden, wenn ihr die App über ein MDM/EMM an eure Nutzer ausspielt, während ihr die entsprechende Einstellung konfiguriert habt. Mehr dazu findet ihr auch hier: Mobile App: Bereitstellung per EMM/MDM.
Hinweis:
Von Google ist es technisch gesehen unter Android so vorgesehen, dass eine aktivierte AppLock Funktion auch Screenshots unterbindet.
Wieso kann ich Dateien nicht komplett herunterladen?
Zur vollständigen Nutzung eurer Digitalen Heimat werdet ihr euren Kollegen auch Dateien zum Download zur Verfügung stellen. Wer am Desktop arbeitet, kann sich die gewünschten Dateien in gewohnter Manier herunterladen und je nach Browser Einstellungen an seinem Wunschordner abspeichern. In der App verhält es sich ein bisschen anders.
Da es sich um Unternehmensinformationen handelt, ist ein direkter Download von Dateien nicht beabsichtigt. Aus Datenschutz Gründen legen wir Dateien nicht im Dateisystem des Gerätes ab, sondern vorab im App Cache. PDFs und die gängigen Microsoft Office Dokumente werden als Vorschau angezeigt, ein normaler Lesezugriff ist somit gegeben.
Möchtet ihr die Datei dennoch herunterladen, unterscheidet sich der Prozess je nach Betriebssystem:
iOS
Die Anzeige unter iOS ist hier etwas irreführend. Die Datei wird zum Öffnen heruntergeladen, aber nicht auf dem Gerät gespeichert, dieser Schritt muss manuell vorgenommen werden.
Die Nutzer haben in der geöffneten Datei die Möglichkeit, die Datei auch aus dem App Cache herunterzuladen, also auf dem Gerät zu speichern. Über diese Funktion kann der Nutzer wahlweise den Speicherort für die Datei auswählen oder ggf. direkt in eine Mail als Anhang hinzufügen.
Android
Um eine Datei in einen lokalen Handyordner zu überführen, kann die Datei aus der App heraus geöffnet werden. Die Datei öffnet sich in der Leseansicht oder einer kompatiblen 3rd Party App (z. B. Acrobat Reader). In der Regel gibt es von dort aus die Möglichkeit, die Datei an einen gewünschten Ort zu "teilen".
Was sind die Hintergründe?
Viele Geräte sind so konfiguriert, dass das gesamte System in einer Cloud gesichert wird. Würden die heruntergeladenen Daten einfach im Dateiordner liegen, wären die Gefahr da, dass sie schnell irgendwo im Netz unterwegs sind. Apps können auf die Daten im Cache einer anderen App nicht zugreifen. So verhindern wir u.a. dass die Daten im Klarformat in z. B. privaten Google Drive Service landen. Scheidet ein Nutzer aus dem Unternehmen aus und hat keinen Zugriff mehr auf seinen Haiilo Account, so hat er nach dem Logout auch keinen Zugriff mehr auf heruntergeladene Daten (da er keinen Zugriff mehr auf den App Cache hat).
Wieso funktionieren die Push-Benachrichtigungen nicht?
Wir haben hier eine Checkliste der häufigsten Konfigurationsfehler:
- Habt ihr in euren Administrationseinstellungen Push-Benachrichtigungen aktiviert?
- Habt ihr in den Nutzer-Benachrichtigungen Push-Benachrichtigungen aktiviert?
- Taucht das entsprechende Endgerät in der Geräteliste auf?
Fall 1: Administrationseinstellung fehlt
Um dieses Problem zu beheben benötigt ihr Zugriff auf den Administrationsbereich in Haiilo. Hier kann unter "Allgemeine Einstellungen" > "Benachrichtigungen" ein Haken bei "Push-Benachrichtigungen" gesetzt werden.
Fall 2: Persönliche Einstellung fehlt
Hierfür muss jeder Nutzer selbst unter den persönlichen Accounteinstellungen seine "Benachrichtigungs-Einstellungen" aufrufen. Dort aktiviert ihr die Push-Benachrichtigungen.
Fall 3: Das Gerät fehlt
Damit die Push-Benachrichtigungen funktionieren, muss das mobile Endgerät einmalig registriert werden. Normalerweise passiert dies bei der initialen Einrichtung der App. Sollte die Geräteregistrierung einmal nicht final erfolgen, reicht es, wenn sich eure Nutzer in der App aus- und wieder einloggen. Die registrierten Geräte für den jeweiligen Benutzeraccount sind unter "Einstellungen" im Benutzerprofil zu finden.