Rechte und Rollen legen in Haiilo fest, welche Aktionen ein Nutzer ausführen darf. In der Administration sind die Rechte nach den Bereichen in Haiilo unterteilt.
Hier zeigen wir euch ein Beispiel auf, welche Rechte die Standard-Rolle und welche die Admin-Rolle für Communities innehaben sollte.
Links seht ihr die Standard-Rolle, rechts die additive Admin-Rolle.
Rechte für Nutzer
Die Antwort darauf ist, aus unserer Sicht, relativ klar: Lasst eure Mitarbeiter selbstständig Communities erstellen.
Das Ausgangsrecht ist hierbei der grundsätzliche "Zugriff auf Communities". Hierauf aufbauend darf ein Nutzer auch Apps hinzufügen, bearbeiten und entfernen, sofern er Admin-Rechte für die Community hat.
Warum Nutzern direkt so viel Freiheit geben?
Der erste Weg zur Akzeptanz der Mitarbeiter mit der neuen Plattform ist, dass sie die Oberfläche selbst kennenlernen und eigene Elemente erstellen, bearbeiten und verwalten können.
Zusätzlich bieten Communities einzelnen Teams oder Projektgruppen die ideale Möglichkeit sich auszutauschen, Dokumente zu sammeln, einen Überblick zu behalten.
Sollte hier das Hindernis bestehen, dass eine Community erst beantragt werden muss, verlangsamt dies den Schaffensprozess und die Hemmschwelle Haiilo zu nutzen steigt.
Der ein oder andere mag Bedenken haben, dass wenig sachdienlicher Inhalt bei zu viel Freiheit entsteht. Diese Bedenken sind nachvollziehbar und hören wir hin und wieder, sie sind aber unbegründet. Mit Hilfe der Nutzungsbedingungen könnt ihr euch rechtlich absichern. Sollte jemand gegen diese verstoßen, können Nutzer derartige Inhalte melden.
Die Admins haben dann die Möglichkeit diese zu entfernen. Im Moderator-Modus könnt ihr auf alle Inhalte der Oberfläche zugreifen und so sicherstellen, dass niemand "über die Stränge schlägt".
Rechte für Admins
Für alle, die noch nicht auf der V26 oder höher sind, ist das Recht "Gruppen zu einer Community einzuladen" noch weiterhin unter den Community-Rechten zu finden.
Wir empfehlen, das Einladen von Gruppen nur Admins zu geben: Beim Einladen zu einer Community sollten Nutzer immer nur die wirklich relevanten Mitglieder einladen.
Gruppen in Haiilo können eine große Anzahl Nutzer beinhalten. Im Zweifel ist die besagte Community für viele dieser Nutzer nicht relevant oder eure Nutzer werden schnell mit Einladungen zu Communities überschwemmt, wenn mit einem Klick ganze Gruppen eingeladen werden können.
Ebenfalls sollte das Recht zum Einladen von Externen beim Admin liegen. So baut ihr eine Art Prüfungsoption ein. Außerdem haben die Admins das Recht, Kategorien zu verwalten sowie Communities zu löschen.