Die Formular-App ermöglicht es Dir, Deinen Formularverarbeitungsprozess zu optimieren und so eine größere Effizienz und Organisation in Deinen täglichen Aufgaben zu erreichen. Häufige Beispiele für die Formular-App sind Urlaubsanträge, Visitenkartenbestellungen oder Bestellformulare.
Die App konfigurieren
Sobald du eine Formular-App zu deiner Seite oder Community hinzugefügt hast, solltest du dich für Konfigurationsoptionen entscheiden. Lies auch Apps Überblick für allgemeine Informationen über Apps.
- Name: Gib deiner App einen aussagekräftigen Namen, der das Thema und den Anwendungsfall am besten widerspiegelt.
- Aktiviere diese App: Aktiviere die App sofort oder lass sie im deaktivierten Modus. Eine deaktivierte App ist nur für die Administratoren einer Seite oder Community sichtbar. Die App befindet sich im Entwurfsmodus.
- URL: Standardmäßig wird die URL aus dem Namen der App generiert, aber du kannst sie in etwas anderes ändern. Bitte denkt daran, dass alle alten Links, die zur App führen, nicht mehr funktionieren, wenn du die URL änderst.
- Unter Allgemein kannst Du allgemeine Einstellungen konfigurieren. Nur das Feld Titel ist obligatorisch:
- Titel: Gib dem Formular einen Titel, der im Formularkopf und in Benachrichtigungen angezeigt wird.
- Beschreibung: Gib eine Beschreibung für Dein Formular an, damit Nutzer wissen, worum es geht.
- Begrenzung: Aktiviere diese Option, wenn Du die maximale Anzahl von Einsendungen pro Nutzer festlegen möchtest. Wenn aktiviert, erscheint ein zusätzliches Feld, in das Du die Anzahl eintragen kannst.
- Benachrichtigungen: Wähle aus, wer Benachrichtigungen in der Plattform erhalten soll, wenn ein neues Formular eingereicht wird: Administratoren oder Keiner.
- Ergebnisse einsehen: Aktiviere diese Option, wenn Nutzer die Antworten des Formulars sehen sollen. Wenn deaktiviert, können nur Administratoren die Antworten sehen.
- Unter E-Mail-Benachrichtigungen kannst Du Benachrichtigungsoptionen konfigurieren. Die Felder sind optional:
- Benutzer: Wähle die Nutzer und/oder Gruppen aus, die per E-Mail über neue Formulareinsendungen benachrichtigt werden sollen.
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E-Mail-Adresse: Optional kannst Du E-Mail-Adressen angeben, um über neue Formulareinsendungen benachrichtigt zu werden. Die E-Mail-Adresse muss nicht mit einem Benutzerkonto übereinstimmen; es kann sich um eine externe E-Mail handeln.
- Die E-Mail mit der neuen Einsendung enthält alle Informationen, die im Formular angegeben wurden. Wir empfehlen, sorgfältig zu prüfen, ob es angemessen ist, eine externe E-Mail-Adresse aufgrund der Sensibilität der im Formular enthaltenen Informationen zu benachrichtigen.
- Bestätigung: Aktiviere das Kontrollkästchen, wenn Du möchtest, dass Nutzer nach dem Absenden des Formulars eine Bestätigungs-E-Mail erhalten. Die E-Mail enthält alle Informationen, die sie im Formular angegeben haben.
Ein Formular erstellen
Um ein Formular ausfüllen zu können, musst Du die Felder hinzufügen und konfigurieren, die ausgefüllt werden sollen. Du musst ein Seiten- oder Community-Administrator mit der Berechtigung "Verwalten von Apps in Seiten/Communities" sein, um die Formularfelder zu konfigurieren.
- Wähle Feld hinzufügen aus.
- Wähle einen Feldtyp aus, der am besten zu deinem Formular passt.
- Für jeden Feldtyp kannst Du immer die unten aufgeführten Felder konfigurieren. Zusätzlich hat jeder Feldtyp seine individuellen Konfigurationseinstellungen, die in der Tabelle erklärt werden.
- Name: Gib einen aussagekräftigen Namen für das Feld ein. Der Name wird angezeigt, wenn das Formular ausgefüllt wird und in der Ansicht der Formularergebnisse. Dieses Feld ist obligatorisch.
- Pflichtfeld: Aktiviere diese Option, wenn das Feld im Formular ausgefüllt werden muss.
- Ausblenden: Aktiviere diese Option, wenn das Feld in der Ansicht der Formularergebnisse versteckt werden soll. Ein versteckter Wert wird angezeigt, wenn die Detailansicht der Formularübermittlung geöffnet oder die gesamte Liste exportiert wird.
- Beschreibung: Gib eine Beschreibung für das Feld an. Diese Beschreibung wird über dem Feld als Hilfetext angezeigt, um Nutzer beim Ausfüllen zu unterstützen. Dieses Feld ist optional.
Feldtyp Beschreibung Individuelle Konfigurationsoptionen (optional) Checkbox Fügt ein Kontrollkästchen hinzu. Nutzer können es ankreuzen oder nicht ankreuzen.
Zeigt oder für angekreuzt/ja oder nicht angekreuzt/nein an.
- Wähle aus, ob das Kontrollkästchen vorausgewählt ist oder nicht.
Datum Fügt ein Datumsfeld hinzu. Nutzer sehen einen Kalender und können ein Datum auswählen. - Gib einen Platzhalter ein, um anzuzeigen, was im Feld angezeigt werden soll.
Datei Fügt einen Datei auswählen-Button hinzu. Nutzer können eine Datei aus ihrer Dateibibliothek auswählen oder eine neue Datei hochladen. Dateien werden in der Seite oder in der Communities-Dateibibliothek gespeichert. - Wähle aus, ob mehrere Dateien hochgeladen werden können. Wenn nicht ausgewählt, kann nur eine Datei hochgeladen werden.
Link Fügt ein Link-Feld hinzu. Nutzer können einen gültigen Link einfügen, der mit http:// oder https:// beginnt. - Wähle aus, ob der Link im aktuellen Fenster geöffnet wird. Wenn nicht ausgewählt, wird der Link in einem neuen Fenster geöffnet.
- Gib einen Platzhalter ein, um anzuzeigen, was im Feld angezeigt werden soll.
Nummer Fügt ein Nummernfeld hinzu. Nutzer können nur Nummern eingeben, keinen Text. - Definiere einen minimalen und maximalen Wert, der eingegeben werden kann.
- Gib einen Platzhalter ein, um anzuzeigen, was im Feld angezeigt werden soll.
Optionen Fügt ein Dropdown-Menü mit Auswahlmöglichkeiten hinzu. Nutzer können je nach Konfigurationseinstellungen eine oder mehrere Optionen auswählen. - Wähle aus, ob mehrere Optionen ausgewählt werden können.
- Gib alle Optionen ein, die dem Nutzer zur Auswahl angezeigt werden. Du kannst die Reihenfolge der Optionen ändern, indem du sie per Drag & Drop verschiebst.
- Gib einen Platzhalter ein, um anzuzeigen, was im Feld angezeigt werden soll.
Text Fügt ein Textfeld hinzu. Nutzer können unformatierten Text hinzufügen. Wenn kein Mindest- oder Höchstlimit festgelegt wurde, gibt es keine Begrenzung für die Textantwort. - Definiere eine Mindest- und Höchstlänge für den eingegebenen Text.
- Entscheide, ob das Textfeld als größeres Textfeld für mehrere Zeilen angezeigt werden soll. Wenn nicht aktiviert, ist das Textfeld ein kleineres Textfeld für eine Zeile.
- Gib einen Platzhalter ein, um anzuzeigen, was im Feld angezeigt werden soll.
Benutzer Fügt einen Benutzer auswählen Nutzerauswähler hinzu. Nutzer können je nach konfigurierten Einstellungen einen oder mehrere Nutzer auswählen. - Wähle aus, ob mehrere Nutzer ausgewählt werden können. Wenn nicht aktiviert, kann nur ein Nutzer ausgewählt werden.
- Wiederhole den Vorgang, um die Felder hinzuzufügen, die dein Formular benötigt. Sobald ein Feld hinzugefügt wurde, wird es sofort in das Formular aufgenommen.
- Es gibt keine Begrenzung für die Anzahl der Felder, die dein Formular haben kann. Du kannst auch mehrmals denselben Feldtyp hinzufügen.
- Du kannst die Reihenfolge deiner Feldtypen in der Ansicht Felder konfigurieren ändern, indem du sie per Drag & Drop verschiebst. Du kannst auch ein Feld bearbeiten oder löschen. Wenn du ein Feld löschst, werden auch alle darin enthaltenen Einträge gelöscht.
Ein Formular absenden
- Wähle die Formular-App in der App-Navigation aus
- Fülle die Formularfelder aus
- Wähle Senden, um dein Formular zu senden
Deine Einsendung wird an die Administratoren gesendet. Optional kannst du eine weitere Einsendung abschicken, indem du Weiteres Formular ausfüllen auswählst, um zur Formularansicht zurückzukehren.
Ergebnisse anzeigen
Formulareinsendungen können von Seiten- oder Community-Administratoren unter Ergebnisse anzeigen abgerufen werden. Abhängig von deiner Auswahl in den Einstellungen Ergebnisse anzeigen der App können Nutzer möglicherweise auch die Ergebnisse sehen.
Formulareinsendungen zeigen immer die Formularfelder und ihre entsprechenden Antworten sowie den Nutzer, der das Formular eingereicht hat, und das Datum der Formulareinsendung. Formulareinsendungen sind daher nie anonym.
- Suche: Suche nach beliebigem Text, der in einem Formularfeld gefunden wird. Dies umfasst Text, Zahlen, Links, etc.
- Felder konfigurieren: Ein Seiten- oder Community-Administrator mit der Berechtigung "Verwalten von Apps in Seiten/Communities" kann die Felder im Formular konfigurieren.
- Aktuelle Liste exportieren: Lade alle Formulareinsendungen herunter, wobei nur die in der Listenübersicht enthaltenen Details enthalten sind. Versteckte Felder sind nicht im Export enthalten.
- Gesamte Liste exportieren: Lade alle Formulareinsendungen mit allen Details herunter. Versteckte Felder sind im Export enthalten.
- Detailansicht: Wähle die Option Detailansicht im Dropdown-Menü aus, um die vollständige Einsendung in einem Pop-up anzuzeigen. Die Detailansicht zeigt alle Formularfelder, einschließlich aller Felder, die in der Übersicht als versteckt markiert sind.
- Löschen: Administratoren können eine Formulareinsendung löschen.