Haiilo Home bietet einen Chat an, falls sich Nutzer untereinander privat oder in einer Gruppe austauschen möchten.
Berechtigungen
Die Nutzung des Chats wird über das Rechte- und Rollensystem gesteuert. In der Administration muss das Recht zum "Schreiben und Empfangen von Nachrichten" aktiviert sein. Dadurch wird dann der Chat sowohl im Browser als auch in der App für den Nutzer aktiviert.
Hinweis:
Solltet ihr nach der Anmeldung am rechten Rand eurer Oberfläche keinen Chat sehen, dann ist diese Funktion zur Zeit nicht für euch nicht freigeschaltet. In diesem wendet euch am besten an euer Administrations- oder das Haiilo-Projektteam.
Chat mit einer Person oder einer Gruppe starten
Zum Starten eines Chats klickt ihr zunächst auf der rechten Seite auf das Schreiben Symbol im Channels Bereich.
Ihr könnt entweder einen weiteren Nutzer für einen Privat Chat auswählen oder einen Gruppen-Channel erstellen und mit mehreren Nutzern in den Austausch gehen.
Alternativ geht ihr über das Benutzerprofil des Kollegen, dem ihr schreiben möchtet. Dort findet ihr oben den Button "Nachricht" über den ihr ganz einfach einen neuen Chat mit dem Nutzer eröffnen könnt.
Bei einem Gruppen-Channel ist der Nutzer, der diesen Chat initial anlegt, automatisch der Admin. Als Admin des Chats habt ihr die Möglichkeit den Chat anzupassen. Klickt dazu im Gruppen-Channel auf "Bearbeiten" und anschließend könnt ihr den Namen des Gruppen-Channel anpassen, neue Nutzer hinzufügen oder aktuelle Nutzer entfernen.
Hinweis:
Sofern der Admin die Gruppe verlässt, werden automatisch alle Mitglieder zum Admin befördert. Und haben alle Mitglieder den Gruppenchat verlassen, gibt es keine Möglichkeit diesen wieder herzustellen.
Chat stummschalten
Ihr könnt Chats auch stummschalten. Heißt, ihr bekommt keine Benachrichtigungen mehr über neue Nachrichten.
Öffnet dazu einfach den entsprechenden Chat und wählt über die drei Menüpunkte die Option "Stumm schalten" aus.
Anhand des Icons vor dem Namen des Chat Nutzer, bzw. dem Namen des Gruppe-Channels, seht ihr dann, dass dieser Chat stumm geschaltet wurde. Über das Drei Punkte Menü könnt ihr die Stummschaltung auch wieder rückgängig machen.
Hinweis:
Sofern ihr einen Chat stummgeschaltet habt, gilt dieses sowohl für den Browser, wie für die Mobile App.
Chat archivieren oder löschen
Nutzer Ansicht
Ein gesamter Chat lässt sich für Nutzer nicht löschen. Nutzer können Privat Chats aber selbstständig archivieren, damit diese nicht mehr in eurer Übersicht angezeigt werden.
Der Chat Verlauf bleibt jedoch beim anderen Chat Nutzer erhalten. Schreibt dieser euch - oder ihr ihm - erneut an, erscheint der Chat mitsamt seiner Historie wieder in eurer Übersichtsliste.
Zusätzlich könnt ihr in der Mobile App einzelne Chat Nachrichten löschen. Diese Nachrichten sind dann sowohl in der mobilen App als auch in der Weboberfläche eures Haiilo Home gelöscht.
Admin Ansicht
In der Administration könnt ihr mit der Berechtigung "" im Reiter "Nachrichten" der allgemeinen Einstellungen definieren, wie mit älteren Nachrichten umgegangen werden soll.
Nachrichten können nach Bedarf automatisch nach einer bestimmten Frist archiviert und/oder endgültig gelöscht werden.
Wenn ihr eine der beiden Optionen "Channels automatisch archivieren" und/oder "Alte Nachrichten automatisch löschen" aktiviert, könnt ihr anschließend "Inaktivitäts-Zeitraum (Stunden) für die automatische Archivierung von Channels" und/oder "Maximales Alter (Stunden) für die automatische Löschung" mit Angabe einer Stundenanzahl definieren.
Über die erweiterten Einstellungen könnt ihr zusätzlich definieren, wann der Job zum Archivieren der Channels oder Löschen der Nachrichten durchgeführt werden soll. Dafür müsst ihr den Zeitpunkt per Cron definieren.
Hinweis:
Über einen Cron könnt ihr die zeitbasierte Ausführung von Prozessen in Unix und unixartigen Betriebssystemen wie Linux, BSD oder macOS automatisieren und so auch feinere Abstufungen als Stunden einstellen.
Standardmäßig ist in Haiilo Home der Cron "0 0 * * * *" definiert. Bei dieser Einstellungen wird täglich um 00:00 Uhr geprüft, welche Channels und Nachrichten euren angegebene Stunden Angaben von "Channels automatisch archivieren" und "Alte Nachrichten automatisch löschen" entsprechen und diese dann entsprechend archiviert und/oder gelöscht.
Hinweis:
Bitte beachtet, dass unser Server Zeit standardgemäß die UTC Zeit (Universal Time Coordinated) verwendet. In Deutschland haben wir UTC+1 (Winterzeit) und UTC+2 (Sommerzeit). Das bedeutet, dass ihr zwei Stunden Differenz beim Cron einrechnen müsst.
FAQ
Können wir den Chat für bestimmte Nutzer deaktivieren?
Über das Rechte- und Rollensystem von Haiilo könnt ihr die Berechtigungen auf den Chat für bestimmte Nutzer deaktivieren. Dafür müsst ihr in der betroffenen Rolle die Berechtigung auf "Schreiben und Empfangen von Nachrichten" streichen.
Aber Vorsicht: Diese Änderung gilt für alle, die dieser Rolle zugeordnet sind.
Nutzer, die den Chat aktiviert haben, bekommen keine Nachricht angezeigt, wenn sie einem Nutzer schreiben, der den Chat nicht aktiviert hat. Das Feld zum Schreiben einer Nachricht wird aber entsprechend blockiert.
Wie viele Nutzer werden in der Auswahl für einen Chat angezeigt?
Die Anzeige der Nutzer in der Auswahl für einen Channel wurde auf 50 Nutzer beschränkt. Eure Kollegen werden euch dabei in alphabetischer Reihenfolge angezeigt. Wenn ein Nutzer in dieser Auswahl nicht angezeigt wird, müsst ihr entsprechend in der Suchleiste der Auswahl nach ihm suchen.
Werden die Dateien ebenfalls gelöscht, wenn ein Chat gelöscht wird?
Wenn ihr die alten Chats löschen lasst, dann werden die übertragenen Dateien, genau so wie der Chat an sich, komplett aus der Datenbank gelöscht.