Anwendungsfall: Mit der Formular-App ein Bestellformular erstellen

Formular-App ist besonders gut nutzbar für Bestellungen oder Anträge, für die mehr als ein Beschreibungsfeld benötigt wird. Diese könnt ihr im Team sammeln und abarbeiten.

Die Daten, die von euren Kollegen eingetragen werden, werden vertraulich behandelt.

Wir schauen uns den Bestellvorgang am Beispiel einer Visitenkartenbestellung an. Das bringt verschiedene Vorteile mit sich. Für Visitenkarten werden genaue Angaben sowie vertrauliche Daten benötigt. Fasst ihr diese Informationen zusammen, indem alle Mitarbeiter ein Online-Formular innerhalb von Haiilo ausfüllen, stellt ihr sicher, dass die Angaben korrekt sind und schriftlich an einem sicheren Ort festgehalten werden.

Die verschiedenen Felder, die ihr für die Bestellübersicht benötigt, wählt ihr vorab in den Einstellungen aus, benennt sie und fügt sie dem Formular hinzu.

Welche Felder benötigt ihr für die Übersicht?

Die gängigen Informationen auf einer Visitenkarte sind neben den Firmendaten die persönlichen Kontaktdaten. Idealerweise lasst ihr diese von euren Nutzern selbst ausfüllen.

Wählt dazu die Felder

  • Benutzer: Derjenige, der die neuen Visitenkarten benötigt, wird hier auch direkt verlinkt.
  • Nummer: Das numerische Feld bietet sich für Mengen oder Artikelnummern an.
  • Text: Das Feld ist ein Freitextfeld. Es kann also ein beliebiger Text, ob Wort oder Zahlenfolge (Telefonnummer), eingetragen werden.

Jedes Feld könnt ihr individuell konfigurieren. Die wichtigsten Kriterien dabei sind natürlich der Name des Feldes und ob es ein Pflichtfeld ist.

Aktiviert ihr den Haken zum "Ausblenden" des Feldes, wird es in der Übersicht nicht angezeigt, nur im finalen Export des Formulars. Das kann auch gut genutzt werden, wenn eure Nutzer zwar die Einträge, aber nicht alle Daten sehen sollen.

Welche Felder könnt ihr allgemein verwenden?

Je nach Anwendungsfall wählt ihr die benötigten Felder aus: Euren Gestaltungsmöglichkeiten sind mit der Formular-App keine Grenzen gesetzt.

Wie sieht die Übersicht der abgeschickten Formulare aus?

In der Übersicht sind alle Einträge eurer Kollegen auf einem Blick sichtbar. Neben den Feldern, die vom Antragsteller ausgefüllt werden müssen, ist außerdem sichtbar WANN und WER den Eintrag erstellt hat.

Praktischerweise könnt ihr beim Anlegen der App - oder nachträglich - einstellen, dass der oder die zuständigen Mitarbeiter benachrichtigt werden, sobald über die App eine neue Bestellung aufgegeben wird. So sorgt ihr für schnellere und effiziente Arbeitsabläufe. 

Welche Art von E-Mail Benachrichtigungen wird versendet?

In den erweiterten Einstellungen der App legt ihr fest, ob eure Nutzer eine Benachrichtigung beim Abschicken des Formulars erhalten sollen, sozusagen als Eingangsbestätigung. Außerdem legt ihr fest, ob spezifische Nutzer immer bei neuen Einträgen benachrichtigt werden sollen. Soll zum Beispiel nur eure Team Assistenz über die Bestellung neuer Visitenkarten benachrichtigt werden, tragt ihr unter "E-Mail Adresse" die Adresse ein oder wählt das entsprechende Nutzerprofil.

Der Haken bei "Bestätigung" heißt nur, dass der Nutzer, der das Formular ausgefüllt hat, eine E-Mail bekommt, dass der Antrag eingegangen ist. Das kann praktisch sein, wenn die finalen Einträge nur für Admins der App einsehbar sind.

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