Transparenz ist heutzutage am Arbeitsplatz grundlegend. Abteilungsseiten in deinem Intranet sind daher entscheidend, um sicherzustellen, dass wichtige Informationen zentralisiert und für alle innerhalb, aber auch außerhalb der Abteilung leicht zugänglich sind. Das Layout dieser Art von Seite variiert in der Regel je nach Größe und Struktur deines Unternehmens.
Ziel der Seite
Bevor du die Seite erstellst, solltest du ihre Ziele bedenken:
- Mitarbeiter über wichtige Neuigkeiten, Updates und Events des jeweiligen Teams informieren.
- Vorlagen für die am häufigsten verwendeten Richtlinien, Anwendungen und Formulare bereitstellen.
- Die am häufigsten gestellten Fragen der Mitarbeiter an zentraler Stelle digitalisieren.
- Einen Überblick über Kontaktmöglichkeiten und Verantwortungsbereiche des Teams geben.
Einrichtung in Haiilo
Wir empfehlen die Verwendung der folgenden Apps:
Beispiel
So könnte eine Seite für eine HR-Abteilung aussehen. Die Personalabteilung ist für alle Angelegenheiten des Unternehmenspersonals verantwortlich. Als eine der wichtigsten Abteilungen sollte sie eine eigene Seite auf deiner Plattform haben. Darüber hinaus empfehlen wir, die HR-Seite standardmäßig für alle Nutzer automatisch zu abonnieren. Nutzer sollten nicht die Möglichkeit haben, sich davon abzumelden, um sicherzustellen, dass die Informationen an alle Mitarbeiter verteilt werden.
Die verwendeten Apps und ihr Zweck werden unten erläutert. Für einen besseren Überblick wird immer empfohlen, App-Gruppen zu verwenden und den Inhalt der Seite nach verschiedenen Anwendungsfällen zu strukturieren.
In unserem Beispiel haben wir vier App-Gruppierungen verwendet, um einen besseren Überblick zu bieten. Im Abschnitt "HR News" finden Nutzer Neuigkeiten und Events aus der HR-Abteilung. Die zweite App-Gruppe "Arbeiten bei Haiilo" ist der Ort, an dem Richtlinien und Formulare sowie relevante Dokumente zu finden sind. In der Gruppe "Rekrutierung" finden Nutzer alle relevanten Informationen zur Personalbeschaffung. Die letzte App-Gruppe "Über uns" ist der Ort, an dem sich das HR-Team präsentiert.
Die folgenden Apps wurden im obigen Beispiel verwendet.
- Timeline-App: Mit der Timeline-App (hier "HR News") können Mitarbeiter Kontakt zum HR-Team aufnehmen. Fragen, die alle betreffen, können transparent gestellt und beantwortet werden.
- Blog-App: Eine Blog-App lenkt die Aufmerksamkeit auf bestimmte Aktivitäten, Stellenanzeigen, Neuigkeiten oder Entwicklungen im HR-Bereich. Die Reichweite dieser Beiträge kann erhöht werden, indem sie auf den Timelines anderer Seiten oder Nutzer geteilt werden.
- Events-App: Spannende Events, wie Messen und Konferenzen, werden mit Hilfe der Event-App allen Mitarbeiter zugänglich gemacht. Dies trägt zu einer transparenten Kommunikation bei, da die Mitarbeiter die Möglichkeit haben, mehr über die tägliche Arbeit ihrer HR-Kollegen zu erfahren.
- Dokumenten-App: Wichtige und häufig verwendete Dokumente – wie Vorlagen und Richtlinien – werden zentral in der Dokumente-App gespeichert und können von allen leicht abgerufen werden.
- Wiki-App: Ein HR-Wiki erleichtert es, alle bestehenden Regelungen zu verschiedenen Themen und häufig gestellte Fragen zusammenzuführen und allen in einem Überblick zu zeigen. Wenn etwas aktualisiert oder geändert wird, werden die Nutzer automatisch darüber informiert.
- Formular-App: Die Formular-App bearbeitet typische Anträge und Änderungswünsche auf der Seite, über die Mitarbeiter schnell ihre Anfragen einreichen können.
- Inhalte-App: Wir haben die Inhalts-App (hier "Team kennenlernen") genutzt, um die verschiedenen Verantwortungsbereiche der Teammitglieder aufzulisten. Dies erleichtert es den Mitarbeiter:innen, die richtige Ansprechperson für ihre Anliegen zu finden. Wir haben sie auch für das "Interviewer-Training" in der App-Gruppe "Rekrutierung" verwendet.
Weitere Tipps & Tricks
- Überlege, Widgets zu verwenden, um deine Seite weiter zu gestalten. Informiere deine Mitarbeiter über anstehende Events, die neuesten Blogbeiträge oder Communities, die du empfehlen möchtest.
- Füge eine Formular-App hinzu, um Änderungen in den persönlichen Daten anzufordern.
- Wenn du auch das Modul für Multichannel-Kommunikation nutzt, kannst du die Multichannel-App hinzufügen, um Beiträge zu präsentieren, die im Studio erstellt wurden, da sie sonst nicht in der Timeline-App erscheinen würden.