Jede strukturelle Entscheidung, die du in deinem Intranet triffst, führt letztlich auf dieselbe Frage zurück: Wo sollte dieser Inhalt leben?

Gibt es darauf keine klare und gemeinsame Antwort, landet Inhalt schnell am falschen Ort. Die Folge: Strukturen werden uneinheitlich und Mitarbeitende verlieren das Vertrauen darin, dass das Intranet ihnen wirklich hilft, Inhalte zuverlässig zu finden.

In diesem Artikel zeigen wir dir die Prinzipien, mit denen du diese Frage konsistent beantworten kannst, ganz gleich, ob du gerade erst startest oder dein Intranet wächst und sich weiterentwickelt.

Stell deine Nutzer in den Mittelpunkt

Eine gute Informationsarchitektur beginnt bei den Denkmustern deiner Mitarbeitenden – nicht bei der internen Struktur deiner Organisation. Inhalte sollten immer dort abgelegt werden, wo Nutzer sie erwarten würden, und nicht nur dort, wo es organisatorisch am naheliegendsten erscheint oder es das Organigramm vorgibt.

Wenn du entscheidest, wo Inhalte hingehören, blende zunächst organisatorische Zuständigkeiten aus und fokussiere dich auf die Navigation: Wenn jemand diese Information braucht, wohin würde er oder sie intuitiv gehen?

❓ Frag dich: "Wenn ein Mitarbeitender diesen Inhalt sucht, wo würde er oder sie danach schauen – und entspricht unsere Struktur genau dieser Erwartung?"

Organisiere dich nach Themenbereichen

Abteilungen, Standorte und Geschäftseinheiten sind ein naheliegender Einstieg und in vielen Fällen auch sinnvoll. Problematisch wird es jedoch, wenn sich deine Struktur zu stark am Organigramm orientiert. Der offensichtlichste Grund: Organisationen verändern sich. Jede Umstrukturierung würde dann automatisch Anpassungen in deinem Intranet nach sich ziehen.

Nachhaltiger ist es, Inhalte nach Themenbereichen zu strukturieren, statt nach Organisationseinheiten. Eine Abteilung kann selbstverständlich eine eigene Seite haben, aber nicht jeder Inhalt muss zwangsläufig dort liegen. Onboarding ist ein gutes Beispiel: Es betrifft HR, IT und Standorte gleichermaßen. Als eigener Themenbereich ist es viel besser auffindbar als wenn es in mehreren Abteilungen verstreut ist.

Je stärker deine Struktur auf stabilen Themen basiert, desto weniger Aufwand entsteht, wenn sich die Organisation im Hintergrund verändert.

❓ Frag dich: Gehört dieser Inhalt wirklich zu einem bestimmten Team, oder eher zu einem übergeordneten Thema, nach dem Mitarbeitende unabhängig vom Eigentümer suchen würden? Würde diese Struktur auch dann noch sinnvoll sein, wenn das verantwortliche Team morgen anders organisiert wäre?

Wähle das richtige Level für jeden Themenbereich

Bei der Einordnung von Inhalten hast du mehr als nur zwei Optionen. Die Struktur von Haiilo umfasst mehrere Ebenen – Kategorien, Seiten und Communities, Apps und Widgets. Nicht jeder Themenbereich braucht automatisch eine eigene Seite.

Ein Bereich, den du zunächst als eigenständige Seite geplant hast, passt möglicherweise besser als App-Gruppe innerhalb einer bestehenden Seite – vor allem dann, wenn er inhaltlich eng damit verknüpft ist.

Umgekehrt kann eine wachsende App-Gruppe irgendwann so umfangreich werden, dass sie eine eigene Seite oder sogar mehrere Seiten in einer Kategorie benötigt. Inhalte auf dem passenden Level zu platzieren hält deine Struktur schlank und reduziert unnötige Navigationsebenen.

❓ Frag dich: Wie umfangreich ist dieser Themenbereich und wie eng ist er mit bestehenden Inhalten verbunden? Passt er in eine bestehende Struktur, oder ist er groß genug, um einen eigenen Bereich zu rechtfertigen?

Wähle das richtige Format für den richtigen Zweck

Ob du dich für eine Seite oder eine Community entscheidest, hat direkten Einfluss darauf, wie Mitarbeitende einen Bereich erleben. Der entscheidende Unterschied liegt darin, was den Raum strukturiert: ein Themenbereich mit klarer Verantwortung, oder eine Gruppe von Menschen mit gemeinsamen Interessen.

• Seiten sind klar um ein Thema und einen verantwortlichen Eigentümer organisiert. Ein Team stellt Inhalte bereit, eine definierte Zielgruppe ruft sie ab. Die Kommunikation ist gerichtet: Es werden beispielsweise Richtlinien veröffentlicht oder Fragen gestellt, die für alle relevant sind. Diese klare Struktur sorgt für Verlässlichkeit und Orientierung.
• Communities sind hingegen auf die Mitglieder ausgerichtet. Hier steht der Austausch im Mittelpunkt: Mitarbeitende posten, reagieren und entwickeln Inhalte gemeinsam weiter. Es gibt oft keine zentrale Instanz, die Inhalte vorgibt – die Gruppe selbst ist Zweck und Motor der Kommunikation.

Wenn eine Community wie eine Seite genutzt wird, leidet die Beteiligung. Wenn eine Seite wie eine Community genutzt wird, entsteht Unruhe an Stellen, an denen eigentlich Klarheit gefragt ist.

❓ Frag dich: Gibt es ein verantwortliches Team und eine klare Zielgruppe, oder handelt es sich um einen Raum für Austausch unter Gleichgesinnten, bei dem die Mitglieder selbst im Mittelpunkt stehen?

Behandle Kategorien als Labels

Kategorien helfen Mitarbeitenden, Inhalte nach Themen zu filtern und schneller zu finden. Wichtig ist: Eine Seite "liegt" nicht in einer Kategorie wie eine Datei in einem Ordner – sie wird mit einer Kategorie getaggt, um in entsprechenden Filtern sichtbar zu sein. Seiten und Communities können dabei mehrere Kategorien haben.

Das funktioniert aber nur, wenn es konsequent umgesetzt wird. Kategorien sind nur dann hilfreich, wenn sie durchgängig und einheitlich verwendet werden. Werden sie nur teilweise eingesetzt, verlieren sie ihren Wert als zuverlässiger Filter. Bevor du eine neue Kategorie erstellst, prüfe daher, ob sie wirklich sinnvoll ist – und stelle sicher, dass sie überall angewendet wird, wo sie hingehört.

❓ Frag dich: Ist diese Kategorie ein sinnvolles übergeordnetes Thema und wird sie konsistent auf alle relevanten Inhalte angewendet?

Finde für jeden Inhalt einen klaren Platz

Kategorien beschreiben Inhalte. Seiten und Communities sind die Orte, an denen sie leben. Während Kategorien Orientierung bieten, definieren Seiten und Communities den tatsächlichen Platz eines Inhalts.

Diese Unterscheidung hilft, zwei typische Probleme zu vermeiden:

1. Die Sonstiges-Seite: Eine allgemeine Sammelseite, auf der Inhalte landen, weil nie klar entschieden wurde, wo sie eigentlich hingehören.
2. Die Sonstiges-Kategorie: Ein „Sonstiges“-Label, das genutzt wird, statt sich bewusst für eine passende oder neue Kategorie zu entscheiden.

Beide entstehen aus demselben Grund: Entscheidungen wurden aufgeschoben statt getroffen. Solche Bereiche sammeln sich im Laufe der Zeit, werden selten gepflegt und sind genau die Teile des Intranets, denen Mitarbeitende am wenigsten vertrauen.

❓ Frag dich: Hat dieser Inhalt einen klaren Platz in einer Seite oder Community und gibt es eine passende Kategorie dafür? Oder entsteht hier gerade eine „Resterampe“, weil wir die eigentliche Entscheidung noch nicht getroffen haben?

Folge deinen definierten Mustern

Wenn ähnliche Bereiche gleich strukturiert sind, lernen Mitarbeitende das Muster einmal und können es überall anwenden. Ist jeder Bereich anders aufgebaut, bedarf es bei jedem Besuch einer neuen Orientierung.

Konsistenz schafft Vertrauen und Effizienz. Wenn eine Abteilung eine Seite hat, sollten alle Abteilungen diesem Prinzip folgen. Wenn Neuigkeiten über eine Standortseite kommuniziert werden, sollte dies durchgängig so erfolgen.

Dokumentiere deine strukturellen Entscheidungen frühzeitig – nicht als komplexe Governance, sondern als einfache gemeinsame Referenz. Schon ein klar formulierter Satz wie „Abteilungsbereiche haben eine Seite für offizielle Kommunikation und eine Community für den internen Austausch“ kann viele spätere Inkonsistenzen verhindern.

❓ Frag dich: Entspricht diese Entscheidung unserem bestehenden Muster und falls wir davon abweichen, gibt es dafür einen guten Grund?