Effektive Kommunikation und Zusammenarbeit sind entscheidend in der heutigen digitalen Arbeitswelt. Bei der Vielzahl an verfügbaren Tools kann es jedoch herausfordernd sein, die richtigen auszuwählen. In diesem Artikel zeigen wir dir, wann und warum du Haiilo und Microsoft nutzen solltest – und wie du ihre gemeinsamen Stärken optimal ausschöpfst.
Wenn du die unterschiedlichen Rollen beider Plattformen verstehst, kannst du Arbeitsabläufe vereinfachen, das Engagement steigern und sicherstellen, dass alle Informationen schnell und einfach auffindbar sind.
Möchtest du das Beste aus Haiilo und Microsoft herausholen? Dann schau dir unseren Kurs "Haiilo und Microsoft: Das Beste aus beiden Welten" in der Haiilo Academy an. Dort lernst du, wie du die beiden Plattformen nahtlos miteinander verbindest, um das Beste aus beiden Welten zu vereinen. Melde dich noch heute an!
1. Wo lebt mein Content? Strategische Content-Platzierung
Ein Schlüssel zu einem einheitlichen digitalen Arbeitsplatz liegt darin, zu verstehen, wo welche Inhalte am besten platziert werden. So vermeidest du doppelte Inhalte, reduzierst Verwirrung und stellst sicher, dass alle finden, was sie brauchen – genau dann, wenn sie es brauchen.
Die Rolle von Haiilo: Das digitale Zuhause deines Unternehmens
Haiilo ist dein digitales Zuhause – hier finden Mitarbeitende wichtige Informationen und erleben Unternehmenskultur. Es ist die Plattform für unternehmensweite News, strategische Ankündigungen und zur Stärkung von Kultur und Zusammenhalt. Haiilo sorgt dafür, dass alle informiert und eingebunden sind – klar und mit großer Reichweite.
Ideal geeignet für:
- Offizielle, unternehmensweite Ankündigungen und Neuigkeiten
- HR-Richtlinien, Unternehmensleitlinien und strukturierte Wissensdatenbanken (z. B. „IT-Richtlinien“, „Mitarbeiterhandbuch“)
- Inhalte zur Unternehmenskultur, Mitarbeitendengeschichten und Anerkennung
- Communities für gemeinsame Interessen, übergreifende Diskussionen oder Team-/Abteilungsübersichten
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Beispiel 1: Eine neue unternehmensweite Richtlinie zum Remote Work sollte als Beitrag oder Artikel der Personalabteilung veröffentlicht werden – so erreichst du alle Mitarbeitenden klar und nachvollziehbar mit Verweis darauf, wo die Infos später wiedergefunden werden können. Beispiel 2: Robert Lang wurde kürzlich zum Senior Marketing Manager befördert. Diese Neuigkeit gehört auf die Marketing-Seite, damit das Team informiert ist und ihm gratulieren kann! |
Die Rolle von Microsoft 365: Deine Plattform für Zusammenarbeit & Produktivität
Microsoft 365 erleichtert die tägliche Teamarbeit mit Tools wie Teams, SharePoint, Outlook und OneDrive. Perfekt für Zusammenarbeit, Dateifreigabe und Kommunikation in Echtzeit.
Ideal geeignet für:
- Teamgespräche, Chats und Projekt-Updates in Echtzeit (z. B. in Microsoft Teams)
- Arbeitsdokumente, Entwürfe und gemeinsam bearbeitete Dateien (z. B. SharePoint-Dokumentbibliotheken oder OneDrive)
- Besprechungsnotizen, Projektpläne und aktive Teamarbeitsbereiche
- Individuelle Aufgaben, E-Mail-Kommunikation und persönliche Dateiablage
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Beispiel 1: Für ein konkretes Projekt nutzt dein Team einen Microsoft Teams-Kanal für die tägliche Kommunikation (z. B. Hey Team! Die Agenda für das heutige Check-in-Meeting lautet…) Beispiel 2: Zur Verwaltung persönlicher oder projektbezogener Aufgaben nutzt ihr Microsoft Planner – so behält jede:r den Überblick. |
2. Ein reibungsloses Nutzererlebnis: Ein typischer Tag
Die Integration von Haiilo und Microsoft ist so gestaltet, dass du dich mühelos zurechtfindest – deine Kommunikations- und Kollaborationswelt sind vernetzt. So könnte ein typischer Arbeitstag aussehen, der zeigt, wie du beide Plattformen im Alltag sinnvoll nutzt:
| 🕘 | Starte deinen Tag im digitalen Zuhause: Stell dir vor, du beginnst deinen Arbeitstag mit einem Blick ins Haiilo-Intranet. Du informierst dich über aktuelle Unternehmensnews und strategische Ankündigungen. Gleichzeitig checkst du deine neuesten E-Mails und Meetings über die jeweiligen Widgets. |
| 🕙 | Nahtlos auf Dokumente zugreifen: In Haiilo entdeckst du eine Neuigkeit zur Beförderung deiner Kollegin. Du reagierst mit einem Kommentar, möchtest aber auch persönlich gratulieren – also rufst du ihr Profil in Haiilo auf und startest direkt von dort einen Microsoft Teams-Chat. |
| 🕚 | Vernetzen & Zusammenarbeiten: Während du später in Microsoft Teams arbeitest, erhältst du eine Echtzeitbenachrichtigung zu einer wichtigen Richtlinie, die über Haiilo veröffentlicht wurde. Du klickst neugierig auf den Beitrag und beteiligst dich an der Diskussion. |
| 🕛 | Mittagspause: In der Kantine gibt es Hamburger – dein Lieblingsessen! Auf dem Weg dorthin checkst du auf deinem Handy über Haiilo den Newsfeed. Du beantwortest auch eine dringende Nachricht in Teams über die mobile App. |
| 🕐 | Aufgaben & Ressourcen managen: Zurück am Schreibtisch prüfst du im M365-Tasks-Widget deine offenen Aufgaben und stellst fest, dass deine PowerPoint-Präsentation fürs neue Master-Slide-Deck noch nicht fertig ist. Über Haiilos Launchpad öffnest du PowerPoint mit einem Klick – effizient und ohne Umwege. |
| 🕑 | Die richtigen Informationen finden: Für deine Präsentation brauchst du ein Zitat, das du in einem früheren Projektdokument gesehen hast. Statt lange zu suchen, fragst du Microsoft Copilot. Die KI liefert dir gezielt relevante Inhalte aus Haiilo und SharePoint – ganz ohne manuelles Durchforsten. |
| 🕒 | Feedback effizient einsammeln: Du erstellst eine kurze Umfrage in Microsoft Forms, um Rückmeldungen zur Präsentation zu sammeln, und bindest sie direkt in deinen Haiilo-Blogartikel ein. Kolleg:innen können dort einfach Feedback geben – und du erhältst alle Antworten zentral gesammelt. |
| 🕟 | Tagesabschluss: Bevor du Feierabend machst, wirfst du einen letzten Blick auf deine Haiilo-Startseite: Gibt es neue Unternehmensmeldungen oder Hinweise? Über das M365-E-Mail-Widget checkst du die letzten Nachrichten, ohne Outlook zu öffnen. Du prüfst deine wichtigsten Aufgaben – und beendest den Tag mit einem guten Gefühl. |
3. Informationsflut vermeiden: Smarte Strategien
Wenn du mit zwei leistungsstarken Plattformen arbeitest, ist es wichtig, für Klarheit zu sorgen – so bleibt die Übersicht erhalten und niemand fühlt sich überfordert.
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Wähle den passenden Kanal:
- Haiilo für Updates & Ankündigungen: Wenn es unternehmens- oder abteilungsweit wichtig ist und später leicht auffindbar sein soll, veröffentliche es in Haiilo.
- Teams für dynamische Updates & Gespräche: Nutze Teams für Projektabsprachen, schnelle Fragen und 1:1-Kommunikation. Ankündigungen sollten nicht direkt über Teams erfolgen – verwende dafür Haiilo, um sicherzustellen, dass alle erreicht werden.
- Nutze die einheitliche Suche: Inhalte aus Haiilo lassen sich über Microsoft Search und Copilot finden – und umgekehrt. Mach dein Team darauf aufmerksam und ermutige sie, die Suche zu nutzen, statt sich durch Ordner zu klicken.
- Best Practices fördern: Schult eure Teams im Umgang mit beiden Plattformen. Wenn alle den jeweils passenden Kanal wählen, wird euer digitaler Arbeitsplatz effizienter und angenehmer für alle.
Mit diesen Best Practices holst du das Beste aus Haiilo und Microsoft 365 heraus – für eine klarere Kommunikation, bessere Zusammenarbeit und angenehmere Arbeitsabläufe. Das reduziert Komplexität und stellt sicher, dass Mitarbeitende im Mittelpunkt eures digitalen Erlebnisses stehen.