Im folgenden Artikel wollen wir euch Tipps und Anregungen geben, wie ihr die Nutzung und Akzeptanz eures Intranets noch weiter steigern könnt! Bitte bedenkt zudem, dass die Etablierung einer aktiven und engagierten Nutzerbasis im Intranet Zeit braucht. Es erfordert einen langfristigen Ansatz, der kontinuierliches Engagement und Unterstützung seitens des Managements beinhaltet.

Stellt sicher, dass kein Weg an eurem Intranet vorbei führt 

• Ob über Desktop oder mobil - das Intranet sollte als zentraler Ankerpunkt für wichtige Informationen, Ressourcen wie z.B. Verkaufs- und Marketingmaterialien sowie Schulungen dienen. Auf den Abteilungs- oder Standort- Seiten sollten eure Mitarbeitenden alle für sie relevanten Informationen, wie zum Beispiel offene Stellen, finden. Umsetzen könnt ihr das am besten mit z.B. der Wiki-App, um Infos und Updates bereitzustellen. Nutzt das Intranet als Plattform, auf der Mitarbeitende ihr Wissen teilen und voneinander lernen können, um ein kollaboratives Umfeld zu schaffen.
• Startseiten sind die Eintrittspforte eures Intranets. Achtet bei der Gestaltung also nicht nur auf Funktionalität, sondern auch auf ansprechendes Design. Nutzt z.B. den Hero Teaser, um globale oder aktuelle Themen optisch zu highlighten.
• Schafft über das Launchpad oder das Launchpad Link-Widget Absprungspunkte zu anderen Applikationen, wie z.B. den Speiseplan. Besonders für dezentrale Arbeitskräfte könnt ihr somit einen Ankerplatz mit allen nützlichen Verlinkungen schaffen, die sie für ihre tägliche Arbeit z.B. auch mit der mobilen App schnell zur Hand haben. Nutzt zusätzlich Apps im Intranet, um interne Prozesse wie z.B. Visitenkartenbestellung nativ per Formular App abzubilden. 
• Erstellt eine "Frage deine Kollegen"-Community oder Hilfe-Community für Ratschläge und den Austausch von Ideen. Obwohl ihr eine solche Community typischerweise anfangs noch moderierend unterstützen solltet, fördert ihr langfristig eine effiziente “Hilfe zur Selbsthilfe” und motiviert gleichzeitig eure Mitarbeitenden zu Interaktion und Austausch.
• Nutzt Soziale Reaktionen und Kudos, um den sozialen Aspekt eures Intranets noch mehr in den Vordergrund zu stellen und die Interaktion zu fördern. Das motiviert auch diejenigen Mitarbeitenden, die nicht selbst Inhalte erstellen, mit denen ihrer Kolleg:innen zu interagieren und diese zu unterstützen. Zusätzlich könnt ihr so Mitarbeitende und ihre Erfolge feiern.
• Stellt sicher, dass ihr besonders für neue Mitarbeiter einen soliden Intranet Onboarding Prozess habt. Nutzt z.B. die Hilfe-Community, in der ihr Onboarding Videos, Anleitungen o.Ä. Zur Verfügung stellt. Zusätzlich könntet ihr z.B. im Onboarding-Package einen Flyer rund ums Intranet beilegen oder ihr integriert eine kurze Session (oder Erklär-Videos) in die Onboarding Journey der neuen Kolleg:innen.
• Gebt eurer Plattform ein Gesicht, indem ihr (falls vorhanden) euer Unternehmens-Maskottchen oder eine neu erdachte Persona integriert oder einführt. Eine solche Figur kann kleine Tipps und Tricks im Arbeitsalltag teilen, interaktive Aktionen wie Ostereisuchen oder Adventsgeschenke organisieren und sogar als Gesundheitscoach agieren. Mit einer lebendigen Persona wird das Intranet nicht nur unterhaltsamer und lebendiger, sondern rückt auch näher an den Mitarbeitenden, und es kann zur fehlenden „Influencer“-Stimme in eurem Unternehmen werden. Eine solche Idee stärkt die Bindung und macht das Intranet zu einem echten Highlight!

Veröffentlicht in regelmäßigen Abständen neue Inhalte 

• Content ist immer noch King - denn ohne ansprechende und vor allem relevante Inhalte könnte euren Mitarbeitenden irgendwann das Interesse am Intranet vergehen. Besonders bei der Einführung eines neuen Intranets kann ein Redaktionsplan hilfreich sein. Fragt euch regelmäßig: Was verbindet alle im Unternehmen? Wozu kann jeder etwas sagen? 
• Organisiert regelmäßige Brainstorming-Sessions, um kreative Ideen und innovative Inhalte rund um die Weiterentwicklung eurer Plattform zu entwickeln. Richtet hierfür z.B. einen Stammtisch für Redakteure ein, um den Austausch und die Vernetzung zu fördern. Bezieht aktuelle Trends und Themen in eure Planung mit ein, um die Relevanz für eure Nutzer zu steigern. In diesem Blog Artikel findet ihr noch ein paar weitere Tipps.
• Stellt Templates und Richtlinien für bestimmte Content-Formate zur Verfügung, um den Mitarbeitenden die Erstellung zu erleichtern und ein einheitliches Look and Feel zu gewährleisten. 
• Führt Workshops durch, in denen ihr gemeinsam mit Mitarbeitenden Themen und Formate für neue Inhalte erarbeitet. Authentische Inhalte von Mitarbeitenden für Mitarbeitende stärken das Vertrauen der Zielgruppen und fördern das Engagement. Vertrauen und kreative Freiheit sind entscheidend, um Mitarbeitende zur aktiven Teilnahme zu motivieren. Alternativ könnt ihr z.B. über die Formular App Themenwünsche oder Vorschläge einreichen lassen. Oder ihr stellt über das Umfrage Widget eine Auswahl an möglichen Themen für neue Inhalte zur Abstimmung zur Verfügung.
• Probiert verschiedene Medienformate aus: Nutzt Podcasts, um Mitarbeiter unterwegs einzubinden, z.B. “1 Tag mit X”. Integriert GIFs für visuell ansprechende und einprägsame Kommunikation. Ob Livestreams, Videobotschaften der Geschäftsführung oder beispielsweise Weihnachtsansprachen - verwendet Videos, um Geschichten lebendig zu erzählen und Botschaften anschaulich zu vermitteln. 

Bezieht eure Mitarbeitenden aktiv mit ein

• Ob Adventskalender, Ostereisuche, Fotowettbewerbe oder andere Gewinnspiele - eurer Phantasie sind keine Grenzen gesetzt. Nutzt interaktive Formate, die eure Mitarbeitenden durch spielerische Ansätze motivieren, das Intranet noch mehr zu nutzen. Nutzt ihr zusätzlich kleine Belohnungen wie z.B. Essensgutscheine, Merchandise o. Ä., die die Teilnehmer gewinnen können, kann dies durch Mund-zu-Mund Propaganda unter den Mitarbeitenden zu einem zusätzlichen Schub in der Nutzung des Intranets führen. 
• Interne Influencer/Multiplikatoren: Nutzt authentische Stimmen mit Reichweite innerhalb der Organisation. Errichtet ein Netzwerk interner Influencer, um wichtige Nachrichten zu übermitteln, und lasst euch dabei helfen, euer Intranet intern zu promoten.
• Ermöglicht euren Mitarbeiten, im Intranet Interessen-Communities zu gründen. Beliebte Themen sind z.B. Kleinanzeigen, Sportgruppen und ähnliches. Entscheidend ist, dass gerade interessenbasierte und nicht zwingend arbeitsrelevante Themen einen zusätzlichen Magnet für das Intranet darstellen. Stellt in diesem Kontext aber sicher, dass ihr regelmäßig Schulungen für etwaige Community Manager anbietet, um sie dabei zu unterstützen, die Community aktiv am Leben zu erhalten und ansprechend zu gestalten. Hierfür könntet ihr z.B. die Wiki-App in eurer Hilfe-Community nutzen um bereits ein paar Tipps zu geben. 
• Umfragen und Feedback: Nutzt regelmäßige Umfragen, um die Bedürfnisse und Interessen der Mitarbeitenden zu verstehen und euer Intranet entsprechend anzupassen. Hier kann besonders das Umfrage-Widget helfen, um unkompliziert und schnell direktes Feedback zu einzelnen Inhalten einzuholen. Alternativ solltet ihr eure Führungskräfte oder Influencer mit einbeziehen, um über den direkten Austausch mit den Mitarbeitenden tiefere Erkenntnisse zum (neuen) Intranet zu erhalten.

Erinnert eure Mitarbeitenden kontinuierlich ans Intranet

• “Steter Tropfen höhlt den Stein”: Nutzt das Studio, um eure Mitarbeitenden in ihrem Arbeitsalltag auch außerhalb des Intranets z.B. via Email zu erreichen oder die Microsoft 365 Integration, um euer Intranet auch in MS Teams präsent zu haben. Auf diese Weise werden eure Mitarbeitenden kontinuierlich erinnert, das Intranet aktiv zu nutzen. Besonders in der Anfangszeit eines neuen Intranets kann sich der zusätzliche Aufwand eines regelmäßigen Newsletters lohnen, in dem ihr spannende Neuigkeiten aus eurem neuen Intranet anteasert und verlinkt (“Das habt ihr verpasst”). Auch hier bietet das Content Studio mit den zusätzlich bespielbaren Kanälen das perfekte Vehikel.
• Verknüpfung von Offline- und Online-Aktivitäten: Macht euer Intranet auch im Office oder an Produktionsstandorten sichtbar. Digital Signage und Bildschirme können auf relevante Themen im und ums Intranet aufmerksam machen. Stellt bei Einführung eines neuen Intranets zudem z.B. über einen Flyer, Plakate oder andere Medien außerhalb des Intranets sicher, dass ihr die Mehrwerte der neuen Platform klar und niedrigschwellig kommuniziert. Ergänzend könnt ihr auch andere Veranstaltungen oder Mitarbeiter-Events mit dem Intranet verbinden, um das Engagement der Mitarbeitenden zu steigern. Zum Beispiel könnten Mitarbeiter, die an einem Event teilnehmen, die Möglichkeit haben, auf der Intranet-Plattform Fotos hochzuladen oder sich über das Event auszutauschen.
• Bei Einführung eines neuen Intranets könntet ihr euch zudem über die API eine Liste aller Nutzer exportieren (siehe REST API Dokumentation, "export all users with administration information"), die sich noch nicht eingeloggt haben und diese gesondert z.B. per Email ansprechen.