Die Strukturierung von Wissen und Informationen auf deiner Plattform erfordert eine effiziente und zugängliche Dokumentenverwaltung. In Haiilo folgt die Speicherung von Dokumenten und Dateien der allgemeinen Logik der Plattform, Inhalte in Seiten und Communities zu speichern.

Um das Thema abzudecken, müssen wir uns drei Hauptfunktionen ansehen:

• Datei-Bibliothek
• Dokumente-App
• Meine Dateien

Datei-Bibliothek

Das Rückgrat der Datei- und Dokumentenverwaltung deiner Plattform.

Da der Großteil deiner Inhalte in Seiten und Communities gespeichert ist, hat jede Seite und Community ihre eigene Datei-Bibliothek. Immer wenn eine neue App auf einer Seite oder Community installiert wird, wird automatisch ein neuer Ordner in dieser Bibliothek erstellt. Alle Dateien, die in einer bestimmten App oder einem Widget innerhalb dieser App hochgeladen werden, werden im entsprechenden Ordner gespeichert. Nur Seiten- oder Community-Admins können die Dateien in der Bibliothek verwalten.

Auch wenn jede Seite und Community ihre eigene Datei-Bibliothek basierend auf einem dezentralen System und spezifischen Berechtigungen hat, können Benutzer dennoch zwischen diesen Bibliotheken navigieren und auf Dateien an bestimmten Orten zugreifen. Dies gewährleistet, dass jede Datei in ihrer ursprünglichen Bibliothek verbleibt, ohne dass Duplikate erforderlich sind, wodurch zusätzliche Wartungsaufwände reduziert werden.

Dokumente-App

Die richtigen Dateien im richtigen Kontext den richtigen Benutzern bereitstellen.

Die Dokumente-App ist dein Werkzeug der Wahl, um Dateien zu einem bestimmten Thema an einem zentralen Ort zu speichern. Sie kann auf jeder Seite oder in jeder Community installiert werden. Wie jede Bibliothek auf der Plattform ermöglicht es die Dokumente-App, flexibel Ordner und Unterordner zu erstellen und deine Dateien an dem gewünschten Ort innerhalb dieser Struktur hochzuladen.

Im Gegensatz zur Datei-Bibliothek einer Seite oder Community sind die in einer Dokumente-App gespeicherten Dateien direkt auf der Seite oder in der Community leicht zugänglich. Die Dokumente-App ermöglicht es dir, Dateien in den Vordergrund zu bringen und für jedem Nutzer leicht zugänglich zu machen.

Um diversen Anwendungsfällen gerecht zu werden, kann die App so konfiguriert werden, dass entweder nur Seiten- oder Community-Admins oder alle Benutzer Dateien hochladen können.

Meine Dateien

Der persönliche Speicherort individueller Benutzer.

So wie jede Seite und Community auf der Plattform ihre eigene Bibliothek hat, so hat jeder Benutzer eine persönliche Bibliothek namens "Meine Dateien." Diese Bibliothek dient als Speicherplatz für Dateien, Dokumente und andere Medien, die ein Benutzer auf der Plattform benötigt oder teilen möchte. Der Inhalt dieser Bibliothek ist nur für den einzelnen Benutzer zugänglich.

Zusätzlich dient die persönliche Bibliothek, die sich im Dropdown-Menü des Nutzers befindet, als Einstiegspunkt, um auf die verschiedenen Datei-Bibliotheken der Plattform zuzugreifen und zwischen den Bibliotheken einzelner Seiten, Communities und Startseiten zu wechseln.