Die Benutzerrolle dient als Grundlage für andere, spezifischere Rollen und wird in der Regel als Standardrolle innerhalb der Plattform festgelegt. Sie umfasst den Satz von Berechtigungen, den die meisten Personen haben, die mit der Plattform arbeiten.

Rolle zuweisen

Die Benutzerrolle stellt das grundlegende Berechtigungsniveau dar, das jeder Plattformbenutzer besitzt. Sie wird Benutzern zugewiesen, die keine wesentlichen Verantwortlichkeiten auf der Plattform haben.

Benutzer mit der Benutzerrolle können vorhandene Seiten bearbeiten, dürfen jedoch keine neuen erstellen. Sie können alle Social-Funktionen nutzen und innerhalb der Plattform interagieren, haben jedoch nicht die Befugnis, globale Änderungen an der Struktur der Plattform vorzunehmen. Benutzern mit dieser Rolle werden keine administrativen Berechtigungen erteilt.

Rolle erstellen

Eine typische Benutzerrolle hat die folgenden Berechtigungen. Die Definitionen für jede Berechtigung findest Du in der Liste der Berechtigungen.

Allgemein

• "Gefällt mir-Angaben sehen und hinzufügen": Da Haiilo eine Social-Intranet-Plattform anbietet, sollten Benutzer in der Lage sein, Inhalte zu liken oder darauf zu reagieren, die ihnen gefallen.
• "Kommentare schreiben": Kommentare öffnen den Feedback-Kanal für Benutzer in der gesamten Organisation und sind ebenso wie Likes ein Schlüsselelement, um den sozialen Aspekt in das Intranet zu integrieren.
• "Kommentare löschen": Wenn Benutzer Kommentare erstellen können, sollten sie auch die Möglichkeit haben, ihre Kommentare zu löschen, wenn beispielsweise ein Tippfehler auftritt. Natürlich gilt diese Berechtigung nur für Kommentare, die ein Benutzer selbst verfasst hat.
• "Zugriff auf die Dokumentenbibliothek": Erlaube Benutzern den Zugriff auf ihre persönliche Datei-Bibliothek über den Button "Meine Dateien" im Dropdown-Menü in der rechten Ecke der horizontalen Navigation.
• "Löschen und Verwalten von Dateien in der Dokumentenbibliothek": Erlaube Deinen Benutzern, Dokumente zur Plattform hinzuzufügen. Natürlich kannst Du später ihre Fähigkeit einschränken, Dateien für jede Dokumentenbibliothek individuell hinzuzufügen.
• "Zugriff auf die Kollegenliste": Diese Berechtigung legt fest, ob Benutzer auf die Liste der Kollegen zugreifen können, eine grundlegende Funktion eines Social-Intranets.
• "Suche": Ohne diese Berechtigung können Benutzer die Plattformsuche nicht mehr verwenden.
• "Zugriff auf Startseiten": Ohne diese Berechtigung können Benutzer nicht mehr auf Startseiten zugreifen und sehen stattdessen eine leere Seite.
• "Inhalte melden": Jeder Benutzer sollte in der Lage sein, unangemessene Inhalte zu melden, wenn er darauf stößt.
• "Nutzung von Hashtags": Diese Berechtigung ermöglicht es Benutzern, Hashtags zu verwenden, zu verwalten und zu abonnieren. Bevor Du diese Berechtigung Deinen Benutzern oder einer anderen Rolle auf der Plattform erteilst, entscheide bitte, ob Du Hashtags im Allgemeinen verwenden möchtest.
• "Analytics aktivieren": Diese Berechtigung ermöglicht es Benutzern, den Analytics-Bereich einer Seite oder Community zu öffnen, für die sie als Admins fungieren.

Seiten

• "Zugriff auf Seiten": Benutzer benötigen diese Berechtigung, um Seiten und den Überblick über Seiten zu öffnen. Natürlich kann jeder Benutzer nur auf Seiten zugreifen, die entweder öffentlich sind oder auf die er Zugriff hat.
• "Seiten bearbeiten": Erlaube Benutzern, die Einstellungen einer Seite zu betreten und zu verwalten, für die sie als Admins zugewiesen sind. Wenn ein Benutzer kein Admin einer Seite ist, kann dieser Benutzer diese Berechtigung nicht nutzen.
• "Verwalten von Apps in Seiten": Erlaube Benutzern, Apps auf Seiten hinzuzufügen, zu verwalten und zu löschen, für die sie als Admins zugewiesen sind. Es ist wichtig zu beachten, dass diese Berechtigung nur genutzt werden kann, wenn ein Benutzer Admin einer Seite ist und nur für die Seiten, für die der Benutzer Admin ist.
• "Seite folgen": Es ist wichtig, Benutzern zu erlauben, Seiten zu abonnieren, um die Plattform aktiv zu personalisieren und die persönliche Timeline auf der Startseite zu orchestrieren.

Auch wenn es vielleicht beängstigend erscheint, allen Benutzern die Berechtigungen "Seiten bearbeiten" und "Verwalten von Apps in Seiten" zu geben, wird dringend empfohlen, dies zu tun, um ein effizientes Rollen- und Berechtigungskonzept zu erstellen. Beide Berechtigungen gelten nur für Seiten, von denen der spezifische Benutzer ein Administrator ist. Das bedeutet auch, dass Du einem Benutzer die Verantwortung übertragen kannst, eine Seite zu verwalten und zu pflegen, ohne ihre Rolle in "Redakteur" ändern zu müssen, was mit weiteren Berechtigungen verbunden wäre.

Communities

• "Zugriff auf Communities": Um die Plattformbeteiligung und den interdisziplinären Austausch zu fördern, wird empfohlen, Communities für Deine Plattform zu aktivieren. Diese Berechtigung ermöglicht es den Benutzern, den Überblick über Communities und Communities, die entweder öffentlich sind oder zu denen der Benutzer eingeladen wurde, zu erhalten.
• "Community erstellen": Da sich Communities auf den themenbezogenen Austausch und einen sehr demokratischen Charakter konzentrieren, wird empfohlen, sie und ihren Erstellungsprozess so transparent und flach wie möglich zu gestalten. Diese Berechtigung ermöglicht es Benutzern, eine neue Community zu erstellen.
• "Community bearbeiten": Erlaube Benutzern, die Einstellungen einer Community zu betreten und zu verwalten, von der sie ein Administrator sind. Wenn ein Benutzer kein Administrator einer Community ist, kann dieser Benutzer diese Berechtigung nicht nutzen.
• "Verwalten von Apps in Communities": Erlaube Benutzern, Apps in Communities hinzuzufügen, zu verwalten und zu löschen, von denen sie ein Administrator sind. Wichtig: Diese Berechtigung kann nur genutzt werden, wenn ein Benutzer Administrator einer Community ist.
• "Community löschen": Erlaube Benutzern, eine Community zu löschen, von der sie ein Administrator sind.

Events

• "Zugriff auf Events": Erlaube Benutzern, über den Button in der oberen Navigation und durch die Events-App auf Events zuzugreifen. Sie können auch auf Events antworten, auf die sie Zugriff haben.
• "Events erstellen": Erlaube Benutzern, ihre eigenen Events zu erstellen.
• "Events bearbeiten": Erlaube Benutzern, Events zu bearbeiten, für die sie Administratorrechte haben.

Launchpad

• "Zugriff auf Launchpad": Erlaube Benutzern, auf das Launchpad über den Button in der oberen Navigation zuzugreifen und es zu nutzen. Dies ist auch eine Voraussetzung für das Launchpad-Links-Widget, das häufig auf der Startseite verwendet wird.
• "Verwalten von persönlichen Links im Launchpad": Diese Berechtigung ermöglicht es Deinen Benutzern, ihre privaten Links zum Launchpad hinzuzufügen.

Benutzer

• "Benutzerprofil verwalten": Erlaube Benutzern, ihr Profil und Titelbild zu ändern und den Informationsbereich ihres Profils mit ihren persönlichen Informationen zu füllen. Profilfelder, die aus einem Benutzerverzeichnis ausgefüllt sind, sind gesperrt und können vom Benutzer nicht angepasst werden.
• "Benachrichtigungseinstellungen verwalten": Erlaube Benutzern, festzulegen, über welche Kanäle sie ihre Plattformbenachrichtigungen erhalten möchten. Die Benutzer können zwischen den von Dir bereitgestellten Kanälen wählen.
• "Account-Einstellungen verwalten": Erlaube Benutzern, ihre persönlichen Einstellungen zu ändern, einschließlich der Plattformsprache oder Zeitzone.
• "Zugriff auf Benachrichtigungen": Benutzer können ohne diese Berechtigung nicht auf die Benachrichtigungsglocke zugreifen.
• "Eigenes Profil anzeigen": Erlaube Benutzern, auf ihr eigenes Profil zuzugreifen.
• "Zugriff auf andere Profile": Erlaube Benutzern, auf die persönlichen Profile anderer Benutzer zuzugreifen.
• "Benutzern folgen": Es wird dringend empfohlen, Deinen Benutzern zu erlauben, ihren Kollegen zu folgen, um den Austausch und eine vernetzte Belegschaft zu fördern. Beiträge eines Benutzers, dem Du folgst, werden auf der persönlichen Timeline der Startseite angezeigt.

Timeline

• "Zugriff auf persönliche Timeline": Ohne diese Berechtigung können Benutzer nicht auf die persönliche Timeline auf der Startseite zugreifen (auch wenn Du eine installiert hast). Da die Timeline das Herzstück der Personalisierung und die Hauptquelle für personalisierte Informationen ist, wird dringend empfohlen, dass jedem Benutzer der Plattform diese Berechtigung erteilt wird.
• "Erstellen von Beiträgen auf der Timeline": Erlaube Benutzern, eigenständig Beiträge auf der Timeline zu erstellen. Dies ist ein Kernstück eines sozialen Intranets.
• "Löschen von Beiträgen auf der Timeline": Erlaube Benutzern, ihre Beiträge auf der Timeline zu löschen, falls ein Fehler auftritt. Natürlich gilt diese Berechtigung nur für die eigenen Beiträge eines Benutzers.
• "Teilen von Inhalten": Erlaube Benutzern, Inhalte mit Seiten, Communities oder Kollegen zu teilen. Auf diese Weise können Benutzer andere auf Inhalte aufmerksam machen, die für sie hilfreich sein könnten.
• "Erstelle Umfragen in der Timeline": Ermöglicht es Benutzern, unterhaltsame, schnelle Umfragen zu erstellen, um die Interaktion zu fördern. So können alle miteinander in Kontakt treten und ein Gemeinschaftsgefühl aufbauen. Alle Umfragen in der Timeline sind anonym und jeder, der abstimmt, kann die Ergebnisse sehen.

Nachrichten

• "Schreiben und Empfangen von Nachrichten": Ob Du Deinen Benutzern erlaubst, den Chat zu nutzen, hängt von der Tool-Landschaft Deiner Organisation ab und davon, ob Du den Chat nutzen möchtest.

Integrationen

• "Dateien mit Microsoft Office bearbeiten": Erlaube Benutzern, Microsoft Office-Dokumente, die in der Plattform gespeichert sind, zu ändern. Benutzer müssen Dokumente nicht mehr herunterladen, ändern und erneut hochladen; sie können das Dokument direkt über die Desktop-Anwendung des jeweiligen MS Office-Tools ändern. MS Office 2013 oder neuer ist erforderlich.
• "Microsoft 365 aktivieren": Erlaube Benutzern, die Funktionen der Microsoft 365-Integration zu nutzen. Das M365-Add-On ist erforderlich.
• "Nachrichten über Microsoft Teams versenden": Erlaube Benutzern, ihre Kollegen direkt über das persönliche Profil des Kollegen über Microsoft Teams zu kontaktieren. Das Microsoft 365-Add-On ist erforderlich.
• "Google Workspace aktivieren": Erlaube Benutzern, die Funktionen der Google-Integration zu nutzen. Das Google Workspace-Add-On ist erforderlich.

Mobile App

• "Timeline-Modul aktivieren": Erlaube Benutzern, auf den Tab "Timeline" der mobilen App zuzugreifen, der Timeline-Beiträge von Quellen anzeigt, denen ein Benutzer abonniert ist.
• "News-Modul aktivieren": Erlaube Benutzern, den Abschnitt Aktuelle Inhalte des Home-Dashboards in der mobilen App zu sehen, der die neuesten Blog-Artikel von den abonnierten Seiten eines Benutzers anzeigt.